確認書テンプレート｜確認書の書き方と例文

確認書は、当事者同士で確認した内容を文書として残すための書式です。

口頭で合意したつもりでも、後から「言った」「聞いていない」という行き違いが起こることがあります。

そのため、確認事項を文書で明確にしておくと、認識違いの防止に役立ちます。

特に業務上の確認書では、目的・日付・宛先・差出人・要件・経緯・確認内容・承認欄など、後で見返しても分かる情報を整理して記載することが大切です。

この記事では、確認書の用途、基本構成、書き方のポイント、実務で使いやすいテンプレートと場面別の例文をまとめて紹介します。

確認書の用途と使う場面

確認書は、当事者間で確認した事実や条件を明文化するときに使う文書です。

契約書ほど厳密な形式ではなくても、内容を文書で残しておくことで、後から確認しやすくなります。

社内外のやり取りで、口頭確認だけでは不安がある場面に向いています。

確認書が使われる主な場面は次のとおりです。

• 打ち合わせで決まった内容を文書で確認するとき
• 納期や仕様などの条件を相手と確認するとき
• 受領した書類や金品の内容を確認するとき
• トラブル対応後の事実関係を整理して残すとき
• 社内で対応方針や依頼事項を確認するとき

確認書は単なる記録ではなく、相手と自分の認識をそろえるための実務文書です。

確認書で不足すると困る必須情報

確認書は簡潔に作ることもできますが、必要な情報が抜けると後で使いにくくなります。

とくに次の情報は、最初から整理して記載しておくことが重要です。

• 目的：何を確認するための文書か
• 日付：作成日や確認日
• 宛先：確認相手の会社名、部署名、担当者名
• 差出人：作成者の会社名、部署名、氏名
• 要件：何について確認するのか
• 経緯：確認書を作成するに至った背景
• 確認内容：合意した事項や確認済み事項
• 対象範囲：対象案件、期間、数量、場所など
• 対応内容：今後の対応や実施事項がある場合の内容
• 期限：対応日や確認期限がある場合の日付
• 添付資料：仕様書、受領書類、議事録など
• 承認欄：社内確認や押印が必要な場合の欄

確認書は、読んだ人が内容を一目で理解できることが大切です。

そのため、曖昧な表現を避け、誰が見ても同じ意味で読める内容に整える必要があります。

確認書の基本構成と記載項目

確認書は、確認する内容がすぐ分かる順番で構成すると読みやすくなります。

実務では、形式をそろえておくと保管や共有もしやすくなります。

件名

まず、何についての確認書なのかが分かる件名を付けます。

「納期確認書」「受領確認書」「打ち合わせ内容確認書」など、内容が一目で分かる表現が適しています。

宛先

確認相手を明記します。

会社名、部署名、担当者名を正しく書くことで、文書としての明確さが高まります。

差出人

確認書を作成した側の情報を記載します。

所属や氏名が分かると、問い合わせや再確認がしやすくなります。

確認の目的

何のために確認書を作成するのかを簡潔に記載します。

目的があると、文書の位置付けが相手にも伝わりやすくなります。

作成の経緯

確認書を出すに至った背景や流れを補足します。

打ち合わせ後なのか、受領後なのか、トラブル対応後なのかを示すと内容が理解しやすくなります。

確認事項

確認した内容の中心部分です。

条件、数量、金額、納期、仕様、受領内容などを具体的に記載します。

対象範囲

どの案件や期間に関する確認なのかを明確にします。

範囲が曖昧だと、別案件と混同される原因になります。

対応事項

確認後に必要な対応がある場合は、その内容を記載します。

誰が何をするのかを明確にすると、実務で動きやすくなります。

添付資料

確認内容を補足する資料がある場合は記載します。

議事録や一覧表などを明示しておくと、後日の確認に役立ちます。

承認欄

押印や社内確認が必要な場合は、承認欄を設けます。

部署運用に合わせて使うと管理しやすくなります。

見出しや項目名の例

確認書で使いやすい見出しや項目名をまとめます。

社内の共通様式を作るときにも流用しやすい内容です。

• 件名
• 作成日
• 確認日
• 宛先
• 差出人
• 確認目的
• 作成経緯
• 確認事項
• 対象範囲
• 対応事項
• 添付資料
• 承認欄

確認書の書き方のポイント

確認書は、確認した事実や条件を後から見ても誤解なく読めることが重要です。

そのため、丁寧さだけでなく、具体性と整理のしやすさも必要になります。

件名で内容をすぐ分かるようにする

件名が曖昧だと、何を確認した文書なのか伝わりません。

文書を開かなくても内容が想像できる件名にすると、保管時にも便利です。

確認した内容を具体的に書く

「確認しました」だけでは、何を確認したのか分かりません。

数量、金額、日付、範囲などを具体的に示すことが大切です。

経緯を短く添える

確認事項だけでも成立する場合はありますが、背景があると文書の意味が伝わりやすくなります。

打ち合わせ後や受領後など、発行理由を一文で添えると実務向きです。

対応事項がある場合は分けて書く

確認内容と今後の対応が混ざると読みにくくなります。

確認した事項と、今後の対応予定は区分して記載すると整理しやすくなります。

必要に応じて承認欄を入れる

社内処理や取引先確認で押印や署名が必要な場合は、承認欄を設けたほうが運用しやすくなります。

文書の回覧や保管を前提にするなら有効です。

案件ごとに必須項目を調整する

ひな形は共通化できますが、すべて同じ内容で使えるとは限りません。

コピペOKのテンプレートを使う場合でも、対象範囲、確認事項、添付資料、承認欄の有無は案件ごとに見直すことが大切です。

確認書テンプレート3パターン

ここでは、実務で使いやすい確認書テンプレートを3つ紹介します。

相手との関係や確認内容に応じて使い分けてください。

基本形の確認書テンプレート

件名：{確認内容}確認書

{宛先}
{部署名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
{差出人部署名}
{差出人氏名}

下記のとおり確認いたしましたので、ご確認くださいますようお願いいたします。

【確認目的】
{確認する目的}

【作成経緯】
{確認書作成の背景}

【確認事項】
{確認した内容}

【対象範囲】
{案件名、期間、数量など}

【対応事項】
{必要な対応内容がある場合に記載}

【添付資料】
{資料名}

【承認欄】
確認者：__________
承認者：__________

以上

丁寧めの確認書テンプレート

件名：{確認内容}に関する確認書

{宛先}
{部署名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
{差出人部署名}
{差出人氏名}

平素よりお世話になっております。
下記の内容につきまして、確認事項を取りまとめましたので、ご確認をお願い申し上げます。

【確認目的】
{目的}

【経緯】
{経緯や背景}

【確認内容】
{内容}

【対象範囲】
{範囲}

【今後の対応】
{対応内容}

【添付資料】
{資料名}

ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

以上

簡潔な確認書テンプレート

件名：{確認内容}の確認書

{宛先} {担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
{差出人氏名}

【目的】
{目的}

【確認事項】
{内容}

【対象】
{対象範囲}

【対応事項】
{必要事項}

よろしくお願いいたします。

使用場面別の例文5パターン

確認書は、確認する対象によって書き方が少し変わります。

ここでは、実務で使いやすい5つの場面を例にして紹介します。

1. 打ち合わせ内容を確認するときの確認書

件名：打ち合わせ内容確認書

株式会社{会社名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
営業部
{差出人氏名}

下記のとおり、{発生日}実施の打ち合わせ内容を確認いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

【確認目的】
協議内容の認識違いを防ぐため

【作成経緯】
{発生日}に実施した打ち合わせで、今後の進行内容を確認したため

【確認事項】
納品予定日は{日付}
提出資料は企画書および概算見積書
次回打ち合わせは{日付}予定

【対象範囲】
{案件名}

【対応事項】
当社は企画書を作成
先方は社内確認後に返答

【添付資料】
打ち合わせメモ

以上

2. 納期を確認するときの確認書

件名：納期確認書

{取引先会社名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
購買部
{差出人氏名}

下記のとおり納期を確認いたしましたので、ご確認くださいますようお願いいたします。

【確認目的】
納入予定日の共有を明確にするため

【作成経緯】
発注後の進行確認に伴い、納品時期を文書で整理する必要があるため

【確認事項】
対象製品は{製品名}
納品予定日は{日付}
納品場所は{納品場所}

【対象範囲】
{発注番号}に係る一式

【対応事項】
納期変更が生じる場合は速やかに連絡

【添付資料】
発注書写し

以上

3. 書類受領を確認するときの確認書

件名：書類受領確認書

{宛先会社名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
総務部
{差出人氏名}

下記書類を受領いたしましたので、確認書としてご連絡いたします。

【確認目的】
受領済み書類の内容を明確にするため

【作成経緯】
{発生日}に書類一式を受領したため

【確認事項】
受領書類は
登記簿謄本
印鑑証明書
会社概要資料
の3点

【対象範囲】
{案件名}に関する提出書類

【対応事項】
不足書類がある場合は別途連絡

【添付資料】
受領一覧表

以上

4. 仕様内容を確認するときの確認書

件名：仕様内容確認書

{取引先会社名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人会社名}
制作部
{差出人氏名}

下記のとおり仕様内容を確認いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

【確認目的】
制作内容の認識違いを防ぐため

【作成経緯】
制作開始前に、仕様を双方で確認する必要があるため

【確認事項】
対象物は{対象物}
仕様は{仕様内容}
初稿提出予定日は{日付}

【対象範囲】
{案件名}

【対応事項】
修正希望がある場合は{日付}までに連絡

【添付資料】
仕様書

以上

5. 社内対応方針を確認するときの確認書

件名：対応方針確認書

{部署名}
{担当者名} 様

{日付}

{差出人部署名}
{差出人氏名}

下記のとおり、対象案件の対応方針を確認いたしましたので、共有いたします。

【確認目的】
部署内で対応方針を統一するため

【作成経緯】
{案件名}について、部門間で対応内容を整理する必要があるため

【確認事項】
窓口担当は{担当部署}
一次回答期限は{日付}
必要資料は{資料名}

【対象範囲】
{案件名}

【対応事項】
各担当者は担当範囲を確認のうえ準備を進めること

【添付資料】
対応フロー資料

以上

NG例

確認書は短くまとめられる文書ですが、内容が曖昧だと後で確認資料として使えません。

ここでは避けたい例を紹介します。

NG例1：何を確認したのか分からない

件名：確認書

{担当者名} 様

先日の件、確認しました。
よろしくお願いします。

この例では、何について確認したのかが分かりません。

確認対象、内容、日付などを明記する必要があります。

NG例2：対象範囲や条件が曖昧

件名：納期確認書

{担当者名} 様

納期は来月でお願いします。
以上です。

この例では、対象製品や具体的な日付が不明です。

「来月」のような曖昧な表現ではなく、具体的な内容に直す必要があります。

NG例3：宛先や差出人がない

件名：受領確認書

書類を受け取りました。
問題ありません。

この例では、誰から誰に向けた文書なのか分かりません。

確認書として残すなら、宛先と差出人を明示することが必要です。

よくあるご質問

確認書について、実務でよくある疑問をまとめます。

まとめ

確認書は、当事者同士で確認した内容を明確に残し、認識違いを防ぐための文書です。

目的、日付、宛先、差出人、要件、経緯、確認内容、対象範囲、対応内容、必要に応じた承認欄などを整理して記載することで、実務で使いやすい確認書になります。

書くときは、何を確認したのかを具体的に示し、案件や期間などの範囲を曖昧にしないことが重要です。

今回紹介した基本形、丁寧め、簡潔のテンプレートや、打ち合わせ内容、納期、書類受領、仕様確認、社内方針確認の例文を使い分ければ、実務で流用しやすい確認書を作成しやすくなります。