展示会案内文の例文｜展示会開催案内

展示会案内文は、展示会の開催情報を相手へ正確に伝え、来場や申込みにつなげるための文書です。

展示会の案内は、会期や会場が分かれば十分と思われがちですが、対象者や申込方法、問い合わせ先が不足すると、相手が行動しにくくなることがあります。

そのため、展示会案内文では、いつどこで何を開催するのかと相手にどう参加してほしいのかを明確に伝えることが大切です。

この記事では、展示会案内文の基本構成、相手に伝わりやすい書き方、実務でそのまま使いやすい例文をまとめて紹介します。

展示会案内文の基本構成

展示会案内文は、開催日だけを書けばよい文書ではありません。

相手が内容を正しく理解し、参加や来場の判断をしやすいように、必要な情報を整理して伝えることが重要です。

案内文で不足すると困る必須情報は、次のように整理すると分かりやすくなります。

• 目的：展示会開催の案内であることを最初に示す
• 対象者：取引先、顧客、見込み客、関係会社など誰に向けた案内かを明確にする
• 日時：開催日、開催時間、会期、受付時間を示す
• 期限：申込期限、来場予約期限、資料請求期限などを記載する
• 場所：会場名、ブース番号、所在地、受付場所などを明示する
• 申込方法：来場申込、事前登録、返信方法、参加予約方法などを示す
• 担当者：案内の窓口となる担当者名を明確にする
• 連絡先：電話番号、メールアドレス、問合せ先を記載する

件名

件名では、展示会の案内であることがすぐ分かる表現にします。

展示会開催のご案内、展示会出展のお知らせ、来場のお願いなどの語を入れると、相手が内容を見落としにくくなります。

宛名

宛名は正式な会社名や相手名で丁寧に記載します。

会社名と担当者名を分けて書くと、文面が整い、実務でも使いやすくなります。

案内の目的

本文の冒頭では、何について知らせる文書なのかを簡潔に示します。

最初に展示会の案内だと分かると、相手が内容を把握しやすくなります。

日時

開催日や開催時間は具体的に示します。

複数日の開催であれば会期全体を示し、必要に応じて受付時間も記載すると親切です。

場所

会場名や所在地は正確に記載します。

展示会場が広い場合は、ブース番号や受付場所まで記載すると来場者に分かりやすくなります。

申込方法

事前登録や来場予約が必要な場合は、その方法を分かりやすく示します。

相手が次に何をすればよいかが分かる文面に整えることが重要です。

担当者と連絡先

展示会案内には質問や確認が発生しやすいため、窓口を明確にする必要があります。

担当者名と連絡先を最後にまとめておくと、受け手にとって確認しやすい文面になります。

相手に伝わりやすい書き方のポイント

展示会案内文は、開催を知らせるだけでなく、相手に参加する理由を伝えることも重要です。

必要事項を簡潔に整理しながら、来場しやすい文面に整えることが大切です。

展示会開催の事実を冒頭で明確にする

前置きが長いと、相手は案内の要点をつかみにくくなります。

冒頭で展示会開催の案内であることを明示すると、文面の意図がすぐ伝わります。

日時と場所を具体的に書く

「近日開催」「会場でお待ちしております」だけでは不十分です。

開催日時と会場、必要に応じてブース位置まで示すことで、相手の確認負担を減らせます。

来場するメリットを簡潔に伝える

展示内容や見どころがまったく分からないと、相手は参加判断をしにくくなります。

新製品紹介、実演、相談対応などの内容を短く添えると伝わりやすくなります。

申込方法を分かりやすくする

返信なのか、申込フォームなのか、担当者連絡なのかを明記することが大切です。

相手が迷わず行動できる案内文が実務向きです。

対象者に合わせて表現を調整する

既存取引先向けなのか、新規見込み先向けなのかで、案内の見せ方は変わります。

相手に応じて、挨拶や案内内容の濃さを調整すると自然な文面になります。

文面を長くしすぎない

説明が増えすぎると、日時や場所などの重要情報が埋もれてしまいます。

コピペOKのひな形を使う場合でも、目的、対象者、日時、期限、場所、申込方法、担当者、連絡先がすぐ分かる形に整えることが大切です。

件名例

件名は、展示会の案内であることがひと目で分かる形にすることが大切です。

• 展示会開催のご案内
• 展示会案内のお知らせ
• {日付}開催 展示会のご案内
• 展示会出展のお知らせ
• 【ご案内】展示会開催について
• 来場のお願いを含む展示会案内
• 新製品展示会のご案内
• 展示会出展ブースのご案内
• 展示会ご来場のご案内
• 【重要】展示会開催のお知らせ
• 展示会および相談会開催のご案内
• 事前来場登録のお願い

例文3パターン

ここでは、展示会案内文として使いやすい基本の例文を、丁寧、標準、簡潔の3パターンで紹介します。

丁寧な例文

件名：展示会開催のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、{場所}にて展示会を開催することとなりましたので、ご案内申し上げます。

対象者は、{対象者}です。

開催日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

申込期限がある場合は、{締切日}までとなります。

会場は、{場所}です。

当日は、{展示内容}をご紹介予定です。

ご来場をご希望の場合は、{申込方法}にてお申込みをお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点がございましたら、{連絡先}までご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準の例文

件名：展示会のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

{場所}にて開催予定の展示会についてご連絡いたします。

対象者は、{対象者}です。

開催日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

申込期限は、{締切日}です。

会場は、{場所}となります。

展示内容は、{展示内容}を予定しております。

ご来場登録は、{申込方法}にて承っております。

担当者は、{担当者名}となります。

ご不明な点がございましたら、{連絡先}までお願いいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

簡潔な例文

件名：展示会開催のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

展示会開催についてご案内いたします。

対象者：{対象者}

日時：{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}

期限：{締切日}

場所：{場所}

申込方法：{申込方法}

担当者：{担当者名}

連絡先：{連絡先}

内容：{展示内容}

ご確認のほどお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別例文5パターン

展示会案内文は、開催形式や案内したい内容に応じて文面を調整すると使いやすくなります。

ここでは、実務でよくある5つの場面に合わせた例文を紹介します。

1. 新製品展示会を案内するとき

件名：新製品展示会のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

このたび、{展示内容}を中心とした新製品展示会を開催することとなりましたので、ご案内申し上げます。

対象者は、{対象者}です。

開催日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

会場は、{場所}です。

申込期限は、{締切日}です。

当日は、新製品の展示とご説明を予定しております。

ご来場をご希望の場合は、{申込方法}にてお申込みをお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点は、{連絡先}までご連絡ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

2. 自社ブース出展を案内するとき

件名：展示会出展のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、{場所}で開催される展示会に出展することとなりましたのでご案内いたします。

対象者は、{対象者}です。

開催日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

会場は、{場所}です。

弊社ブースでは、{展示内容}をご紹介予定です。

ご来場をご希望の場合は、{申込方法}にて事前登録をお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご質問がございましたら、{連絡先}までお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

3. 招待制の展示会を案内するとき

件名：招待制展示会のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたび、招待制の展示会を開催いたしますので、ご案内申し上げます。

対象者は、{対象者}です。

開催日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

会場は、{場所}です。

申込期限は、{締切日}です。

当日は、{展示内容}に加え、個別相談も承ります。

ご参加をご希望の場合は、{申込方法}にてご返信をお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点は、{連絡先}までお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

4. 展示会と相談会をあわせて案内するとき

件名：展示会および相談会開催のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

このたび、展示会にあわせて個別相談会を開催いたしますのでご案内いたします。

対象者は、{対象者}です。

開催日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

会場は、{場所}です。

展示内容は、{展示内容}です。

相談会への参加をご希望の場合は、{締切日}までに{申込方法}にてお申込みをお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明な点につきましては、{連絡先}までお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

5. 最終案内として再案内するとき

件名：展示会ご来場の最終ご案内

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

先にご案内しておりました展示会につきまして、開催日が近づいてまいりましたので再度ご案内いたします。

対象者は、{対象者}です。

開催日時は、{日付} {開始時刻}〜{終了時刻}です。

会場は、{場所}です。

来場登録期限は、{締切日}です。

当日は、{展示内容}をご紹介予定です。

ご来場を希望される場合は、{申込方法}にてお手続きをお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点は、{連絡先}までご連絡ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

NG例

展示会案内文は、丁寧に書いていても必要事項が不足すると、相手が参加しにくくなります。

ここでは避けたい例を紹介します。

NG例1：日時や場所があいまい

件名：展示会のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

近日中に展示会を開催しますのでぜひお越しください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、いつどこで開催するのか分かりません。

開催日時と会場を具体的に示す必要があります。

NG例2：申込方法が書かれていない

件名：展示会開催のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

展示会を開催いたします。

ご都合がよろしければご参加ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、どうやって参加すればよいか分かりません。

事前登録や返信方法などを明記することが大切です。

NG例3：展示内容が分からない

件名：ご案内

株式会社〇〇
〇〇様

展示会を行います。

詳細は当日ご確認ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、何が見られるのか分かりません。

展示内容や見どころを簡潔に示す必要があります。

よくあるご質問

展示会案内文で迷いやすい点をまとめます。

まとめ

展示会案内文は、展示会の開催情報を正確に伝え、相手が迷わず来場や申込みを進められるようにするための文書です。

実務では、目的、対象者、日時、期限、場所、申込方法、担当者、連絡先を明確に示すことが大切です。

書くときは、件名で展示会の案内だと分かるようにし、本文では開催日時、会場、展示内容、申込方法、問合せ先を簡潔に整理することが重要です。

今回紹介した丁寧、標準、簡潔の例文や状況別の文例を使い分ければ、展示会案内文を実務で作成しやすくなります。