送付状テンプレート｜ビジネス送付状の書き方

送付状は、書類や資料を送る際に、何を送付したのかを相手へ分かりやすく伝えるための文書です。

郵送や手渡しだけでなく、社内外の書類受け渡しでも使われることが多く、添付物の内容や送付目的を簡潔に示す役割があります。

本文が短い文書であっても、送付状があることで相手は内容を確認しやすくなり、事務処理や受領確認もスムーズになります。

この記事では、ビジネスで使いやすい送付状テンプレートと書き方をまとめています。

実務でそのまま使いやすいコピペOKのテンプレートを中心に、場面別の記入例も紹介します。

送付状の用途と使う場面

送付状は、送る書類そのものを補足するための案内文です。

添付資料だけを送るよりも、送付状を付けることで「誰から」「何のために」「何を」送ったのかが伝わりやすくなります。

• 契約書や請求書などの書類を郵送するとき
• 見積書や提案書などを送付するとき
• 応募書類や提出書類を送るとき
• 社内で申請書や報告書を回付するとき
• 複数の資料をまとめて送るとき

特に書類が複数ある場合は、送付状があることで同封物の確認漏れを防ぎやすくなります。

また、初めての相手に書類を送る場面では、送付状が簡単なあいさつの役割も果たします。

送付状の基本構成・記載項目

送付状は短い文書ですが、最低限入れるべき項目を押さえておくことが大切です。

情報が不足すると、相手が書類の目的や必要な対応を判断しにくくなります。

• 作成日
• 宛先
• 差出人
• 件名
• 送付のあいさつ
• 送付目的
• 同封書類の一覧
• 必要な対応内容

送付状で不足すると困る必須情報は、目的・日付・宛先・差出人・要件・経緯・対応内容・承認欄などです。

送付状そのものには承認欄を設けないことも多いですが、社内回付用や確認依頼用では必要になることがあります。

送付状の書き方のポイント

送付状は長く書く必要はありません。

短くても、相手が必要な情報をすぐ把握できる文面にすることが重要です。

• 件名で何の送付か分かるようにする
• 本文はあいさつと送付目的を簡潔にまとめる
• 同封物は箇条書きで整理する
• 必要な対応がある場合は明記する
• 丁寧でも回りくどくしない

たとえば、本文で長い説明を続けるよりも、「下記書類を送付いたします」としたうえで一覧を示すほうが実務では分かりやすくなります。

また、返信や確認が必要な場合は、その点を本文の最後に一文入れておくと親切です。

送付状の見出しや項目名の例

送付状を作る際は、件名や項目名を整えておくと読みやすくなります。

よく使われる見出しや項目名は次の通りです。

• 件名：書類送付のご案内
• 件名：資料送付の件
• 件名：契約書送付のご案内
• 件名：請求書送付のご案内
• 件名：応募書類送付の件
• 送付書類
• 同封書類
• 送付内容
• ご確認事項
• ご対応のお願い
• 備考
• 以上

送付状テンプレート例

まずは、実務で流用しやすい基本のテンプレートを3パターン紹介します。

用途や相手との関係に応じて使い分けると便利です。

基本形のテンプレート

もっとも標準的で、幅広い場面で使いやすい送付状です。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：書類送付のご案内

拝啓

平素よりお世話になっております。

下記書類を送付いたしますので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

記

・書類名：〇〇　1部
・書類名：〇〇　1部
・書類名：〇〇　1部

以上

丁寧めのテンプレート

取引先や初めて送る相手に向いている、やや丁寧な形です。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：書類送付のご案内

拝啓

平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、下記書類を送付いたします。

お手数をおかけいたしますが、
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

記

・書類名：〇〇　1部
・書類名：〇〇　1部
・書類名：〇〇　1部

以上

簡潔なテンプレート

社内回付や、定型的な書類送付で使いやすい簡潔な形です。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：資料送付の件

下記書類を送付いたします。

ご確認をお願いいたします。

記

・〇〇　1部
・〇〇　1部

以上

使用場面別の記入例

送付状は、送る書類の種類によって少し表現を変えると実務に合いやすくなります。

ここでは、よくある5つの場面に分けて記入例を紹介します。

1．請求書を送る場合

請求書送付時に使いやすい、定番の記入例です。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：請求書送付のご案内

拝啓

平素よりお世話になっております。

下記書類を送付いたしますので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

記

・請求書　1部

以上

2．契約書を送る場合

署名や返送が必要な契約書送付時に使いやすい例です。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：契約書送付のご案内

拝啓

平素よりお世話になっております。

下記書類を送付いたします。

ご確認のうえ、
必要事項をご記入いただきご返送くださいますようお願いいたします。

記

・契約書　2部
・返信用封筒　1部

以上

3．見積書を送る場合

見積内容の確認をお願いしたい場面で使いやすい例です。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：見積書送付のご案内

拝啓

平素よりお世話になっております。

ご依頼いただきました件につきまして、
下記書類を送付いたします。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

記

・見積書　1部
・仕様資料　1部

以上

4．応募書類を送る場合

採用応募時に使いやすい送付状の例です。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：応募書類送付の件

拝啓

貴社求人に応募いたしたく、
下記書類を送付いたします。

ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

記

・履歴書　1部
・職務経歴書　1部

以上

5．社内提出書類を回付する場合

社内で申請書類や確認資料を回す場面に向いている例です。

{日付}

〇〇部
〇〇様

〇〇部
〇〇
（署名）

件名：提出書類送付の件

下記書類を送付いたします。

ご確認のうえ、
必要に応じてご対応をお願いいたします。

記

・申請書　1部
・添付資料　1部

以上

送付状のNG例

送付状は短い文書ですが、必要な要素が抜けると相手が判断しにくくなります。

ここでは避けたい書き方を例文で確認します。

NG例1．何を送ったのか分からない

送付の連絡だけでは、相手は内容を把握しにくくなります。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：送付の件

書類を送ります。
よろしくお願いします。

この例では、送付物の内容が分かりません。

送付状では、最低でも同封書類の一覧を入れることが大切です。

NG例2．宛先や差出人が不十分

誰宛てで、誰が送ったのかが曖昧だと文書として不十分です。

{日付}

件名：書類送付

お世話になっております。
資料を送付します。

以上

この例では、宛先も差出人もなく、実務文書として使いにくくなります。

送付状では、宛先と差出人を必ず明記することが基本です。

NG例3．対応内容が必要なのに書かれていない

確認や返送が必要な場面では、その案内がないと相手が困ります。

{日付}

株式会社〇〇
〇〇様

株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：契約書送付の件

契約書を送付します。

記

・契約書　2部

以上

契約書を送る場合は、返送の要否や必要な手続きを書いておくほうが親切です。

送付状を作成するときの実務ポイント

送付状は形式的な文書に見えますが、内容を整理する役割があります。

そのため、短くても相手が迷わない形にすることが大切です。

• 書類名と部数を明確にする
• 宛先と差出人を省略しない
• 必要な対応がある場合は明記する
• 過不足なく簡潔にまとめる
• 送付物と本文内容を一致させる

特に複数書類を送る場合は、一覧に漏れがないかを確認してから送ることが重要です。

また、社外向けは丁寧め、社内向けは簡潔など、相手に応じて表現を調整すると使いやすくなります。

よくあるご質問

送付状テンプレートについて、実務でよくある疑問をまとめます。

まとめ

送付状は、書類を送る際に相手へ内容と目的を分かりやすく伝えるための基本文書です。

本文は短くても、目的、日付、宛先、差出人、要件、経緯、対応内容、必要に応じた承認欄などの必須情報を押さえることで、実務で使いやすい文書になります。

また、書類名や部数、必要な対応を明確に書くことで、相手が確認しやすくなり、受け渡しもスムーズになります。

今回のテンプレートと記入例をもとに、請求書送付、契約書送付、応募書類送付などの場面に合わせて使いやすい形に整えて活用してみてください。