申請書テンプレート｜社内申請書の書き方

申請書は、社内で必要な許可や承認を得るために使う基本的な書式です。

備品購入、休暇取得、経費精算、各種手続きなど、会社ではさまざまな場面で申請書を使います。

口頭だけで依頼すると内容が曖昧になりやすく、後から確認しにくくなることがあります。

そのため、申請書では必要事項を整理し、誰が見ても内容を判断しやすい形で提出することが大切です。

特に、目的・日付・宛先・差出人・要件・経緯・対応内容・承認欄など、不足すると困る情報は最初から明示しておく必要があります。

この記事では、社内申請書の用途、基本構成、書き方のポイント、実務で使いやすいテンプレート例と記入例をまとめて紹介します。

申請書の用途と使う場面

申請書は、社内で何らかの対応や承認を求めるときに提出する文書です。

申請する内容を文書で残すことで、判断基準をそろえやすくなり、処理の流れも明確になります。

とくに社内では、申請内容によって関係部署や承認者が異なるため、必要な情報が整理された申請書があると実務が進めやすくなります。

申請書が使われる場面の例は次のとおりです。

• 休暇や欠勤の申請をするとき
• 備品や設備の購入を申請するとき
• 出張や外出の許可を得るとき
• 経費精算や立替金の処理を依頼するとき
• 社内制度の利用や変更を申請するとき

申請書は、単にお願いを伝える文書ではありません。

必要な内容を整理し、承認者や担当部署が適切に判断できるようにするための書式です。

申請書で不足すると困る必須情報

申請書は内容が簡潔でも問題ありませんが、必要事項が抜けると差し戻しや確認の手間が発生します。

そのため、最初から次の情報を入れておくことが大切です。

• 目的：何のための申請か
• 日付：申請日や実施希望日
• 宛先：承認者や担当部署
• 差出人：申請者の部署名と氏名
• 要件：申請したい事項の名称
• 経緯：申請に至った背景や理由
• 対応内容：承認後に行ってほしい処理や実施内容
• 期間：開始日と終了日がある場合の期間
• 費用：金額が発生する場合の内訳
• 添付資料：見積書、領収書、案内資料など
• 連絡先：確認が必要な場合の連絡先
• 承認欄：上長や担当部署の確認欄

とくに社内申請書では、何を申請しているのかと、なぜ必要なのかが分からないと処理が進みません。

必要性と対応内容を短く整理して書くことが重要です。

申請書の基本構成と記載項目

申請書は、決まった流れで書くと分かりやすくなります。

読み手が確認しやすい順番で記載することが大切です。

件名

最初に申請内容が分かる件名を入れます。

「備品購入申請書」「出張申請書」など、要件が一目で分かる表現にすると見やすくなります。

宛先

誰に向けた申請なのかを明確にします。

部署名や役職名まで入れると正式な文書として整います。

申請者情報

申請した人が分かるように、所属部署と氏名を記載します。

連絡が必要な場合に備え、内線番号やメールアドレスを添えることもあります。

申請日

いつ申請したのかを書きます。

処理日や承認日と区別しやすくなるため、申請日は必ず明記しておきます。

申請目的

なぜこの申請が必要なのかを示します。

承認の判断材料になるため、短くても目的は入れておく必要があります。

申請理由・経緯

申請に至った事情や背景を記載します。

社内事情や現状の課題がある場合は、必要な範囲で簡潔に触れます。

申請内容

具体的に何を申請するのかを記載します。

対象物、期間、回数、数量など、実務に必要な条件もここで示します。

費用や対象期間

金額や期間が関係する申請では、必ず記載しておきます。

処理や承認の判断に必要な要素です。

対応内容

承認後に何をしてほしいのかを明確にします。

支給、手配、登録変更など、担当部署が動ける形にすると実務的です。

承認欄

確認者や承認者の欄を設けます。

社内の運用に合わせて、申請者、所属長、担当部署などを並べると使いやすくなります。

見出しや項目名の例

申請書で使いやすい見出しや項目名をまとめます。

社内書式を作成するときにも使いやすい内容です。

• 件名
• 申請日
• 宛先
• 申請部署
• 申請者氏名
• 申請目的
• 申請理由
• 申請内容
• 対象期間
• 費用内訳
• 添付資料
• 承認欄

申請書の書き方のポイント

申請書は、短くても必要な情報がそろっていることが重要です。

読み手が確認しやすい文面に整えると、処理も進みやすくなります。

申請内容を最初に分かるようにする

何の申請なのかが曖昧だと、確認に時間がかかります。

件名と申請内容で要件がすぐ分かるようにすると実務で使いやすくなります。

理由は簡潔でも具体的に書く

「必要なため」だけでは判断しにくくなります。

現状の事情や必要性を一文でもよいので具体的に書くことが大切です。

数字や日付を曖昧にしない

金額、期間、希望日などは具体的に示します。

曖昧な表現を避けることで、後の確認や差し戻しを減らせます。

対応してほしい内容を明確にする

承認だけでなく、その後に必要な処理がある場合は書いておきます。

担当部署が動きやすい申請書になります。

必要な添付資料を忘れない

見積書や領収書などが必要な申請では、本文だけで済ませないことが大切です。

資料の有無で処理速度が変わることがあります。

社内用に整った形で提出する

内容が正しくても、体裁が崩れていると読みにくくなります。

コピペOKのひな形を使う場合でも、部署名、宛先、理由、日付などは申請内容に合わせて正確に直す必要があります。

申請書テンプレート3パターン

ここでは、実務で流用しやすい申請書テンプレートを3つ紹介します。

社内の運用や申請内容に合わせて使い分けてください。

基本形の申請書テンプレート

件名：{申請内容}申請書

申請日：{日付}
宛先：{宛先}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}
連絡先：{連絡先}

【申請目的】
{申請目的}

【申請理由・経緯】
{申請理由や背景}

【申請内容】
{具体的な申請内容}

【対象期間・実施日】
{対象期間または実施日}

【費用】
{金額や内訳}

【対応内容】
{承認後に必要な対応内容}

【添付資料】
{添付資料名}

【承認欄】
申請者：
所属長：
担当部署：
承認者：

丁寧めの申請書テンプレート

件名：{申請内容}に関する申請書

申請日：{日付}
宛先：{宛先}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}

下記の件につきまして、申請いたします。

【申請目的】
{目的}

【申請理由】
{理由}

【申請内容】
{内容}

【実施希望日または対象期間】
{日付または期間}

【費用等】
{費用の有無や内訳}

【対応依頼内容】
{対応してほしい内容}

【添付資料】
{資料名}

【承認欄】
申請者：
確認者：
承認者：

簡潔な申請書テンプレート

件名：{申請内容}の件

申請日：{日付}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}
宛先：{宛先}

【目的】
{目的}

【内容】
{申請内容}

【理由】
{理由}

【期間・日付】
{期間または日付}

【承認欄】
申請者：
承認者：

使用場面別の記入例5パターン

申請書は、申請内容によって書くべき項目が少し変わります。

ここでは、社内でよく使う5つの場面に分けて記入例を紹介します。

1. 備品購入申請書の例

件名：業務用プリンター購入申請書

申請日：{日付}
宛先：総務部長 {宛先名}
申請部署：総務部
申請者：{氏名}
連絡先：{連絡先}

【申請目的】
印刷業務の効率化のため

【申請理由・経緯】
現在使用中の機器が故障しやすく、業務に支障が出ているため

【申請内容】
業務用プリンター1台の購入を申請いたします

【対象期間・実施日】
導入希望日：{日付}

【費用】
本体価格{金額}
設置費{金額}

【対応内容】
承認後、総務部にて購入手配をお願いしたい

【添付資料】
見積書1通

【承認欄】
申請者：
所属長：
担当部署：
承認者：

2. 出張申請書の例

件名：出張申請書

申請日：{日付}
宛先：営業部長 {宛先名}
申請部署：営業部
申請者：{氏名}
連絡先：{連絡先}

【申請目的】
取引先訪問および商談実施のため

【申請理由・経緯】
新規案件に関する打ち合わせが必要となったため

【申請内容】
{訪問先}への出張を申請いたします

【対象期間・実施日】
{日付}～{日付}

【費用】
交通費{金額}
宿泊費{金額}

【対応内容】
出張許可および交通費処理の承認をお願いしたい

【添付資料】
訪問予定表

【承認欄】
申請者：
所属長：
承認者：

3. 休暇申請書の例

件名：有給休暇申請書

申請日：{日付}
宛先：所属長 {宛先名}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}
連絡先：{連絡先}

【申請目的】
有給休暇取得のため

【申請理由・経緯】
私用のため

【申請内容】
有給休暇1日の取得を申請いたします

【対象期間・実施日】
取得日：{日付}

【費用】
なし

【対応内容】
勤怠登録および承認をお願いしたい

【添付資料】
なし

【承認欄】
申請者：
所属長：
承認者：

4. 経費精算申請書の例

件名：立替経費精算申請書

申請日：{日付}
宛先：経理課 {宛先名}
申請部署：{部署名}
申請者：{氏名}
連絡先：{連絡先}

【申請目的】
業務に伴う立替経費の精算のため

【申請理由・経緯】
取引先訪問時の交通費を立替払いしたため

【申請内容】
交通費の精算を申請いたします

【対象期間・実施日】
利用日：{日付}

【費用】
電車代{金額}
バス代{金額}

【対応内容】
精算処理をお願いしたい

【添付資料】
領収書、訪問記録

【承認欄】
申請者：
所属長：
経理担当：
承認者：

5. 社内研修参加申請書の例

件名：社外研修参加申請書

申請日：{日付}
宛先：部門長 {宛先名}
申請部署：人事部
申請者：{氏名}
連絡先：{連絡先}

【申請目的】
担当業務に必要な知識習得のため

【申請理由・経緯】
法改正対応に関する知識を強化する必要があるため

【申請内容】
{研修名}への参加を申請いたします

【対象期間・実施日】
開催日：{日付}

【費用】
受講料{金額}
交通費{金額}

【対応内容】
参加承認および費用処理の承認をお願いしたい

【添付資料】
研修案内資料

【承認欄】
申請者：
所属長：
承認者：

NG例

申請書は形式だけ整っていても、内容が曖昧だと差し戻しになりやすくなります。

ここでは避けたい書き方を紹介します。

NG例1：理由が曖昧で必要性が伝わらない

件名：購入申請書

【目的】
必要なため

【内容】
備品を購入したい

この例では、何が必要で、なぜ必要なのかが分かりません。

対象や用途、背景を一言でも入れる必要があります。

NG例2：日付や期間が書かれていない

件名：休暇申請書

【目的】
休暇取得のため

【内容】
休みを取りたい

この例では、いつ休むのかが分からず処理できません。

申請日や取得日などの基本情報は必ず必要です。

NG例3：対応内容が不明確

件名：経費申請書

【理由】
立替払いしたため

【内容】
精算をお願いします

この例では、何の費用を、いくら精算するのかが不明です。

金額や内訳、添付資料までそろえると処理しやすくなります。

よくあるご質問

申請書についてよくある疑問をまとめます。

まとめ

申請書は、社内で必要な許可や処理を求めるための基本的な書式です。

目的、日付、宛先、差出人、要件、経緯、対応内容、承認欄などの必須情報を整理して記載することで、承認者や担当部署が判断しやすくなります。

書くときは、何を申請するのかを明確にし、理由を簡潔でも具体的に示し、金額や期間などの条件を曖昧にしないことが重要です。

今回紹介した基本形、丁寧め、簡潔のテンプレートや、備品購入、出張、休暇、経費精算、研修参加の記入例を使い分ければ、実務で使いやすい社内申請書を作成しやすくなります。