依頼書テンプレート｜依頼書の書き方と例文

依頼書は、相手に正式に依頼内容を伝えるための文書です。

口頭や口約束でも依頼はできますが、内容や期限が曖昧になると、後から認識違いが起こりやすくなります。

そのため、依頼事項を文書で整理して伝えることで、相手に内容を正確に理解してもらいやすくなります。

特に社内外で使う依頼書では、目的・日付・宛先・差出人・要件・経緯・対応内容・承認欄など、後から確認が必要になる情報を明示しておくことが大切です。

この記事では、依頼書の用途、基本構成、書き方のポイント、実務で使いやすいテンプレート例と使用場面別の例文をまとめて紹介します。

依頼書の用途と使う場面

依頼書は、相手に何かをお願いするときに使う書式です。

単なる連絡文ではなく、依頼の内容、理由、期限、対応してほしい事項を整理して伝える役割があります。

依頼内容を文書で残しておくと、相手に確認してもらいやすくなり、社内共有や進行管理にも役立ちます。

依頼書が使われる主な場面は次のとおりです。

• 資料作成やデータ提出を依頼するとき
• 社内の他部署へ対応をお願いするとき
• 取引先へ業務協力を依頼するとき
• 見積書や書類の発行を依頼するとき
• 設備点検や修理対応を依頼するとき

依頼書はお願いの気持ちを示すだけでなく、相手が動きやすい形に内容を整理するための文書でもあります。

依頼書で不足すると困る必須情報

依頼書は短い文面でも使えますが、必要な情報が抜けると相手が対応しにくくなります。

とくに次の情報は、最初から入れておくことが大切です。

• 目的：なぜ依頼するのか
• 日付：作成日や依頼日
• 宛先：依頼先の会社名、部署名、担当者名
• 差出人：依頼元の会社名、部署名、氏名
• 要件：何を依頼するのか
• 経緯：依頼に至った背景や事情
• 対応内容：具体的にしてほしい作業や提出物
• 期限：いつまでに対応してほしいか
• 対象範囲：数量、期間、対象案件など
• 添付資料：仕様書、見本、参考資料など
• 連絡先：確認先や問い合わせ先
• 承認欄：社内運用で必要な場合の確認欄

依頼書は、読んだ相手がすぐに行動できる内容であることが重要です。

そのため、曖昧な表現を避け、必要事項を整理して示す必要があります。

依頼書の基本構成と記載項目

依頼書は、一定の順番で書くと読みやすくなります。

相手が確認しやすい流れで構成すると、実務で使いやすい文書になります。

件名

まず、何の依頼書なのかが分かる件名を付けます。

「資料提出のお願い」「修理対応依頼書」のように、内容が一目で分かる表現にすると親切です。

宛先

依頼する相手を明確に記載します。

会社名、部署名、担当者名を正しく書くことで、正式な文書として整います。

差出人

誰からの依頼なのかを記載します。

所属や氏名が分かると、相手が連絡しやすくなります。

依頼の目的

なぜこの依頼が必要なのかを簡潔に示します。

目的があると、相手も依頼の重要性を把握しやすくなります。

依頼理由・経緯

依頼に至った背景を補足します。

状況を共有することで、相手に協力してもらいやすくなります。

依頼内容

具体的に何をしてほしいのかを書きます。

作業内容、提出物、対象範囲などを明確にすることが大切です。

希望期限

いつまでに対応してほしいかを記載します。

期限がないと優先順位がつけにくくなるため、明示したほうが実務向きです。

添付資料

必要に応じて参考資料を添付します。

仕様書や見本がある場合は、本文内でも分かるようにしておくと親切です。

結び

最後に協力へのお願いとお礼を簡潔に書きます。

丁寧さを保ちながら、読みやすく締めることが大切です。

承認欄

社内依頼書などで必要な場合は、確認者や承認者の欄を設けます。

運用に合わせて入れると管理しやすくなります。

見出しや項目名の例

依頼書で使いやすい見出しや項目名をまとめます。

社内様式や共通書式を作るときの参考にもなります。

• 件名
• 依頼日
• 宛先
• 差出人
• 依頼目的
• 依頼理由
• 依頼内容
• 対象範囲
• 希望期限
• 添付資料
• 連絡先
• 承認欄

依頼書の書き方のポイント

依頼書は、相手が内容を正しく理解し、迷わず対応できることが大切です。

お願いの文書である以上、丁寧さと分かりやすさの両方が必要になります。

件名で依頼内容を明確にする

件名が曖昧だと、何の文書かすぐに伝わりません。

件名の段階で要件を示すと、相手に確認してもらいやすくなります。

依頼の理由を簡潔に伝える

ただお願いするだけでは、必要性が伝わりにくいことがあります。

なぜその依頼が必要なのかを一文でも入れると、相手が対応しやすくなります。

依頼内容を具体的に書く

「ご対応ください」だけでは、何をすればよいか分かりません。

提出物、作業内容、対象範囲などを具体的に示すことが大切です。

期限はできるだけ明記する

期限がない依頼は、後回しになりやすくなります。

対応希望日や提出期限を明示すると、実務で動きやすくなります。

相手への配慮を入れる

一方的な表現ではなく、相手の都合に配慮した言い回しが必要です。

無理のない範囲でご対応をお願いする形にすると、印象がやわらかくなります。

体裁を整えて提出する

内容が正しくても、まとまりがない文面だと読みにくくなります。

コピペOKのひな形を使う場合でも、宛先、依頼内容、期限、添付資料の有無は案件ごとに正確に調整することが重要です。

依頼書テンプレート3パターン

ここでは、実務で流用しやすい依頼書テンプレートを3つ紹介します。

用途や相手との関係に合わせて使い分けてください。

基本形の依頼書テンプレート

件名：{依頼内容}のお願い

{宛先}
{部署名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
{差出人部署名}
{差出人氏名}

【依頼目的】
{依頼の目的}

【依頼理由・経緯】
{依頼に至った背景や事情}

【依頼内容】
{具体的な依頼内容}

【対象範囲】
{数量、対象案件、対象期間など}

【希望期限】
{日付}

【添付資料】
{添付資料名}

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご確認のうえご対応をお願い申し上げます。

以上

丁寧めの依頼書テンプレート

件名：{依頼内容}に関するお願い

{宛先}
{部署名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
{差出人部署名}
{差出人氏名}

平素よりお世話になっております。
下記の件につきまして、ご対応をお願いしたくご連絡申し上げます。

【依頼目的】
{目的}

【依頼理由】
{理由や背景}

【依頼内容】
{内容}

【ご対応希望日】
{日付}

【添付資料】
{資料名}

ご多用のところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

以上

簡潔な依頼書テンプレート

件名：{依頼内容}の件

{宛先} {担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
{差出人氏名}

【目的】
{目的}

【依頼内容】
{内容}

【期限】
{日付}

【連絡先】
{連絡先}

よろしくお願いいたします。

使用場面別の例文5パターン

依頼書は、依頼する内容によって文面の作り方が少し変わります。

ここでは、実務でよく使う5つの場面に分けて例文を紹介します。

1. 資料提出を依頼するときの依頼書

件名：売上資料ご提出のお願い

営業部
{担当者名} 様

{日付}

管理部
{差出人氏名}

【依頼目的】
月次報告資料を作成するため

【依頼理由・経緯】
月末の集計作業にあたり、各部門の売上資料を取りまとめる必要があるため

【依頼内容】
当月分の売上実績資料をご提出くださいますようお願いいたします

【対象範囲】
{対象月}分の売上実績

【希望期限】
{日付}

【添付資料】
提出形式見本

ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

2. 他部署へ対応を依頼するときの依頼書

件名：会議室設備点検のお願い

総務部
{担当者名} 様

{日付}

企画部
{差出人氏名}

【依頼目的】
来週実施予定の社内説明会に備えるため

【依頼理由・経緯】
説明会で使用する会議室の映像機器に不具合が見られるため

【依頼内容】
会議室内のモニターおよび接続機器の点検をお願いいたします

【対象範囲】
第2会議室の設備一式

【希望期限】
{日付}

【添付資料】
不具合内容メモ

お手数をおかけいたしますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。

3. 取引先へ見積書発行を依頼するときの依頼書

件名：見積書ご発行のお願い

{取引先会社名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
{差出人部署名}
{差出人氏名}

【依頼目的】
社内検討資料を整えるため

【依頼理由・経緯】
導入予定機器の比較検討を進めているため

【依頼内容】
対象機器に関する見積書をご発行くださいますようお願いいたします

【対象範囲】
{機器名} 一式

【希望期限】
{日付}

【添付資料】
仕様確認資料

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

4. 修理対応を依頼するときの依頼書

件名：設備修理対応のお願い

{依頼先会社名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
総務課
{差出人氏名}

【依頼目的】
業務への影響を防ぐため

【依頼理由・経緯】
事務所内の空調設備が正常に作動せず、執務環境に支障が出ているため

【依頼内容】
空調設備の点検および必要な修理対応をお願いいたします

【対象範囲】
本社3階事務所内空調設備

【希望期限】
{日付}

【添付資料】
不具合状況写真

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

5. 書類作成を依頼するときの依頼書

件名：契約関連書類作成のお願い

法務部
{担当者名} 様

{日付}

営業部
{差出人氏名}

【依頼目的】
新規取引開始に向けた準備のため

【依頼理由・経緯】
取引先との契約締結日が近づいており、必要書類の準備を進める必要があるため

【依頼内容】
秘密保持契約書および取引基本契約書の作成をお願いいたします

【対象範囲】
{取引先会社名}との新規取引案件

【希望期限】
{日付}

【添付資料】
取引概要資料

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

NG例

依頼書は丁寧に見えても、内容が曖昧だと相手が対応しづらくなります。

ここでは避けたい例を紹介します。

NG例1：依頼内容が曖昧

件名：お願い

{担当者名} 様

資料をお願いします。
早めに対応してください。

この例では、何の資料を、いつまでに、どのような形式で必要なのか分かりません。

依頼書では、内容と期限を具体的に示す必要があります。

NG例2：理由がなく一方的

件名：修理依頼

すぐに対応してください。
以上です。

この例は理由も背景もなく、一方的な印象になります。

相手に事情を共有し、協力をお願いする形に整えることが大切です。

NG例3：宛先や差出人がない

件名：書類作成依頼

契約書の作成をお願いします。
期限は{日付}です。

この例では、誰に依頼しているのか、誰からの依頼なのかが分かりません。

依頼書として使うには、宛先と差出人を明記する必要があります。

よくあるご質問

依頼書についてよくある疑問をまとめます。

まとめ

依頼書は、相手にお願いしたい内容を正式に伝え、認識違いを防ぐための文書です。

目的、日付、宛先、差出人、要件、経緯、対応内容、期限、必要に応じた承認欄などを整理して記載することで、相手が対応しやすい依頼書になります。

書くときは、何を依頼するのかを明確にし、その理由や背景を簡潔に添え、期限や対象範囲を曖昧にしないことが大切です。

今回紹介した基本形、丁寧め、簡潔のテンプレートや、資料提出、社内対応、見積書発行、修理対応、書類作成の例文を使い分ければ、実務で使いやすい依頼書を作成しやすくなります。