不採用通知メールの例文｜応募者への丁寧な断り方

不採用通知メールは結論を明確にしつつ相手への配慮を忘れないことが大切

不採用通知メールは、選考結果として採用見送りを応募者へ伝えるためのメールです。

結果そのものは厳しい内容ですが、伝え方によって企業の印象は大きく変わります。

応募者は書類準備や面接参加のために時間をかけています。

そのため、不採用通知メールでは、感謝の気持ちを添えながら、失礼のない表現で簡潔に伝えることが重要です。

また、理由の書き方や件名の付け方を誤ると、不要な誤解や問い合わせにつながることがあります。

この記事では、不採用通知メールの基本構成、丁寧に断る書き方、実務ですぐ使える例文をまとめて紹介します。

不採用通知メールの基本構成

不採用通知メールは、簡潔でありながら必要な配慮が伝わる構成に整えることが大切です。

一般的には、次の流れでまとめると自然です。

• 件名：選考結果の連絡であると分かる件名
• 宛名：応募者名を明記した丁寧な宛名
• 挨拶：応募や面接参加へのお礼
• 結論：選考結果として見送りとなった旨
• 補足：今後の案内や書類の扱いが必要な場合の説明
• 締め：今後の活躍を祈る一文
• 署名：会社名、担当者名、連絡先を含む署名

不採用通知メールでは、結論を後回しにしすぎず、早い段階で結果を伝える方が分かりやすくなります。

相手に失礼にならない不採用通知メールの書き方

不採用通知メールでは、応募者への敬意を保ちつつ、曖昧すぎない表現で結果を伝える必要があります。

言い回しによっては冷たい印象になったり、逆に意味が伝わりにくくなったりするため注意が必要です。

応募への感謝を最初に伝える

応募者は企業のために時間と労力を使っています。

そのため、まずは応募や面接参加へのお礼を伝えるのが基本です。

不採用の結果はやわらかく明確に書く

「今回はご期待に添いかねる結果となりました」のような表現は、不採用通知でよく使われます。

ただし、遠回しすぎると結果が分かりにくくなるため、文脈全体で見送りの趣旨が伝わるように整えることが大切です。

理由は必要以上に詳しく書かない

不採用理由を細かく書くと、不要な感情的反応や追加問い合わせにつながりやすくなります。

理由を記載しない方針であれば、無理に説明を入れず、選考の結果とだけ伝える形で問題ありません。

相手を評価しすぎる表現は避ける

丁寧にしようとして過度に持ち上げると、不自然な文面になることがあります。

簡潔で誠実な表現にとどめる方が自然です。

すぐ使える定型文を整えておく

不採用通知メールは、対象者や選考段階に応じて文面を少し変えることが多くあります。

この記事の例文はコピペOKで使いやすい形にしているため、状況に応じて調整しながら活用できます。

不採用通知メールの件名例

件名は、選考結果の連絡であることが分かる表現にするのが基本です。

曖昧すぎる件名は避け、落ち着いた表現を選びましょう。

• 【選考結果のご連絡】ご応募ありがとうございました
• 【採用選考結果のお知らせ】
• 【選考結果のご案内】
• 【ご応募のお礼と選考結果のご連絡】
• 【採用選考についてのご連絡】
• 【選考結果のお知らせ】
• 【採用結果のご連絡】
• 【ご連絡】採用選考結果について
• 【選考結果について】
• 【採用選考の結果につきまして】
• 【ご応募いただいた件について】選考結果のご連絡
• 【結果通知】採用選考について

不採用通知メールの基本例文3パターン

不採用通知メールは、応募者との関係性や会社の方針に応じて、丁寧さや情報量を調整すると使いやすくなります。

丁寧な不採用通知メールの例文

正式な印象を保ちたい場合に向いている文面です。

件名：【選考結果のご連絡】ご応募ありがとうございました

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。

また、ご多忙のところ選考にご参加いただきましたこと、心より御礼申し上げます。

慎重に選考を進めました結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添いかねる結果となりました。

せっかくご応募いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりますことを何卒ご容赦ください。

今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準的な不採用通知メールの例文

多くの企業で使いやすい基本形です。

件名：【選考結果のお知らせ】

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、弊社求人にご応募いただき、ありがとうございました。

選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご期待に添えない結果となりましたことをお詫び申し上げます。

何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。

〇〇様の今後のご活躍をお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

簡潔な不採用通知メールの例文

短く明確に伝えたい場合に向いています。

件名：【選考結果のご連絡】

株式会社〇〇
〇〇様

このたびはご応募いただき、ありがとうございました。

選考の結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別に使える不採用通知メールの例文5パターン

不採用通知メールは、選考段階や伝えるべき補足内容によって文面を調整すると実務で使いやすくなります。

ここでは、よくある5つの場面別に例文を紹介します。

1．書類選考後に不採用を通知する場合

書類選考の段階で見送りを伝える基本形です。

件名：【書類選考結果のご連絡】

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご提出いただいた応募書類をもとに慎重に選考いたしました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご期待に添えない結果となりましたことをお詫び申し上げます。

何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。

今後のご活躍を心よりお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

2．面接後に不採用を通知する場合

面接参加へのお礼をより丁寧に入れたい場面に向いています。

件名：【面接選考結果のご連絡】

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、弊社採用面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を行いました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

お時間をいただいたにもかかわらず、ご希望に添えない結果となりましたことを心よりお詫び申し上げます。

〇〇様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

3．応募者が多かったため見送りとなった場合

競争率が高かったことをやわらかく補足したい場合の文面です。

件名：【選考結果のお知らせ】

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

多数のご応募をいただく中で慎重に選考を進めました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

せっかくご応募いただいたにもかかわらず、ご期待に添えない結果となりましたことをお詫び申し上げます。

何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

4．再応募の余地を残して伝える場合

今後の募集で再応募を妨げない表現にしたい場合に使えます。

件名：【選考結果のご連絡】

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、弊社採用選考にご応募いただき、ありがとうございました。

慎重に選考を行いました結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご期待に添えない結果となり、誠に申し訳ございません。

またご縁がございましたら、その際はぜひご応募をご検討いただけますと幸いです。

〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

5．応募書類の返却や破棄について案内する場合

書類の取扱いについて補足が必要な場面で使いやすい文面です。

件名：【選考結果および応募書類についてのご連絡】

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって適切に管理のうえ、所定の方法により取り扱わせていただきます。

ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

不採用通知メールのNG例と改善ポイント

不採用通知メールは、短く済ませようとして配慮が不足したり、逆に遠回しすぎて分かりにくくなったりしやすいメールです。

ここでは、避けたいNG例を紹介します。

NG例1．冷たく見える表現になっている

結論だけを機械的に伝えると、非常に事務的な印象になります。

件名：不採用のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

選考の結果、不採用となりました。

以上、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、お礼や配慮がなく、冷たい印象を与えやすくなります。

応募への感謝と今後の活躍を願う一文を加えるだけでも、印象は大きく変わります。

NG例2．理由を詳しく書きすぎている

不採用理由を具体的に書きすぎると、不要な対立や誤解につながることがあります。

件名：選考結果のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

このたびはご応募ありがとうございました。

面接の受け答えや経験内容を踏まえて検討しましたが、弊社の求める水準には届かないと判断いたしました。

そのため、今回は不採用とさせていただきます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例は、相手に強い否定として受け取られやすい表現です。

不採用理由は必要以上に詳しく書かず、選考の結果として見送りとなった旨を簡潔に伝える方が安全です。

NG例3．結果が曖昧で意味が伝わりにくい

やわらかく書こうとして、何を伝えたいのか分からなくなるケースがあります。

件名：選考について

株式会社〇〇
〇〇様

このたびはご応募いただきありがとうございました。

社内で検討を重ねましたが、今回は別の形で進めることとなりました。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、不採用なのか保留なのかが明確ではありません。

やわらかい表現を使っても、見送りであることが分かる文面にすることが重要です。

不採用通知メールを作成するときの実務ポイント

不採用通知メールは、応募者対応だけでなく、企業側の運用面も考えて整えることが大切です。

送信前に次の点を確認しておくと、トラブルを防ぎやすくなります。

宛名や氏名の誤りを避ける

不採用通知は内容が敏感なため、氏名の誤記や別人への誤送信は特に避けなければなりません。

差し込みメールを使う場合でも、送信前の確認は必須です。

件名に強すぎる言葉を使わない

「不採用のお知らせ」と断定的に書くよりも、「選考結果のご連絡」のような表現の方が実務では一般的です。

必要以上に相手へ衝撃を与えない配慮として有効です。

返信不要かどうかを必要に応じて示す

応募者からの返信が不要な場合は、その旨を簡潔に添えることで、やり取りを減らしやすくなります。

ただし、冷たく見えないよう文面全体の丁寧さは保つことが大切です。

不採用通知メールに関するよくあるご質問

まとめ

不採用通知メールは、採用見送りという結果を伝えるだけでなく、応募者への敬意を示すための大切なメールです。

そのため、応募への感謝を伝えたうえで、見送りの結果を簡潔かつ分かりやすく伝えることが重要です。

また、理由を詳しく書きすぎず、件名や本文の表現に配慮することで、失礼の少ない実務的なメールになります。

基本の3パターンに加えて、書類選考後、面接後、応募多数時、再応募余地あり、書類取扱案内付きなど、状況別の文面を用意しておくと対応しやすくなります。

不採用通知メールを作成する際は、明確さと配慮の両立を意識し、相手に不要な負担を与えない文面に整えていきましょう。