契約更新案内メールの例文｜更新案内テンプレ

契約更新案内メールは期限と必要手続きを明確に伝えることが大切

契約更新案内メールは、現在の契約が満了を迎える前に、更新の可否や必要手続きを相手へ案内するための実務メールです。

更新時期が近づいていても、案内が遅れたり、必要情報が不足していたりすると、相手が判断しづらくなります。

また、更新案内のつもりでも、書き方によっては事務的すぎたり、反対に要件が曖昧になったりしやすい文面でもあります。

そのため、契約の対象、更新期限、必要書類、対応期限を整理し、相手がそのまま確認しやすい形で伝えることが重要です。

この記事では、契約更新案内メールの基本構成、失礼になりにくい書き方、実務で使いやすい例文をまとめて紹介します。

契約更新案内メールの基本構成

契約更新案内メールは、丁寧な表現だけでは不十分です。

相手が契約内容を確認し、更新手続きに進みやすいように、必要事項を順序立てて入れることが大切です。

宛名

最初に、送付先の会社名と担当者名を正式に記載します。

宛名が明確だと、誰宛ての案内なのかが分かりやすくなります。

用件

冒頭では、契約更新の案内であることを簡潔に示します。

どの契約についての連絡なのかを、契約名や対象内容とあわせて明記すると分かりやすくなります。

契約内容の整理

更新判断や手続きをしやすくするために、必要事項を不足なく入れます。

請求・督促・事務連絡文で不足すると困る必須情報として、次の内容を整理しておくと実務的です。

• 金額：更新料や継続費用がある場合の {請求金額}
• 対象：どの契約、どのサービス、どの期間が対象か
• 請求内容：更新費用や継続条件の内容
• 支払期限：更新料の支払期限がある場合の {支払期限}
• 振込先：更新費用の支払いがある場合の {振込先}
• 添付書類：契約書、更新案内書、申込書、見積書など
• 連絡先：問い合わせ窓口や担当者
• 対応期限：更新可否の返答期限や書類返送期限

必要手続きの案内

相手に何をしてほしいのかを明確に書きます。

更新希望の返信が必要なのか、書類返送が必要なのか、費用支払いが必要なのかを曖昧にしないことが大切です。

行き違いへの配慮

すでに更新手続きが済んでいる場合もあるため、その可能性に触れておくとやわらかい印象になります。

再案内や期限前の連絡では、この一文があると実務向きです。

結び

最後は、丁寧な表現で締めます。

強い催促に見えないようにしつつ、必要な期限ははっきり伝えることが重要です。

失礼になりにくい契約更新案内メールの書き方

契約更新案内メールは、案内文でありながら判断や手続きをお願いする性質もあります。

そのため、失礼になりにくい書き方を意識しつつ、要件を明確に伝える必要があります。

事実を先に示す

契約満了日、更新対象、更新期限などの事実を先に示すと、相手が内容を把握しやすくなります。

あいさつだけが長くなると、肝心の要件が伝わりにくくなります。

丁寧でも曖昧にしない

「ご確認いただけますと幸いです」だけでは、何を判断すべきかが分かりにくいことがあります。

更新可否のご連絡、書類返送、費用支払いなど、必要対応を明示することが重要です。

期限はやわらかく、でも明確に書く

期限を示さないと手続きが遅れやすくなります。

一方で、強く迫る表現は避け、「{送付日} までにご連絡をお願いいたします」といった表現が実務的です。

添付書類の内容を本文にも触れる

契約更新案内書や申込書を添付している場合は、その旨を本文に書くと親切です。

相手が見落としにくくなり、対応も進みやすくなります。

費用がある場合は条件を整理する

更新料や継続費用がある場合は、金額、支払期限、振込先を本文にも記載すると分かりやすくなります。

必要情報を一通で確認できる形にしておくと、コピペOKでも実務でそのまま使いやすくなります。

契約更新案内メールの件名例

件名は、一覧画面で見たときに契約更新の案内であることが分かる形が適しています。

契約名や期限を入れると、相手が確認しやすくなります。

• 【契約更新のご案内】契約期間満了について
• 【更新案内】ご契約更新手続きのお願い
• 【ご確認ください】契約更新について
• 【契約更新通知】更新手続きのご案内
• 【更新期限のご案内】ご契約継続について
• 【ご連絡】契約更新可否の確認について
• 【再送】契約更新案内書のご確認
• 【更新手続きのお願い】契約満了に伴うご案内
• 【重要】ご契約更新に関するお知らせ
• 【期限のご案内】契約更新のご確認について
• 【契約継続確認】更新手続きのお願い
• 【ご案内】契約更新に関する必要書類について

契約更新案内メールの例文3パターン

まずは、基本として使いやすい3つの文例を紹介します。

相手との関係や状況に応じて、丁寧、標準、やや強めを使い分けてください。

丁寧な契約更新案内メール

件名：【契約更新のご案内】契約期間満了について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

現在ご契約いただいております {請求内容} につきまして、契約期間満了に伴う更新のご案内を申し上げます。

対象契約は {対象} で、契約満了日は {支払期限} でございます。

更新をご希望の場合は、添付のご案内書類をご確認のうえ、{送付日} までにお手続きをお願いいたします。

更新に伴う費用は {請求金額} で、お支払い先は {振込先} となります。

すでにお手続き済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください。

ご不明点がございましたら、どうぞご連絡ください。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

標準的な契約更新案内メール

件名：【更新案内】ご契約更新手続きのお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

ご契約中の {請求内容} につきまして、更新時期が近づいておりますのでご案内いたします。

対象は {対象} 、契約満了日は {支払期限} です。

更新をご希望の場合は、添付の書類をご確認のうえ、{送付日} までにご返信またはお手続きをお願いいたします。

更新費用は {請求金額} 、振込先は {振込先} となります。

すでにご対応済みの場合は、行き違いの可能性がありますためご容赦ください。

よろしくお願いいたします。

（署名）

やや強めの契約更新案内メール

件名：【再確認のお願い】契約更新について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

ご契約中の {請求内容} につきまして、契約満了日が近づいておりますため、あらためてご連絡申し上げます。

対象契約は {対象} で、満了日は {支払期限} です。

更新をご希望の場合は、{送付日} までにご連絡またはお手続きをお願いいたします。

更新費用は {請求金額} 、お支払い先は {振込先} となります。

未対応の場合は契約継続手続きに影響する可能性がございますため、ご確認をお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

状況別の契約更新案内メール例文5パターン

契約更新案内メールは、送る場面によって表現を変えると実務で使いやすくなります。

ここでは、よくある5つの状況に分けて例文を紹介します。

1. 初回案内として送るとき

件名：【契約更新のご案内】更新手続きについて

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

現在ご契約いただいております {請求内容} につきまして、更新時期となりましたのでご案内いたします。

対象契約は {対象} で、契約満了日は {支払期限} です。

更新をご希望の場合は、添付の案内書類をご確認のうえ、{送付日} までに必要手続きをお願いいたします。

更新費用は {請求金額} 、振込先は {振込先} です。

ご不明点がございましたらご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

（署名）

2. 更新書類を再送するとき

件名：【再送】契約更新案内書のご確認

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

契約更新に関するご案内書類を再送いたしますので、ご確認をお願いいたします。

対象は {対象} 、契約満了日は {支払期限} です。

更新をご希望の場合は、{送付日} までにご返信または書類のご返送をお願いいたします。

更新費用が発生する場合は {請求金額} 、振込先は {振込先} となります。

すでにご対応済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

3. 期限前にやわらかく確認するとき

件名：【ご確認ください】契約更新について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

ご契約中の {請求内容} につきまして、更新期限が近づいておりますのでご案内いたします。

対象契約は {対象} 、満了日は {支払期限} です。

更新をご希望の場合は、{送付日} までにお手続きをお願いいたします。

更新費用は {請求金額} で、振込先は {振込先} となります。

ご不明点がございましたらご連絡いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

（署名）

4. 更新可否の返答をお願いするとき

件名：【契約継続確認】更新可否のご連絡について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

ご契約中の {請求内容} につきまして、更新可否のご確認をお願いしたくご連絡いたしました。

対象契約は {対象} で、契約満了日は {支払期限} です。

継続のご希望有無について、{送付日} までにご返信をお願いいたします。

更新をご希望の場合の費用は {請求金額} 、振込先は {振込先} です。

すでにご連絡済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください。

何卒よろしくお願いいたします。

（署名）

5. 更新完了後に受領報告をするとき

件名：【受領確認】契約更新手続き完了のご報告

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは、{請求内容} の契約更新手続きにご対応いただき、誠にありがとうございました。

対象契約 {対象} につきまして、更新手続きが完了しております。

更新費用 {請求金額} のご入金も確認いたしました。

取り急ぎ、受領のご報告と御礼まで申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

（署名）

契約更新案内メールのNG例

契約更新案内メールは、少しの違いで分かりやすさが大きく変わります。

ここでは、避けたい文面を例として紹介します。

NG例1：必要情報が不足している

件名：更新の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

契約更新の時期ですのでご確認ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇

（署名）

この例では、どの契約なのか、満了日がいつか、何をすればよいかが分かりません。

契約更新案内メールでは、対象、期限、必要対応を明記することが重要です。

NG例2：強すぎて催促の印象がある

件名：早く更新してください

株式会社〇〇
〇〇様

契約が切れますので、すぐに更新してください。

未対応だと困ります。

よろしくお願いします。

株式会社〇〇の〇〇

（署名）

この例は、案内ではなく強い催促の印象になっています。

更新案内メールでは、冷静に事実と必要手続きを整理して伝える形が適しています。

NG例3：やわらかすぎて意図が分からない

件名：ご確認のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

念のためご連絡いたしました。

ご都合のよい際にご確認いただけますと幸いです。

株式会社〇〇の〇〇

（署名）

この例では、更新案内なのか、返答依頼なのか、費用案内なのかが不明です。

契約更新に関する何の確認をお願いしているのかを明確に書く必要があります。

よくあるご質問

契約更新案内メールでよくある疑問をまとめます。

まとめ

契約更新案内メールは、相手がそのまま更新判断や手続きに進めるように、必要情報を整理して伝えることが重要です。

金額、対象、請求内容、支払期限、振込先、添付書類、連絡先、対応期限を押さえて書けば、実務で使いやすい文面になります。

特に、対象契約と満了日を明確にすること、必要手続きを曖昧にしないこと、必要に応じて行き違いへの配慮を入れることが大切です。

今回紹介した丁寧、標準、やや強めの例文や状況別の文例を使い分ければ、契約更新案内や更新通知メールを落ち着いて作成しやすくなります。