送信状テンプレート｜FAX・書類送信状の例文

送信状は、FAXや書類送付の際に、何を・誰に・何枚送ったのかを分かりやすく伝えるための文書です。

特にFAX送信では、本文だけでは送り主や送信内容が伝わりにくいことがあるため、送信状を付けることで確認漏れや誤送信時の混乱を防ぎやすくなります。

また、社内外を問わず、契約書、見積書、案内文、確認資料などを送る場面で使われることが多く、実務では短くても整った形式にしておくことが重要です。

この記事では、FAX・書類送信状のテンプレートと書き方を実務向けにまとめています。

そのまま使いやすいコピペOKのテンプレートと、場面別の記入例を紹介します。

送信状の用途と使う場面

送信状は、送る書類そのものを補足する案内文です。

相手が受け取った直後に、差出人、送付目的、送信枚数、同封内容を確認できるため、事務処理を進めやすくなります。

• FAXで見積書や注文書を送るとき
• 契約関連書類を送信するとき
• 請求書や案内文を送るとき
• 社内へ確認資料や申請書を送るとき
• 至急対応が必要な資料を送るとき

特にFAXでは、送信状が表紙の役割を果たします。

書類が複数枚ある場合や、相手に確認や返答を依頼したい場合には、送信状を付けることで内容が伝わりやすくなります。

送信状の基本構成・記載項目

送信状は短い書式ですが、入れるべき項目を押さえておくことが大切です。

項目が不足すると、誰からの送信か分からなかったり、対応内容が伝わらなかったりします。

• 送信日
• 宛先
• 差出人
• 件名
• 送信目的
• 送信書類の内容
• 枚数
• 対応依頼や連絡事項

送信状で不足すると困る必須情報は、目的・日付・宛先・差出人・要件・経緯・対応内容・承認欄などです。

通常のFAX送信状では承認欄を入れないことも多いですが、社内回付や確認用の書類送信状では必要になる場合があります。

送信状の書き方のポイント

送信状は長く書く必要はありません。

大切なのは、相手が一目で内容を把握できることです。

• 件名で送信目的を明確にする
• 何を送るかを簡潔に書く
• 送信枚数を明記する
• 確認や返答が必要なら本文で伝える
• 宛先と差出人を省略しない

たとえば、「資料を送ります」だけでは、何の資料か分かりません。

「見積書を送信いたします」「ご確認のほどお願いいたします」とすると、実務文書として分かりやすくなります。

また、送信枚数はFAXでは特に重要です。

枚数違いがあると未着や送信漏れの原因になるため、必ず入れておくと安心です。

送信状の見出しや項目名の例

送信状では、件名や項目名を整えることで読みやすさが大きく変わります。

よく使われる見出しや項目名は次の通りです。

• 件名：FAX送信のご案内
• 件名：書類送信の件
• 件名：見積書送信のご案内
• 件名：契約書送信のご案内
• 件名：資料送信の件
• 送信日
• 宛先
• 差出人
• 送信内容
• 送信枚数
• ご確認事項
• 備考

送信状テンプレート例

まずは、実務で流用しやすい基本のテンプレートを3パターン紹介します。

FAXにも書類送信にも使いやすい形にしています。

基本形のテンプレート

もっとも標準的で、幅広い場面に使いやすい送信状です。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：書類送信のご案内

平素よりお世話になっております。

下記書類を送信いたしますので、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

【送信内容】
・書類名：〇〇
・送信枚数：〇枚

【備考】
ご不明点がございましたらご連絡ください。

丁寧めのテンプレート

取引先や初めて送る相手に向いている形です。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：FAX送信のご案内

平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

下記書類を送信いたします。

お手数をおかけいたしますが、
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

【送信内容】
・書類名：〇〇
・送信枚数：〇枚

【備考】
ご確認後、必要に応じてご返信をお願いいたします。

簡潔のテンプレート

社内送信や定型的なやり取りに向いている形です。

送信日：{日付}

宛先：〇〇様

差出人：〇〇
（署名）

件名：資料送信の件

下記資料を送信いたします。

【送信内容】
・〇〇
・〇枚

ご確認をお願いいたします。

記入例または使用場面別の例

送信状は、送る書類の種類によって少し表現を変えると実務に合いやすくなります。

ここでは、よくある5つの場面に分けて記入例を紹介します。

1．見積書をFAX送信する場合

見積内容の確認をお願いしたいときに使いやすい例です。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：見積書送信のご案内

平素よりお世話になっております。

ご依頼いただきました件につきまして、
見積書を送信いたします。

【送信内容】
・見積書　1部
・送信枚数　2枚

【備考】
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

2．注文書を送信する場合

発注内容を明確に伝えたいときの例です。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：注文書送信の件

平素よりお世話になっております。

下記注文書を送信いたします。

【送信内容】
・注文書　1部
・送信枚数　1枚

【備考】
内容をご確認のうえ、ご対応をお願いいたします。

3．契約関連書類を送る場合

確認や返送が必要な書類に向いている例です。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：契約関連書類送信のご案内

平素よりお世話になっております。

下記書類を送信いたしますので、
ご確認をお願いいたします。

【送信内容】
・契約書案　1部
・送信枚数　3枚

【備考】
内容をご確認のうえ、
必要に応じてご連絡をお願いいたします。

4．請求書を送る場合

請求関連の事務連絡で使いやすい例です。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：請求書送信のご案内

平素よりお世話になっております。

下記書類を送信いたしますので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。

【送信内容】
・請求書　1部
・送信枚数　1枚

【備考】
ご不明点がございましたらご連絡ください。

5．社内確認資料を送る場合

社内向けで、簡潔に伝えたい場面に向いている例です。

送信日：{日付}

宛先：〇〇部
〇〇様

差出人：〇〇部
〇〇
（署名）

件名：確認資料送信の件

下記資料を送信いたします。

【送信内容】
・確認資料　1部
・送信枚数　2枚

【備考】
ご確認後、必要に応じてご対応をお願いいたします。

送信状のNG例

送信状は短い文書ですが、必要な要素が欠けると相手が内容を把握しづらくなります。

ここでは避けたい書き方を例文で確認します。

NG例1．送信内容が分からない

何を送ったのかが書かれていないと、送信状として役割を果たしません。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：送信の件

資料を送ります。
よろしくお願いします。

この例では、送信物の内容も枚数も分かりません。

送信状では、送信内容と送信枚数を必ず明記することが大切です。

NG例2．宛先や差出人がない

誰宛てで誰からの送信かが分からないと、実務文書として不十分です。

送信日：{日付}

件名：FAX送信

お世話になっております。
書類を送信します。

この例では、宛先も差出人もなく、誤送信時の確認もできません。

送信状では、宛先と差出人を必ず入れるのが基本です。

NG例3．対応内容が必要なのに案内がない

確認や返答が必要な場面では、その案内がないと相手が困ります。

送信日：{日付}

宛先：株式会社〇〇
〇〇様

差出人：株式会社〇〇
〇〇
（署名）

件名：契約書送信の件

契約書を送信します。

【送信内容】
・契約書　1部

この例では、確認してほしいのか、返送が必要なのかが分かりません。

必要な対応がある場合は、本文や備考で明示することが大切です。

送信状を作成するときの実務ポイント

送信状は表紙のような役割を持つため、見やすく整理することが重要です。

長文にするより、必要事項を過不足なく入れることを優先したほうが実務向きです。

• 送信目的を件名で明確にする
• 送信内容と枚数を必ず書く
• 宛先と差出人を省略しない
• 必要な対応内容を記載する
• FAX番号や送信先を送信前に確認する

特にFAXでは、誤送信を防ぐためにも送信前の番号確認が重要です。

また、相手に確認や返答を依頼する場合は、備考欄などでその旨をはっきり書いておくと親切です。

FAQ

送信状テンプレートについて、実務でよくある疑問をまとめます。

まとめ

送信状は、FAXや書類送信時に内容と目的を分かりやすく伝えるための基本書式です。

本文は短くても、目的、日付、宛先、差出人、要件、経緯、対応内容、必要に応じた承認欄などの必須情報を押さえることで、実務で使いやすい形になります。

また、送信内容と送信枚数を明記し、必要な対応を一文で添えることで、相手が迷わず確認しやすくなります。

今回のテンプレートと記入例をもとに、見積書送信、注文書送信、契約書送信などの場面に合わせて使いやすい形に整えて活用してみてください。