督促メールの例文｜未払い請求の伝え方

督促メールは配慮を保ちながら要点を明確に伝えることが大切
督促メールは、未払いの事実を伝えつつ、相手に対応を促すための実務文書です。

ただし、言い方を間違えると必要以上に強い印象を与えやすく、今後の取引関係に影響することがあります。

そのため、督促メールでは感情的な表現を避け、請求内容や支払期限などの事実を整理して伝えることが重要です。

あわせて、行き違いの可能性にも触れておくと、相手に受け入れられやすい文面になります。

この記事では、督促メールの基本構成、失礼になりにくい書き方、実務で使いやすい例文をまとめて紹介します。

督促メールの基本構成

督促メールは、単に支払いを求めるだけではなく、相手が確認しやすい形で必要事項を示すことが大切です。

まずは、請求・督促・事務連絡文として押さえておきたい基本構成を確認しておきましょう。

宛名

最初に、送付先を明確に記載します。

会社名と担当者名を正式表記で入れることで、誰宛ての連絡なのかがはっきりします。

用件

冒頭では、何についての連絡かを簡潔に示します。

督促メールの場合は、請求書 {請求番号} や請求内容に触れながら、未払い確認のための連絡であることを明記すると分かりやすくなります。

請求内容の整理

相手が社内確認しやすいように、必要な情報を不足なく入れることが重要です。

督促メールで不足すると困る必須情報は、次のとおりです。

• 金額：{請求金額}
• 対象：案件名、対象月、業務名、契約名など
• 請求内容：何に対する請求か
• 支払期限：{支払期限}
• 振込先：{振込先}
• 添付書類：請求書、再送資料、明細など
• 連絡先：返信先や担当者
• 対応期限：いつまでに支払いまたは返答が必要か

行き違いへの配慮

督促メールでは、すでに支払い処理が進んでいる場合もあります。

そのため、行き違いであれば容赦いただきたい旨を一文入れると、やわらかい印象になります。

対応依頼

本文の後半では、相手に何をしてほしいかを明確にします。

支払い対応をお願いするのか、入金予定日の連絡を求めるのか、状況確認の返答を依頼するのかを曖昧にしないことが大切です。

結び

最後は丁寧な結びで締めます。

必要以上に強くせず、実務的な文面でまとめると使いやすくなります。

失礼になりにくい督促メールの書き方

督促メールは、内容そのものが繊細な連絡です。

ここでは、相手に失礼になりにくい書き方のポイントを整理します。

感情ではなく事実を中心に書く

「まだ支払われていません」「困っています」といった感情を前に出すと、文面が強く見えます。

そのため、まずは請求番号、請求内容、金額、支払期限などの事実を示し、そのうえで確認や対応をお願いする流れが適しています。

やわらかく書いても依頼内容は明確にする

丁寧さを意識しすぎると、何を求めているメールなのか分かりにくくなることがあります。

「ご確認いただけますと幸いです」だけで終わらせず、支払い依頼や返答期限まで明示すると実務で使いやすくなります。

行き違いへの配慮を入れる

督促メールでは、この一文があるだけで印象が変わります。

すでに入金済みであれば容赦いただきたい旨を添えることで、相手に余計な圧迫感を与えにくくなります。

相手がすぐ動ける情報をそろえる

請求番号や振込先が本文にないと、相手は請求書を探すところから始めることになります。

必要情報を一通にまとめておくと、コピペOKの実用文としてそのまま使いやすくなります。

やや強めにする場合も言い切りすぎない

再督促や最終確認では、通常より明確な表現が必要です。

ただし、高圧的な言い回しは避け、「至急ご確認をお願いいたします」「ご対応状況をご連絡ください」といった表現で十分です。

督促メールの件名例

件名は、メール一覧で見たときに内容がすぐ分かる形が適しています。

相手が見落としにくく、かつ強すぎない件名を選ぶことがポイントです。

• 【ご確認のお願い】請求書 {請求番号} のお支払いについて
• 【未払い確認】請求書 {請求番号} の件
• 【お支払い状況のご確認】{請求内容} について
• 【再確認のお願い】ご入金状況について
• 【支払期限経過】請求書 {請求番号} のお支払いについて
• 【再送】請求書 {請求番号} ご確認のお願い
• 【督促】お支払い未確認の件
• 【ご対応依頼】未払い分のお支払いについて
• 【重要】請求書 {請求番号} ご確認のお願い
• 【再督促】ご入金のお願い
• 【至急ご確認ください】請求書 {請求番号} の件
• 【最終確認】お支払い状況について

督促メールの例文3パターン

まずは基本として使いやすい3パターンを紹介します。

相手との関係や状況に応じて、丁寧、標準、やや強めを使い分けてください。

丁寧な督促メール

件名：【ご確認のお願い】請求書 {請求番号} のお支払いについて

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

{請求日}付でお送りしております請求書 {請求番号} につきまして、ご入金状況を確認したくご連絡いたしました。

請求内容は {請求内容} 、請求金額は {請求金額} 、支払期限は {支払期限} でございます。

現時点で当方にて入金の確認が取れておりませんため、ご状況をご確認いただけますと幸いです。

すでにお手続きがお済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください。

未対応の場合は、{振込先} までお手続きをお願いいたします。

ご入金予定日がお分かりでしたら、あわせてご返信いただけますと助かります。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

標準的な督促メール

件名：【お支払い確認】請求書 {請求番号} について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

{請求日}付でご案内しております請求書 {請求番号} につきまして、現時点でご入金が未確認のためご連絡いたしました。

請求内容は {請求内容} 、請求金額は {請求金額} 、支払期限は {支払期限} です。

未対応の場合は、{振込先} までお支払い手続きをお願いいたします。

すでにご入金いただいている場合は、行き違いの可能性がありますためご容赦ください。

なお、ご対応状況を {送付日} までにご返信いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

（署名）

やや強めの督促メール

件名：【再確認のお願い】請求書 {請求番号} のお支払いについて

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

{請求日}付でお送りしております請求書 {請求番号} につきまして、現在もご入金の確認ができておりません。

対象は {請求内容} 、請求金額は {請求金額} 、支払期限は {支払期限} となっております。

恐れ入りますが、未対応の場合は至急 {振込先} までお支払い手続きをお願いいたします。

すでにお手続き済みの場合は、振込日または処理状況をご共有ください。

本件について、{送付日} までにご対応状況をご連絡くださいますようお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

状況別の督促メール例文5パターン

督促メールは、送る場面によって適切な言い回しが変わります。

ここでは実務で使いやすい5つの場面に分けて例文を紹介します。

1. やわらかく確認したいとき

最初の確認では、未払いを断定せず、状況確認の形で送ると受け入れられやすくなります。

件名：【ご確認のお願い】お支払い状況について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

{請求日}付でお送りした請求書 {請求番号} につきまして、念のためお支払い状況を確認したくご連絡いたしました。

請求内容は {請求内容} 、金額は {請求金額} 、支払期限は {支払期限} です。

当方でまだ入金確認が取れておりませんため、ご状況をご確認いただけますでしょうか。

すでにご対応済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください。

未対応の場合は、{振込先} までお手続きをお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

（署名）

2. 支払期限後に通知するとき

期限を過ぎた場合は、その事実を明確にしつつ、冷静に支払いを依頼します。

件名：【支払期限経過のご連絡】請求書 {請求番号} について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

請求書 {請求番号} につきまして、支払期限である {支払期限} を過ぎておりますが、現時点でご入金が確認できておりません。

請求内容は {請求内容} 、請求金額は {請求金額} です。

お手数をおかけしますが、内容をご確認のうえ、未対応の場合は {振込先} までお支払いをお願いいたします。

すでにご入金済みの場合は、行き違いの可能性がありますためご容赦ください。

ご対応予定日をご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

3. 再督促として送るとき

前回の連絡後も動きがない場合は、再連絡であることを明確にすると伝わりやすくなります。

件名：【再督促】請求書 {請求番号} お支払いのお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日ご連絡いたしました請求書 {請求番号} の件につきまして、その後もご入金が確認できていないため、再度ご連絡申し上げます。

請求内容は {請求内容} 、請求金額は {請求金額} 、振込先は {振込先} です。

未対応の場合は、早急にお手続きをお願いいたします。

すでに処理済みの場合は、振込日または処理状況をご返信ください。

本件について、{送付日} までにご連絡をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

（署名）

4. 行き違いへの配慮を強めに入れたいとき

入金反映まで時間がかかる可能性がある場合は、配慮を厚めに入れると文面がやわらぎます。

件名：【ご確認ください】請求書 {請求番号} のご入金状況について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

{請求日}付でご送付しております請求書 {請求番号} につきまして、ご入金状況の確認のためご連絡いたしました。

請求内容は {請求内容} 、請求金額は {請求金額} 、支払期限は {支払期限} です。

当方にて現時点では入金確認が取れておりませんが、処理中または行き違いの場合は何卒ご容赦ください。

未対応の場合は、{振込先} までお支払いをお願いいたします。

確認のため、ご対応状況を一度ご返信いただけますと助かります。

よろしくお願いいたします。

（署名）

5. 最終確認として送るとき

最終確認では、返信期限や対応期限を明記し、曖昧さを残さないことが大切です。

件名：【最終確認】請求書 {請求番号} のお支払いについて

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

これまでご案内しております請求書 {請求番号} につきまして、現在までご入金およびご連絡の確認が取れておりません。

請求内容は {請求内容} 、請求金額は {請求金額} 、支払期限は {支払期限} です。

恐れ入りますが、未対応の場合は {振込先} まで速やかにお支払いくださいますようお願いいたします。

すでにお手続き済みの場合は、振込日をご返信ください。

本件については、{送付日} までにご対応またはご連絡をお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

督促メールで不足すると困る必須情報

督促メールは、受け取った相手がすぐに確認し、社内で処理できる内容であることが大切です。

必要な情報が足りないと、やり取りが増え、支払い対応が遅れる原因になります。

金額

請求金額は必須です。

複数の請求が並行している場合、金額があるだけで対象の特定がしやすくなります。

対象

何に対する請求なのかを示す情報です。

対象月、案件名、契約名、納品内容などを入れておくと、社内確認が進みやすくなります。

請求内容

「制作費」「業務委託費」「保守費用」など、請求の中身が分かる表現を入れます。

対象と請求内容の両方を示すと、相手の確認負担を減らせます。

支払期限

当初の支払期限と、今回求める返答期限を分けて考えると実務で使いやすくなります。

どちらも明示しておくと、優先度が伝わりやすくなります。

振込先

振込先は本文中にも再掲しておくと親切です。

請求書を開かなくても処理できるため、対応が早くなりやすいです。

添付書類

請求書や再送資料を添付している場合は、その旨を明記します。

添付があることを一言入れるだけでも見落としを防ぎやすくなります。

連絡先

返信先や担当者名を示しておくと、相手が確認後に連絡しやすくなります。

対応窓口が分かることも実務上は重要です。

対応期限

督促メールでは、支払いだけでなく返答期限も明確にすると進行しやすくなります。

「いつまでに連絡が必要か」があると、相手も動きやすくなります。

督促メールのNG例

督促メールは、少しの違いで印象が大きく変わります。

ここでは、避けたい文面を例として紹介します。

NG例1：感情をぶつける書き方

強い不満を前面に出すと、相手との関係悪化につながりやすくなります。

件名：いつ支払ってくれますか

株式会社〇〇
〇〇様

何度もご連絡していますが、いまだに入金がありません。

このままでは大変困りますので、すぐに支払ってください。

株式会社〇〇の〇〇

（署名）

この例は、事実より感情が目立ちます。

督促メールでは、請求内容や期限などを整理して、冷静に伝える形が適しています。

NG例2：やわらかすぎて用件が不明な書き方

丁寧でも、何をしてほしいのかが不明だと対応につながりません。

件名：ご確認のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

念のためご連絡いたしました。

ご都合のよい際にご確認いただけますと幸いです。

株式会社〇〇の〇〇

（署名）

この例では、何の確認なのかが分かりません。

未払い確認なのか、支払い依頼なのか、返答依頼なのかを明確にする必要があります。

NG例3：必要情報が足りない書き方

簡潔すぎる文面は、相手に余計な確認作業を発生させます。

件名：請求の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

未対応のようですので、ご確認ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇

（署名）

この例では、請求番号、金額、対象、支払期限、振込先が不足しています。

相手がすぐ動ける情報をそろえることが大切です。

FAQ

督促メールについて、よくある疑問をまとめます。

まとめ

督促メールは、相手に配慮しながらも、必要な対応を明確に求めることが重要です。

感情を入れず、請求内容、金額、支払期限、振込先、対応期限を整理して伝えることで、実務で使いやすい文面になります。

とくに、行き違いへの配慮を入れること、曖昧な依頼にしないこと、相手がすぐ動ける情報をそろえることが大切です。

今回紹介した丁寧、標準、やや強めの例文と状況別の文例を使い分ければ、未払い請求の連絡を落ち着いて進めやすくなります。

督促メールの文面に迷ったときは、現在の状況と相手との関係に合わせて、適切な表現を選んでみてください。