内定辞退返信メールの例文｜応募者への返信テンプレ

内定辞退返信メールは応募者の意思を受け止めつつ丁寧に締めくくることが大切

内定辞退返信メールは、応募者から届いた内定辞退の連絡に対して、企業側が返信するためのメールです。

辞退そのものは残念な結果であっても、返信の仕方によって企業の印象は大きく変わります。

感情的な表現や過度な引き止めは避け、辞退の意思を受け止めたうえで、これまでの応募や選考参加へのお礼を丁寧に伝えることが重要です。

また、手続きの終了や今後の案内が必要な場合は、簡潔に整理して伝えると実務的なメールになります。

この記事では、内定辞退返信メールの基本構成、失礼にならない書き方、そのまま使いやすい例文をまとめて紹介します。

内定辞退返信メールの基本構成

内定辞退返信メールは、短くても必要な配慮が伝わる構成に整えることが大切です。

一般的には、次の流れでまとめると自然です。

• 件名：返信内容が分かる件名
• 宛名：応募者名を明記した丁寧な宛名
• 挨拶：連絡へのお礼
• 本文：内定辞退の意思を確認した旨
• 補足：必要に応じて選考終了や書類取扱いの案内
• 締め：今後の活躍を祈る一文
• 署名：会社名、担当者名、連絡先を含む署名

内定辞退返信メールでは、相手の辞退意思を受け取ったことを明確にしたうえで、簡潔に締める形が基本です。

相手に失礼にならない内定辞退返信メールの書き方

内定辞退返信メールは、相手にとっても気を遣う連絡への返信です。

そのため、責める印象を避け、丁寧で落ち着いた文面にする必要があります。

まずは連絡へのお礼を伝える

内定辞退は企業にとって残念な結果でも、相手がきちんと連絡をくれたこと自体にはお礼を伝えるのが自然です。

最初に一言添えるだけでも、柔らかい印象になります。

辞退の意思を明確に受け止める

「承知いたしました」「確かに拝受いたしました」といった表現で、辞退の意思を受け取ったことを明示します。

曖昧にすると、手続きが完了したのか分かりにくくなります。

過度な引き止めは避ける

事情を聞き返したり、強く再考を求めたりすると、相手に負担を与えやすくなります。

再考の余地がある場合でも、控えめな表現にとどめるのが無難です。

必要な事務連絡だけを簡潔に入れる

提出済み書類や貸与物、今後の連絡有無など、必要な実務案内があれば簡潔に添えます。

不要な情報を増やしすぎないことも大切です。

定型文を用意しておくと対応しやすい

内定辞退返信メールは、丁寧さを保ちながら速やかに返信したい場面で役立ちます。

この記事の例文はコピペOKで使いやすい形に整えているため、状況に合わせて調整しながら活用できます。

内定辞退返信メールの件名例

件名は、辞退連絡への返信であることが分かる落ち着いた表現が適しています。

強すぎる表現は避け、簡潔にまとめるのが基本です。

• 【ご返信】内定辞退のご連絡について
• 【ご連絡ありがとうございました】内定辞退について
• 【承知いたしました】内定辞退の件
• 【ご返信】採用内定辞退のご連絡
• 【ご確認】内定辞退について
• 【ご返信】ご辞退の件につきまして
• 【内定辞退の件】ご連絡ありがとうございます
• 【ご返信】選考結果に関するご連絡
• 【承りました】内定辞退のご連絡について
• 【ご連絡の御礼】内定辞退につきまして
• 【内定辞退】ご返信申し上げます
• 【ご返信】内定に関するご連絡

内定辞退返信メールの基本例文3パターン

内定辞退返信メールは、関係性や伝える内容に応じて、丁寧さや情報量を調整すると使いやすくなります。

丁寧な内定辞退返信メールの例文

正式で丁寧な印象を保ちたい場合に向いている文面です。

件名：【ご返信】内定辞退のご連絡について

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、内定辞退のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

ご意思について、確かに承りました。

数ある企業の中から弊社にご応募いただき、また選考にご参加いただきましたことに、心より感謝申し上げます。

今回はこのような結果となりましたが、〇〇様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準的な内定辞退返信メールの例文

多くの場面で使いやすい基本形です。

件名：【ご返信】内定辞退の件

株式会社〇〇
〇〇様

ご連絡をいただき、ありがとうございます。

内定辞退のご意思につきまして、承知いたしました。

このたびは弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

簡潔な内定辞退返信メールの例文

短く明確に返信したい場合に向いています。

件名：【ご返信】内定辞退について

株式会社〇〇
〇〇様

ご連絡ありがとうございます。

内定辞退の件、承知いたしました。

このたびは弊社選考にご参加いただき、ありがとうございました。

今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別に使える内定辞退返信メールの例文5パターン

内定辞退返信メールは、辞退理由やその後の対応によって文面を少し調整すると実務で使いやすくなります。

ここでは、よくある5つの場面別に例文を紹介します。

1．通常の内定辞退に返信する場合

最も一般的な返信として使いやすい文面です。

件名：【ご返信】内定辞退のご連絡について

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、内定辞退のご連絡をいただき、ありがとうございました。

ご意思につきまして、確かに承りました。

弊社の採用選考にご応募いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

2．選考参加への感謝をより丁寧に伝える場合

面接回数が多かった場合や、やり取りが長かった場合に向いています。

件名：【ご返信】内定辞退の件につきまして

株式会社〇〇
〇〇様

ご丁寧にご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定辞退のご意思につきまして、承知いたしました。

書類選考から面接に至るまで、貴重なお時間を割いてご参加いただきましたことに、心より感謝申し上げます。

今回はご一緒する機会には至りませんでしたが、〇〇様の今後のご活躍をお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

3．提出書類や手続き終了をあわせて案内する場合

事務連絡をあわせて伝えたい場合に使いやすい文面です。

件名：【ご返信】内定辞退に関するご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

このたびはご連絡をいただき、ありがとうございます。

内定辞退のご意思につきまして、確かに承りました。

これにて採用に関する手続きは終了とさせていただきます。

なお、すでにご提出いただいた書類につきましては、弊社にて適切に取り扱わせていただきます。

〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

4．やむを得ない事情への配慮を添える場合

相手の事情に配慮した表現を入れたい場面に向いています。

件名：【ご返信】内定辞退のご連絡ありがとうございます

株式会社〇〇
〇〇様

ご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

内定辞退の件につきまして、承知いたしました。

ご事情もおありのことと存じますので、どうぞお気になさらないでください。

このたびは弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。

〇〇様の今後のご健勝とご活躍をお祈りしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

5．再応募の余地を残して返信する場合

将来的なご縁を否定しない形で締めたい場合に使えます。

件名：【ご返信】内定辞退について

株式会社〇〇
〇〇様

このたびは、内定辞退のご連絡をいただき、ありがとうございました。

ご意思につきまして、承知いたしました。

今回はご一緒する機会には至りませんでしたが、またご縁がございましたら、その際はぜひよろしくお願いいたします。

〇〇様の今後ますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

内定辞退返信メールのNG例と改善ポイント

内定辞退返信メールは、企業側にとって残念な連絡だからこそ、感情が出ないよう注意が必要です。

ここでは、避けたいNG例を紹介します。

NG例1．責める印象の文面になっている

辞退を受けた側の感情がそのまま出ると、相手に強い負担を与えます。

件名：内定辞退について

株式会社〇〇
〇〇様

ご連絡を確認しました。

ここまで選考を進めたうえでの辞退は非常に残念です。

今後このようなことがないようお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、相手を非難しているように受け取られやすくなります。

辞退の意思を受け止めたうえで、感謝と今後の活躍を伝える形にすると自然です。

NG例2．引き止めが強すぎる

再考を求める場合でも、押しつけにならない配慮が必要です。

件名：本当に辞退されますか

株式会社〇〇
〇〇様

ご連絡ありがとうございます。

辞退とのことですが、できればもう一度考え直していただけませんでしょうか。

弊社としてはぜひ入社いただきたいと考えておりますので、至急ご返答をお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、相手に心理的な圧力を与えやすくなります。

再考の余地を確認する必要がある場合でも、慎重で控えめな表現にとどめることが大切です。

NG例3．事務的すぎて冷たい印象になっている

短すぎる返信は、必要以上に冷たく見えることがあります。

件名：承知しました

株式会社〇〇
〇〇様

辞退の件、承知しました。

以上です。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、必要最低限すぎて配慮が感じられません。

短くても、お礼と今後への一言を加えるだけで印象は大きく変わります。

内定辞退返信メールを作成するときの実務ポイント

内定辞退返信メールは、応募者対応と社内記録の両方を意識して作成することが大切です。

送信前に確認しておきたい点を押さえておくと、落ち着いて対応しやすくなります。

辞退の意思が明確に確認できているかを見る

メール本文が曖昧な場合は、辞退確定なのか相談なのかを見極める必要があります。

明確に辞退と判断できる場合に返信文を確定させると安全です。

送信者名や宛名の誤りを防ぐ

採用関連のメールは内容が敏感なため、氏名や応募職種の取り違えは避けなければなりません。

差し込みや転用を行う場合でも、最終確認は欠かせません。

必要な社内手続きと表現をそろえる

返信メールだけでなく、採用管理上の辞退処理や書類取扱いの流れも合わせて確認しておくと、後の対応がスムーズになります。

内定辞退返信メールに関するFAQ

まとめ

内定辞退返信メールは、応募者の辞退意思を受け止めたことを丁寧に伝えるための重要なメールです。

そのため、連絡へのお礼を述べたうえで、辞退の意思を明確に承ったことを伝え、必要に応じて手続き終了や書類取扱いの案内を添えることが大切です。

また、責める表現や強い引き止めを避け、今後の活躍を願う一文で締めることで、企業としての印象も整いやすくなります。

基本の3パターンに加えて、通常返信、感謝を強める形、事務案内付き、事情配慮型、再応募余地ありなど、状況別の文面を用意しておくと実務で対応しやすくなります。

内定辞退返信メールを作成する際は、簡潔さと配慮の両立を意識し、相手に負担を与えない文面に整えていきましょう。