日程候補提示メールの例文｜打ち合わせ候補日を送るビジネスメール

日程候補提示メールは、打ち合わせや面談、訪問予定などの候補日を相手へ伝えるときに使うビジネスメールです。

日程調整の場面では、候補日をただ並べるだけではなく、相手が選びやすい形に整えて送ることが大切です。

特に社外向けのメールでは、候補日が多すぎたり、時間帯が分かりにくかったりすると、かえって相手に手間をかけてしまうことがあります。

そのため、日程候補提示メールでは、候補日を見やすく整理し、選びやすい数にしぼり、必要に応じて別案にも対応できる姿勢を添えることが重要です。

この記事では、日程候補提示メールの基本構成と失礼にならない書き方を押さえたうえで、実務でそのまま使いやすい例文を紹介します。

文面はコピペOKで使いやすい形に整えているため、状況に合わせて調整しながら活用できます。

日程候補提示メールの基本構成

日程候補提示メールは、相手が候補を見てすぐ返答できるように書くことが大切です。

最初に日程調整の趣旨を伝え、そのあとで候補日を見やすく示し、最後に返信依頼や補足を添える形が基本になります。

• 件名
• 宛名
• あいさつ
• 日程調整の趣旨
• 候補日
• 必要に応じた補足
• 結び
• 署名

1．件名は日程調整だと分かる形にする

件名は、受信した相手が何のメールかをすぐ判断できる表現にします。

「ご連絡です」だけでは内容が分かりにくいため、「打ち合わせ日程のご相談」「候補日のご連絡」「面談日程のご確認」などを入れると実務向きです。

2．本文冒頭で何の日程かを示す

日程候補提示メールでは、まず何の予定について調整したいのかを明確にすることが大切です。

打ち合わせ、面談、訪問などの目的が分かると、相手も返答しやすくなります。

3．候補日は箇条書きで整理する

候補日を文章の中に並べると見づらくなりやすいため、箇条書きで整理する方が分かりやすくなります。

日付と時間をそろえた形で書くと、実務で使いやすいです。

4．候補は多すぎず少なすぎずにする

一般的には3案程度あると、相手が選びやすくなります。

一方で、候補が多すぎると選びにくくなるため、見やすさを優先して整えることが大切です。

5．別案にも対応できる一文を添える

提示した候補が難しい場合もあるため、「上記以外をご希望の場合はご都合のよい日時をお知らせください」といった一文があると親切です。

相手に配慮のある印象にもつながります。

相手に失礼にならない書き方のポイント

日程候補提示メールでは、候補日の出し方や依頼の仕方で印象が変わります。

相手が返信しやすい形に整えることが大切です。

• 候補日は見やすく整理する
• 相手が選びやすい数にする
• 別案にも配慮する
• 時間帯を明確にする
• 返信依頼をやわらかく書く

候補日の表記をそろえる

日付だけ、時間だけ、といったばらつきがあると相手は確認しづらくなります。

すべて同じ形式でそろえて書くと、見やすくなります。

相手に選択肢を渡す意識を持つ

候補日は押しつけるためではなく、相手が選びやすいように提示するものです。

一方的な印象にならないように、都合を伺う表現に整えることが大切です。

急ぎでも丁寧さを保つ

日程を早く決めたい場面でも、「早く返事ください」といった表現は避けた方が無難です。

期限がある場合も、やわらかい依頼表現にする方が実務向きです。

日程候補提示メールの件名例

日程候補提示メールでは、件名で何の日程調整かが分かることが大切です。

以下のような件名が実務で使いやすいです。

• 打ち合わせ日程のご相談
• 候補日のご連絡
• 面談日程のご確認
• お打ち合わせ候補日のご案内
• 日程候補のご連絡
• お打ち合わせ日時のご相談
• 訪問候補日のご案内
• 日程調整のお願い
• ご面談候補日のご連絡
• 下記日程にてご都合をお伺いします
• 候補日ご確認のお願い
• ご都合確認のお願い

日程候補提示メールの基本例文

丁寧

件名：お打ち合わせ候補日のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

お打ち合わせの日程につきまして、
候補日を以下のとおりご案内申し上げます。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

ご都合のよろしい日時がございましたら、
ご教示いただけますと幸いです。

上記以外をご希望の場合は、
候補日時をお知らせください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準

件名：打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

打ち合わせ日程につきまして、
候補日をお送りします。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

ご都合のよい日時をご返信いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

簡潔

件名：候補日のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

打ち合わせ候補日をお送りします。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

ご都合のよい日時をお知らせください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別の日程候補提示メール例文

1．初回打ち合わせの候補日を送る場合

初回の打ち合わせでは、目的が分かるようにして候補日を示すことが大切です。

相手が選びやすいように、候補は見やすく整理します。

件名：初回打ち合わせ日程のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

初回のお打ち合わせ日程につきまして、
候補日をお送りいたします。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

ご都合のよい日時がございましたら、
ご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

2．訪問日の候補を提示する場合

訪問予定では、訪問であることが分かるように書くと親切です。

必要に応じて時間帯も明確にしておくと実務向きです。

件名：訪問候補日のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

ご訪問日程につきまして、
候補日を以下のとおりご案内いたします。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

3．オンライン打ち合わせの候補日を送る場合

オンラインの場合は、訪問ではなくオンラインであることを本文に入れると分かりやすくなります。

形式を一言添えるだけでも親切です。

件名：オンライン打ち合わせ候補日のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

オンラインでのお打ち合わせ日程につきまして、
候補日をご連絡申し上げます。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

ご都合のよい日時がございましたら、
ご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

4．急ぎで候補日を提示する場合

急ぎの調整では、理由を簡潔に添えつつ、強すぎない表現で返答をお願いすることが大切です。

急いでいても、相手への配慮は必要です。

件名：日程候補のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

お打ち合わせ日程につきまして、
候補日をご連絡いたします。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

恐れ入りますが、
{期限日}までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

5．提示候補が難しい場合は別案も受けたいと伝える場合

相手の都合を優先したい場面では、候補に加えて別案も歓迎する一文を入れると使いやすくなります。

柔軟な印象にもつながります。

件名：候補日ご確認のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

打ち合わせ日程につきまして、
候補日をお送りいたします。

・{候補日A}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日B}　{開始時刻}〜{終了時刻}
・{候補日C}　{開始時刻}〜{終了時刻}

上記でご都合が合わない場合は、
別の候補日時をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

日程候補提示メールで使いやすい言い換え表現

日程候補提示メールでは、少しの言い換えで印象がやわらかくなります。

押しつけに見えない表現に整えると使いやすくなります。

• この日でお願いします → 候補日としてご案内いたします
• 選んでください → ご都合のよい日時をお知らせください
• 都合はどうですか → ご都合を伺えますでしょうか
• 無理なら別日をください → 上記以外をご希望の場合は候補日時をお知らせください
• 早く返事ください → {期限日}までにご返信いただけますと幸いです

日程候補提示メールのNG例

日程候補提示メールでは、候補の出し方や伝え方によっては、相手に手間や圧を感じさせてしまうことがあります。

避けたい例を知っておくと、実務で使いやすくなります。

NG例1．候補が曖昧で分かりにくい

件名：日程の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

来週か再来週あたりでお願いしたいです。

空いている時間を教えてください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

これでは、相手が候補を考える負担が大きくなります。

日程候補提示メールでは、こちらから具体的な候補を示す方が親切です。

NG例2．候補が多すぎて選びにくい

件名：候補日のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

候補日をお送りします。

・{候補日A}
・{候補日B}
・{候補日C}
・{日付}
・{日付}
・{日付}
・{日付}

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

候補が多すぎると、かえって相手は選びにくくなります。

実務では、3案前後に整理する方が見やすくなります。

NG例3．押しつけに見える

件名：日程の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

以下のどれかでお願いします。

・{候補日A}
・{候補日B}
・{候補日C}

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

これでは、相手の都合への配慮が足りない印象になります。

候補を提示する場合でも、選んでもらう依頼の形に整えることが大切です。

日程候補提示メールで迷いやすい場面

日程候補提示メールは、日程調整メールの中でも最初の印象を左右しやすいメールです。

基本を押さえておくと、相手が返答しやすい文面に整えやすくなります。

候補日は何案くらい出すのがよいか

一般的には3案程度が使いやすいです。

少なすぎると選びにくく、多すぎると確認が面倒になりやすいため、見やすさを優先するのが実務向きです。

時間帯も必ず書くべきか

はい。

日付だけでは相手が判断しにくいため、開始時刻と終了時刻まで書いた方が分かりやすくなります。

相手の都合優先に見せるにはどうすればよいか

候補日を提示したうえで、「上記以外でも調整可能です」といった一文を添えると、やわらかい印象になります。

相手に配慮した文面にしやすくなります。

よくあるご質問

まとめ

日程候補提示メールは、打ち合わせや訪問予定の候補日を相手へ分かりやすく伝え、返答しやすい形に整えるための大切なメールです。

件名で日程調整だと分かるようにし、本文では何の予定か、候補日はいつか、別案も可能かを整理して示すことで、相手が選びやすいメールになります。

特に、候補日は見やすく箇条書きにすること、数を絞ること、押しつけに見えない表現にすることは実務で役立つポイントです。

丁寧、標準、簡潔の基本例文と状況別の文例を使い分けながら、自分の業務や相手との関係に合う形へ調整して活用してみてください。