取引先案内文の例文｜ビジネス案内テンプレ

取引先案内文は、取引先へ必要な情報を分かりやすく伝え、誤解や行き違いを防ぐための文書です。

営業日変更や移転、担当者変更、催しの案内など、取引先へ知らせるべき内容はさまざまです。

案内の内容があいまいだと、相手が対応を迷ったり、必要な手続きが進まなかったりすることがあります。

そのため、取引先向けの案内文では、何を案内するのかと相手にどう動いてほしいのかを明確に示すことが大切です。

この記事では、取引先案内文の基本構成、相手に伝わりやすい書き方、実務でそのまま使いやすい例文をまとめて紹介します。

取引先案内文の基本構成

取引先案内文は、知らせたい内容だけを書けばよい文書ではありません。

相手が内容を正しく理解し、必要な行動を取れるように、必要情報を整理して伝えることが重要です。

案内文で不足すると困る必須情報は、次のように整理すると分かりやすくなります。

• 目的：何の案内かを最初に示す
• 対象者：どの取引先、どの担当者向けかを明確にする
• 日時：実施日、変更日、開催日、開始時刻などを示す
• 期限：申込期限、回答期限、切替期限などを明記する
• 場所：来社先、会場、移転先、実施場所などを記載する
• 申込方法：返信、申込書送付、電話連絡など方法を示す
• 担当者：誰が窓口かを明確にする
• 連絡先：電話番号、メール、問合せ先を記載する

件名

件名では、案内の趣旨がすぐ伝わる表現にします。

移転案内、営業時間変更、催し案内など内容が分かる語を入れると、相手が見落としにくくなります。

宛名

宛名は正式名称で丁寧に記載します。

会社名と担当者名を分けて書くと、文面が整い、実務でも使いやすくなります。

案内の目的

本文の冒頭では、何について案内する文書なのかを簡潔に示します。

最初に目的が分かると、相手は内容を早く理解できます。

日時と期限

案内文では、いつから何が変わるのか、またはいつまでに対応が必要なのかを明確にします。

日時や期限があいまいだと、相手の予定調整や手続きに支障が出やすくなります。

場所

来社や訪問、催し、移転など場所が関わる案内では、所在地や会場名を具体的に記載します。

必要に応じて、建物名や受付場所まで入れると親切です。

申込方法

参加申込や回答が必要な案内では、申込方法を分かりやすく示します。

返信メール、申込書送付、電話など、相手が迷わない形に整えることが大切です。

担当者と連絡先

問合せ先が明確でないと、相手が確認したくても連絡しにくくなります。

担当者名と連絡先を最後にまとめておくと、受け手にとって分かりやすい文面になります。

相手に伝わりやすい書き方のポイント

取引先案内文は、丁寧さだけでなく、内容の分かりやすさも重要です。

必要事項が整理されていれば、短い文面でも十分に伝わります。

案内の要点を冒頭で示す

最初に何の案内かを明示すると、相手が内容を把握しやすくなります。

前置きが長いと、肝心の案内事項が埋もれてしまいます。

相手に必要な行動を明確にする

案内だけで終わるのか、申込や返信が必要なのかをはっきり書きます。

相手が次に何をすべきか分かる文面が実務向きです。

日時や場所を具体的に書く

「後日」「別途」「新住所」だけでは分かりにくいことがあります。

日時や場所は具体的に示したほうが、誤解を防ぎやすくなります。

長くしすぎず簡潔にまとめる

説明が長すぎると、相手が要点を拾いにくくなります。

コピペOKのひな形を使う場合でも、目的、対象者、日時、期限、場所、申込方法、担当者、連絡先がすぐ分かる形に整えることが大切です。

丁寧な表現で統一する

取引先向けの文書では、くだけた表現を避けることが大切です。

文末や言い回しを丁寧にそろえると、案内文全体の印象がよくなります。

件名例

件名は内容がひと目で分かる形にすることが大切です。

実務で使いやすい件名例を紹介します。

• 営業日変更のご案内
• 営業時間変更のお知らせ
• 事務所移転のご案内
• 担当者変更のお知らせ
• 新サービス開始のご案内
• 展示会開催のご案内
• 年末年始休業のご案内
• 価格改定のお知らせ
• 休業日変更のご案内
• 来社案内のご連絡
• お取引条件変更のご案内
• お打ち合わせ日程のご案内

例文3パターン

ここでは、取引先への案内文として使いやすい基本の例文を、丁寧、標準、簡潔の3パターンで紹介します。

丁寧な例文

件名：{案内内容}のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素より大変お世話になっております。

このたび、{案内内容}につきましてご案内申し上げます。

対象者は、関係各位です。

日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

期限がある場合は、{締切日}までにご対応をお願いいたします。

場所は、{場所}です。

申込方法は、{申込方法}にてお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点がございましたら、{連絡先}までご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準の例文

件名：{案内内容}のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

{案内内容}についてご連絡いたします。

対象者は、関係各位です。

日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}を予定しております。

必要に応じて、{締切日}までにお申込みまたはご返信をお願いいたします。

場所は、{場所}です。

申込方法は、{申込方法}です。

担当者は、{担当者名}となります。

ご不明な点がございましたら、{連絡先}までお願いいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

簡潔な例文

件名：{案内内容}の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

{案内内容}についてご案内いたします。

日時：{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}

期限：{締切日}

場所：{場所}

申込方法：{申込方法}

担当者：{担当者名}

連絡先：{連絡先}

ご確認のほどお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別例文5パターン

取引先案内文は、案内する内容に応じて文面を調整すると使いやすくなります。

ここでは、実務でよくある5つの場面に合わせた例文を紹介します。

1. 営業時間変更を案内するとき

件名：営業時間変更のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

このたび、営業時間を変更することとなりましたのでご案内申し上げます。

対象者は、お取引先各位です。

変更日時は、{日付}より適用となります。

新しい営業時間は、{開始時刻}〜{終了時刻}です。

場所は、弊社事務所です。

特別なお手続きは不要です。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点がございましたら、{連絡先}までご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

2. 事務所移転を案内するとき

件名：事務所移転のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、弊社事務所を移転することとなりましたのでご案内申し上げます。

対象者は、お取引先各位です。

移転日は、{日付}です。

新所在地は、{場所}です。

業務開始日時は、{日付} {開始時刻}からとなります。

申込や手続きは不要です。

担当者は、{担当者名}です。

詳細の確認が必要な場合は、{連絡先}までお願いいたします。

今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

3. 担当者変更を案内するとき

件名：担当者変更のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたび、担当者変更についてご案内いたします。

対象者は、関係各位です。

変更日は、{日付}です。

今後の担当者は、{担当者名}となります。

連絡先は、{連絡先}です。

必要がございましたら、{締切日}までにご返信をお願いいたします。

場所の変更はございません。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

4. 展示会や説明会の開催を案内するとき

件名：展示会開催のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素より大変お世話になっております。

このたび、展示会を開催する運びとなりましたのでご案内申し上げます。

対象者は、お取引先各位です。

日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

場所は、{場所}です。

参加をご希望の場合は、{締切日}までに{申込方法}にてお申込みをお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点は、{連絡先}までお問い合わせください。

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご来場を心よりお待ちしております。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

5. 年末年始休業を案内するとき

件名：年末年始休業のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

年末年始休業日についてご案内申し上げます。

対象者は、お取引先各位です。

休業期間は、{日付} {開始時刻}から{日付} {終了時刻}までです。

期間中のお問い合わせにつきましては、休業明けより順次対応いたします。

場所の変更はございません。

緊急のご連絡が必要な場合は、{連絡先}までお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

NG例

取引先案内文は、丁寧に書いていても必要事項が不足すると伝わりにくくなります。

ここでは避けたい例を紹介します。

NG例1：案内内容があいまい

件名：お知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

いろいろ変更がありますのでご確認ください。

よろしくお願いします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、何についての案内なのか分かりません。

件名と本文の冒頭で、案内の目的を明確に示す必要があります。

NG例2：日時や場所が不足している

件名：展示会のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

展示会を行いますのでぜひお越しください。

詳細はまたお伝えします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、いつどこで開催するのかが分かりません。

日時、場所、申込方法を具体的に記載することが大切です。

NG例3：相手の対応方法が分からない

件名：担当変更のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

担当が変わりました。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、新しい担当者や連絡先が不明です。

相手が今後どう連絡すればよいかまで書く必要があります。

よくあるご質問

取引先案内文で迷いやすい点をまとめます。

まとめ

取引先案内文は、必要な情報を分かりやすく伝え、取引先が迷わず対応できるようにするための文書です。

実務では、目的、対象者、日時、期限、場所、申込方法、担当者、連絡先を明確に示すことが大切です。

書くときは、件名で案内の内容が伝わるようにし、本文では相手が確認すべき情報と必要な対応を簡潔に整理することが重要です。

今回紹介した丁寧、標準、簡潔の例文や状況別の文例を使い分ければ、取引先向けの案内文を作成しやすくなります。