顛末書(てんまつしょ)テンプレート｜顛末書の書き方と例文

顛末書テンプレートは発生した事実と対応経過を正確に整理するための型

顛末書は、業務上の問題やトラブル、不備などが発生した際に、その経過と対応内容を時系列で整理して報告するための文書です。

謝罪や反省を中心に書く始末書とは少し性質が異なり、顛末書ではまず事実関係を正確に示すことが重視されます。

会社では、誤送信、納期遅延、手続きミス、備品破損、クレーム発生など、経緯を記録として残す必要がある場面で顛末書の提出を求められることがあります。

そのたびに一から作成すると、発生日や対応内容、原因、影響範囲などが抜けやすくなります。

この記事では、顛末書テンプレートの用途、基本構成、書き方のポイント、実務で使いやすい例文をまとめて紹介します。

顛末書テンプレートの用途と使う場面

顛末書テンプレートは、問題発生から対応完了までの流れを整理し、関係者へ共有するためのひな型です。

事実確認と社内記録の両方に役立つため、一定の型を持っておくと実務で使いやすくなります。

トラブルの経緯を報告するときに使う

システム不具合、納品ミス、書類不備など、何がどのように起きたかを時系列で示す必要がある場面で使います。

読み手が経過を追いやすいことが重要です。

社内確認や管理記録として使う

顛末書は、単なる報告だけでなく、会社として問題を把握し、後から確認できるように残す役割もあります。

そのため、感情よりも事実の整理が優先されます。

取引先への影響があった場合に使う

社内ミスが取引先や顧客に影響した場合、社内向けに顛末書を作成し、対応経過を残すことがあります。

影響範囲と対応結果まで書いておくと実務的です。

再発防止の検討資料として使う

なぜ問題が起きたのか、どう対応したのかを残しておくことで、同じミスの再発防止につなげやすくなります。

改善策の検討材料としても有効です。

始末書ではなく事実経過を重視したいときに使う

顛末書は、反省文ではなく経過報告に近い文書です。

そのため、謝罪よりも、いつ何が起きてどう対処したかを明確にしたい場面に向いています。

顛末書で不足すると困る必須情報

顛末書は、経緯を確認するための文書です。

必要な項目が不足すると、問題の全体像や対応状況が分からなくなります。

• 目的：何についての顛末書なのか
• 日付：{日付} や {発生日}
• 宛先：上司、所属長、会社名、関係部署など
• 差出人：所属、氏名
• 要件：発生した問題の主題
• 経緯：発生から対応までの流れ
• 対応内容：実施した対応、結果、再発防止策
• 承認欄など：社内運用上必要な確認欄や承認欄

顛末書の基本構成と記載項目

顛末書は、経過を読み手が追いやすい形でまとめることが大切です。

必要な項目を順に押さえることで、事実関係が明確な文書になります。

1. 表題

最初に「顛末書」と明記します。

文書の種類が明確になるため、省略しないほうが実務向きです。

2. 提出先

誰に提出する文書なのかを示します。

所属長、上司、関係部署など、社内運用に合わせて記載します。

3. 作成日と作成者

作成日と所属、氏名を記載します。

後から見返した際に、いつ誰が提出した文書かが分かるようにします。

4. 発生内容

何についての顛末書なのかを簡潔に示します。

主題を最初に明確にすることで、読み手が内容を把握しやすくなります。

5. 経緯

発生日時、状況、発覚時点、対応開始までの流れを時系列で記載します。

顛末書ではこの部分が特に重要です。

6. 対応内容

問題発生後に行った対応を記載します。

誰が、何を、いつ実施したかが分かるように書くと実務的です。

7. 結果と今後の対応

現時点での結果と、再発防止や今後必要な対応を整理して記載します。

対応途中であれば、その旨も明記しておくと分かりやすくなります。

顛末書の書き方のポイント

顛末書は、感情ではなく事実経過を正確に書くことが最優先です。

読み手が状況を判断しやすい文書にするためのポイントを押さえておきましょう。

時系列を意識して書く

いつ何が起きて、どう対応したかが分かる順番で書くと、読み手が状況を追いやすくなります。

順序が乱れると、経過の理解が難しくなります。

事実と推測を分ける

確認できた事実と、原因として考えられることは分けて書くことが大切です。

顛末書では、あいまいな表現を減らすことが重要です。

謝罪や感情表現を中心にしない

顛末書は始末書と違い、反省文が主目的ではありません。

必要に応じてお詫びの一文を入れてもよいですが、中心は事実経過です。

対応内容は具体的に書く

「対応しました」だけでは不十分です。

何をどのように行ったかを書いておくと、記録として使いやすくなります。

再発防止まで整理すると実務で使いやすい

顛末書は経緯報告が中心ですが、改善策まで添えると社内共有文書として完成度が上がります。

発生内容、経緯、対応、結果の流れを押さえれば、コピペOKでも使いやすい書式になります。

見出しや項目名の例

顛末書テンプレートを作る際は、差し込みやすい項目名をそろえておくと便利です。

実務で使いやすい項目名の例をまとめます。

• 表題
• 提出日
• 宛先
• 所属
• 氏名
• 発生日
• 発生内容
• 経緯
• 原因
• 対応内容
• 結果
• 再発防止策

顛末書テンプレート3パターン

まずは、実務で流用しやすいテンプレートを紹介します。

社内運用や提出先に応じて、基本形、丁寧め、簡潔を使い分けると便利です。

基本形

表題：顛末書

提出日：{日付}
宛先：{提出先}
所属：{所属}
氏名：{氏名}

{発生日} に発生した {要件} につきまして、下記のとおり顛末をご報告申し上げます。

1. 発生内容
{発生内容}

2. 経緯
{経緯}

3. 対応内容
{対応内容}

4. 結果
{結果・現状}

5. 今後の対応
{再発防止策・今後の予定}

丁寧め

表題：顛末書

提出日：{日付}
宛先：{提出先}
所属：{所属}
氏名：{氏名}

このたび、{発生日} に発生いたしました {要件} につきまして、下記のとおり顛末をご報告申し上げます。

1. 発生内容
{発生内容}

2. 発生経緯
{経緯}

3. 原因
{原因}

4. 対応内容
{対応内容}

5. 結果
{結果・影響範囲・現状}

6. 今後の対応
{再発防止策・今後の予定}

簡潔

表題：顛末書

提出日：{日付}
氏名：{氏名}

{発生日} に {要件} が発生しました。

発生内容：{発生内容}
経緯：{経緯}
対応内容：{対応内容}
結果：{結果}
今後の対応：{今後の予定}

記入例・使用場面別の例5パターン

顛末書は、問題の種類によって書き方の重点が変わります。

ここでは、実務でよくある5つの場面に分けて記入例を紹介します。

1. 納期遅延に関する顛末書

表題：顛末書

提出日：{日付}
宛先：{提出先}
所属：{所属}
氏名：{氏名}

{発生日} に発生した納期遅延につきまして、下記のとおり顛末をご報告申し上げます。

1. 発生内容
予定していた納品日までに成果物の提出が完了しませんでした。

2. 経緯
作業工程の確認不足により、一部工程に想定以上の時間を要し、納期に遅れが生じました。

3. 対応内容
先方へ状況を報告し、納品予定日の再調整を行いました。

4. 結果
{結果} に納品を完了しております。

5. 今後の対応
工程確認の頻度を見直し、進捗管理を強化いたします。

2. 誤送信に関する顛末書

表題：顛末書

提出日：{日付}
宛先：{提出先}
所属：{所属}
氏名：{氏名}

{発生日} に発生したメール誤送信につきまして、下記のとおり顛末をご報告申し上げます。

1. 発生内容
誤った宛先へ業務メールを送信いたしました。

2. 経緯
送信前の宛先確認が不十分であったため、誤送信が発生しました。

3. 対応内容
誤送信先へ削除の依頼を行い、関係者へ報告のうえ、正しい宛先へ再送いたしました。

4. 結果
誤送信先から削除対応済みの連絡を受けております。

5. 今後の対応
送信前の宛先確認を二重で行う運用に改めます。

3. 手続きミスに関する顛末書

表題：顛末書

提出日：{日付}
宛先：{提出先}
所属：{所属}
氏名：{氏名}

{発生日} に判明した手続きミスにつきまして、下記のとおり顛末をご報告申し上げます。

1. 発生内容
必要な申請手続きが期限内に完了しておりませんでした。

2. 経緯
申請期限の確認不足により、必要な処理が未実施のままとなっていました。

3. 対応内容
発覚後ただちに手続きを進め、関係部署へ状況共有を行いました。

4. 結果
現在は必要な申請処理が完了しております。

5. 今後の対応
手続き一覧と期限管理表を作成し、事前確認を徹底いたします。

4. 備品破損に関する顛末書

表題：顛末書

提出日：{日付}
宛先：{提出先}
所属：{所属}
氏名：{氏名}

{発生日} に発生した備品破損につきまして、下記のとおり顛末をご報告申し上げます。

1. 発生内容
業務中に会社備品を破損いたしました。

2. 経緯
使用時の確認不足により、適切でない方法で操作したことが原因です。

3. 対応内容
直ちに上司へ報告し、使用停止措置と代替備品の手配を行いました。

4. 結果
対象備品は修理対応または交換手配中です。

5. 今後の対応
使用手順を再確認し、取扱前の点検を徹底いたします。

5. クレーム発生に関する顛末書

表題：顛末書

提出日：{日付}
宛先：{提出先}
所属：{所属}
氏名：{氏名}

{発生日} に発生したクレーム対応につきまして、下記のとおり顛末をご報告申し上げます。

1. 発生内容
顧客より当社対応に関するご指摘を受けました。

2. 経緯
事前案内が不十分であったことにより、認識違いが生じておりました。

3. 対応内容
顧客へ状況説明とお詫びを行い、必要な訂正対応を実施いたしました。

4. 結果
顧客には対応内容をご確認いただき、現時点では収束しております。

5. 今後の対応
案内内容の見直しと確認体制の強化を進めてまいります。

顛末書テンプレートのNG例

顛末書は、経過報告の文書であるため、事実関係が曖昧だと使いにくくなります。

ここでは避けたい例を紹介します。

NG例1：感情や謝罪だけで経緯が分からない

表題：顛末書

大変申し訳ありませんでした。
今後は十分注意します。
反省しております。

この例は謝罪の気持ちは見えますが、何が起きたのかが分かりません。

顛末書では、まず発生内容と経緯を書く必要があります。

NG例2：事実があいまいで日時や対象がない

表題：顛末書

ミスが発生しました。
その後対応しました。
現在は大丈夫です。

この例では、いつ、何に対して、どのようなミスが起きたのかが分かりません。

発生日、発生内容、対応結果まで具体的に示すことが必要です。

NG例3：今後の対応が書かれていない

表題：顛末書

問題が発生しましたが、対応して終了しました。
以上です。

この例は経過が簡略すぎて、再発防止や今後の管理が見えません。

顛末書では、必要に応じて改善策まで整理すると実務向きです。

よくあるご質問

顛末書テンプレートについて、よくある疑問をまとめます。

まとめ

顛末書テンプレートは、業務上の問題やトラブルについて、発生から対応までの経過を正確に整理して共有するための実用的な型です。

目的、日付、宛先、要件、経緯、対応内容を押さえて書けば、後から見返しても分かりやすい文書に整えやすくなります。

とくに、時系列を意識すること、事実と推測を分けること、対応内容を具体的に書くこと、必要に応じて再発防止策まで添えることが重要です。

今回紹介した基本形、丁寧め、簡潔のテンプレートや使用場面別の例を使い分ければ、顛末書を落ち着いて作成しやすくなります。

顛末書の文面に迷ったときは、まず何が起きたかを時系列で整理し、その後に対応と結果を加える形から組み立てると、実務で使いやすい文章にまとまりやすくなります。