稟議書テンプレート｜稟議書（りんぎしょ）の書き方と例文

稟議書は、社内で承認を得るために使う重要な書式です。

備品の購入や外注の依頼、契約の締結など、会社として判断が必要な事項を整理して申請する場面で使われます。

口頭だけで進めると、目的や金額、必要性が伝わりにくくなります。

そのため、稟議書では目的・日付・宛先・差出人・要件・経緯・対応内容・承認欄などの必須情報を明確にし、誰が見ても判断しやすい形に整えることが大切です。

この記事では、稟議書の用途、基本構成、書き方のポイント、実務で流用しやすいテンプレート例と記入例をまとめて紹介します。

稟議書の用途と使う場面

稟議書は、申請内容を正式に社内へ回し、承認を受けるための文書です。

担当者が必要だと考える事項について、理由や費用、期待される効果を整理し、上長や関係部署に判断してもらう役割があります。

よく使われる場面は次のとおりです。

• 備品や設備の購入申請をするとき
• 外部業者への発注や外注申請をするとき
• 契約の締結や更新の承認を得るとき
• 研修やセミナーへの参加申請をするとき
• 社内制度や運用変更について承認を求めるとき

稟議書は単なる申請用紙ではありません。

申請の背景や必要性を整理し、承認者が短時間で判断できるようにするための書式です。

稟議書に不足すると困る必須情報

稟議書は自由に書けるようでいて、抜けがあると差し戻しになりやすい文書です。

特に次の情報は、最初から明記しておく必要があります。

• 日付：申請日や起案日
• 宛先：承認者や決裁権者の役職名
• 差出人：所属部署、氏名
• 要件：何について承認を求めるのか
• 目的：なぜ必要なのか
• 経緯：申請に至った背景
• 対応内容：購入、契約、実施など具体的な内容
• 金額：費用や予算の内訳
• 実施予定日：導入日や契約開始日など
• 効果：業務改善、費用削減、品質向上など
• 添付資料：見積書、提案書、比較表など
• 承認欄：確認者、承認者、決裁者の記入欄

これらが欠けると、承認者が内容を判断できません。

とくに目的と経緯が薄いと、必要性が伝わりにくくなります。

稟議書の基本構成と記載項目

稟議書は長く書く必要はありませんが、項目の順番を整えると読みやすくなります。

一般的な構成は次の流れです。

件名・申請内容

最初に何の稟議なのかを明確にします。

「ノートパソコン購入申請の件」のように、要件が一目で分かる件名にすると確認しやすくなります。

宛先・差出人

誰に承認を求めるのか、誰が申請しているのかを明記します。

部署名、役職、氏名まで入れると正式な文書として整います。

申請目的

なぜこの申請が必要なのかを書きます。

業務上の必要性や改善したい課題を短くまとめると伝わりやすくなります。

申請理由・経緯

申請に至った背景を記載します。

現状の問題点やこれまでの経緯を入れることで、承認者が判断しやすくなります。

具体的な内容

購入する物、依頼する業務、契約内容、参加研修など、申請対象を具体的に書きます。

数量、期間、仕様、対象範囲なども必要に応じて記載します。

費用・予算

金額と内訳を明記します。

見積書がある場合は添付資料として記載し、予算内かどうかも示すと実務的です。

実施予定日・希望日程

いつ実施するのかを書きます。

導入日、契約開始日、研修参加日など、予定時期が分かるようにします。

期待される効果

承認されることでどのような成果が見込めるのかを簡潔に記載します。

作業時間の短縮や品質向上など、判断材料になる内容を入れると効果的です。

承認欄

確認、承認、決裁の欄を設けます。

申請の流れが明確になり、後から確認しやすくなります。

見出しや項目名の例

稟議書で使いやすい見出しや項目名をまとめます。

社内様式を作るときや、既存フォーマットを整えるときの参考になります。

• 件名
• 起案日
• 申請部署
• 申請者氏名
• 申請先
• 申請目的
• 申請理由
• 現状と課題
• 申請内容
• 費用・予算
• 実施予定日
• 承認欄

稟議書の書き方のポイント

稟議書は、承認者が短時間で判断できることが大切です。

内容を盛り込みすぎるより、判断に必要な情報を整理して書くほうが通りやすくなります。

目的を最初に明確にする

何のための申請かが曖昧だと、内容を最後まで読まなければならなくなります。

冒頭で申請目的をはっきり書くと、文書全体が分かりやすくなります。

現状の課題と必要性をセットで書く

「必要です」だけでは説得力が弱くなります。

現状で困っている点と、それを解消するために何が必要かを続けて書くと判断しやすくなります。

費用だけでなく効果も添える

支出がある申請では、金額だけでなく得られる効果も重要です。

業務効率、時間削減、品質維持など、承認の根拠になる内容を入れます。

数字や日程を曖昧にしない

「近日中」「ある程度」などの表現は避けます。

金額、数量、期間、予定日を具体的に書くことで、後の行き違いを防げます。

長文にせず要点を絞る

説明が長すぎると、かえって意図がぼやけます。

コピペOKのひな形を使う場合でも、その案件に必要な理由や条件だけは具体的に入れることが大切です。

添付資料の有無を明記する

見積書や比較表があるなら、本文だけで終わらせず添付資料として示します。

判断材料がそろっていると、確認も進めやすくなります。

稟議書テンプレート3パターン

ここでは、実務で使いやすい稟議書のテンプレートを3つ紹介します。

用途や社内の文化に合わせて、基本形、丁寧め、簡潔の形で使い分けてください。

基本形の稟議書テンプレート

件名：{申請内容}に関する稟議書

起案日：{日付}
宛先：{承認者役職} {承認者名}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}

【申請目的】
{申請の目的}

【申請理由・経緯】
{申請に至った背景や現状の課題}

【申請内容】
{購入内容・契約内容・実施内容など}

【費用・予算】
{金額}
{内訳}
{予算区分}

【実施予定日】
{実施予定日}

【期待される効果】
{導入や実施によって見込まれる効果}

【添付資料】
{見積書・比較表・提案書など}

【承認欄】
申請者：
所属長：
部門長：
決裁者：

丁寧めの稟議書テンプレート

件名：{申請内容}承認のお願い

起案日：{日付}
宛先：{承認者役職} {承認者名}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}

下記の件につきまして、承認をお願いしたく申請いたします。

【申請目的】
{目的}

【申請理由】
{背景、必要性、現在の課題}

【詳細内容】
{具体的な内容}

【費用】
{金額および内訳}

【実施予定】
{予定日、期間}

【期待効果】
{効果}

【備考】
{補足事項}

【添付資料】
{添付資料名}

【承認欄】
申請者：
確認者：
承認者：
決裁者：

簡潔な稟議書テンプレート

件名：{申請内容}の件

起案日：{日付}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}

【目的】
{目的}

【内容】
{申請内容}

【理由】
{理由}

【費用】
{金額}

【実施日】
{予定日}

【承認欄】
申請者：
承認者：
決裁者：

使用場面別の記入例5パターン

稟議書は、申請内容によって書くべき情報が少し変わります。

ここでは、実務でよくある5つの場面に分けて記入例を紹介します。

1. 購入申請の稟議書例

件名：業務用ノートパソコン購入申請の件

起案日：{日付}
宛先：総務部長 {承認者名}
申請部署：営業部
申請者：{氏名}

【申請目的】
営業担当者の外出先業務を円滑に進めるため

【申請理由・経緯】
現在使用中の端末が老朽化しており、起動不良や動作遅延が発生しているため

【申請内容】
業務用ノートパソコン1台を購入する

【費用・予算】
{金額}
内訳：本体、設定費用
予算区分：営業部備品費

【実施予定日】
{実施予定日}

【期待される効果】
外出先での資料提示や報告業務を円滑に行えるようになる

【添付資料】
見積書1通

【承認欄】
申請者：
所属長：
部門長：
決裁者：

2. 外注申請の稟議書例

件名：資料作成業務の外注申請について

起案日：{日付}
宛先：部門長 {承認者名}
申請部署：企画部
申請者：{氏名}

【申請目的】
社内リソース不足を補い、納期内に提案資料を完成させるため

【申請理由・経緯】
案件集中により社内対応が難しく、既定納期までの仕上げが困難な状況であるため

【申請内容】
提案資料デザイン業務を外部業者へ委託する

【費用・予算】
{金額}
予算区分：案件別外注費

【実施予定日】
{実施予定日}

【期待される効果】
納期遅延を防ぎ、提案品質を維持できる

【添付資料】
見積書、委託内容一覧

【承認欄】
申請者：
所属長：
部門長：
決裁者：

3. 契約申請の稟議書例

件名：業務委託契約締結申請の件

起案日：{日付}
宛先：管理部長 {承認者名}
申請部署：管理部
申請者：{氏名}

【申請目的】
定期的な保守業務を安定的に実施するため

【申請理由・経緯】
現行契約の更新時期を迎えるため、継続委託に関する承認を得たい

【申請内容】
{取引先名}との業務委託契約を締結する

【費用・予算】
月額{金額}
年間予定額{金額}

【実施予定日】
{契約開始日}

【期待される効果】
継続的な保守対応により、社内システムの安定運用を図れる

【添付資料】
契約書案、見積書

【承認欄】
申請者：
確認者：
承認者：
決裁者：

4. 備品導入の稟議書例

件名：会議室用モニター導入申請の件

起案日：{日付}
宛先：総務課長 {承認者名}
申請部署：総務課
申請者：{氏名}

【申請目的】
会議資料の共有を円滑にするため

【申請理由・経緯】
現状は紙資料配布が中心であり、会議準備と修正対応に時間を要しているため

【申請内容】
会議室に大型モニター1台を導入する

【費用・予算】
{金額}
設置費含む

【実施予定日】
{実施予定日}

【期待される効果】
資料共有の効率化と紙使用量の削減が見込まれる

【添付資料】
見積書、製品仕様書

【承認欄】
申請者：
所属長：
承認者：
決裁者：

5. 研修参加の稟議書例

件名：外部研修参加申請の件

起案日：{日付}
宛先：部長 {承認者名}
申請部署：人事部
申請者：{氏名}

【申請目的】
担当業務に必要な知識を習得し、実務へ反映するため

【申請理由・経緯】
法改正対応に関する実務知識の強化が必要であるため

【申請内容】
{研修名}へ参加する
参加者：{氏名}
開催日：{開催日}

【費用・予算】
受講料{金額}
交通費{金額}

【実施予定日】
{開催日}

【期待される効果】
最新知識を業務に反映し、対応精度の向上が見込まれる

【添付資料】
研修案内、参加要項

【承認欄】
申請者：
所属長：
承認者：
決裁者：

NG例

稟議書は形式が整っていても、内容が曖昧だと通りにくくなります。

ここでは避けたい書き方を紹介します。

NG例1：目的が曖昧で必要性が伝わらない

件名：備品購入の件

【目的】
必要なため

【内容】
パソコンを購入したい

【費用】
{金額}

この例では、なぜ必要なのかが分かりません。

現状の課題や使用目的がないため、承認者が判断しにくい内容です。

NG例2：費用や日程が抜けている

件名：研修参加申請

【目的】
知識向上のため

【内容】
外部研修に参加したい

【理由】
業務に必要だから

この例では、いつ参加するのか、いくらかかるのかが分かりません。

稟議書では金額や予定日など、判断に必要な情報を省かないことが大切です。

NG例3：説明が長く要点が見えない

件名：契約の件

【理由】
以前からいろいろと検討しており、社内でもたびたび話題に上がっていたため、
今回あらためて契約について考えた結果、必要ではないかと思い申請します。
詳細は別途共有予定です。

この例は、何の契約で何を承認してほしいのかが見えにくくなっています。

要件、目的、金額、開始時期を整理して簡潔に示すほうが実務向きです。

よくあるご質問

稟議書についてよくある疑問をまとめます。

まとめ

稟議書は、社内で承認を得るために必要な情報を整理して伝える書式です。

備品購入、外注申請、契約申請、設備導入、研修参加など、さまざまな場面で使われます。

書くときは、目的、日付、宛先、差出人、要件、経緯、対応内容、費用、実施予定日、承認欄などの必須情報を漏れなく入れることが大切です。

また、現状の課題と必要性を明確にし、費用だけでなく期待される効果も簡潔に示すと、判断しやすい稟議書になります。

今回紹介した基本形、丁寧め、簡潔のテンプレートや、使用場面別の記入例を使い分けることで、実務で使いやすい稟議書を作成しやすくなります。