情報漏洩謝罪メールの例文｜トラブル時の対応

情報漏洩謝罪メールは、個人情報や取引情報、社内外の機密情報などが漏えいした可能性や事実が判明した際に、相手へ速やかにお詫びと必要な対応を伝えるためのメールです。

情報漏洩は、相手の不安や不信感を招きやすく、内容によってはその後の対応にも大きな影響を与えます。
そのため、事実確認に時間がかかる場合でも、現時点で分かっている範囲を整理し、早めに連絡することが大切です。

また、情報漏洩に関する謝罪メールでは、単に謝るだけでは不十分です。
発生した事象、影響の可能性、現時点での対応、今後の連絡体制を明確にし、相手が不安を減らせる文面に整える必要があります。

この記事では、情報漏洩謝罪メールの基本構成、失礼にならない書き方、件名例、状況別の例文をまとめています。
実務ですぐ使えるコピペOKの文例として、そのまま使いやすい形で整理しています。

お礼・謝罪・断り文の基本構成

情報漏洩の謝罪メールは、相手に与える影響が大きい可能性があるため、要点が明確で落ち着いた構成にすることが大切です。
最初に謝罪と報告の要点を示し、その後に必要な情報を順序立てて伝えると、相手も状況を把握しやすくなります。

• 件名で情報漏洩に関するお詫びと連絡だと分かるようにする
• 宛名とあいさつを入れる
• 最初に謝罪と報告の要件を明確に伝える
• 発生した事象と対象範囲を簡潔に説明する
• 必要に応じて背景や原因を簡潔に伝える
• 相手への配慮が伝わる一文を添える
• 現時点での対応と今後の対応を明示する
• 問い合わせ先や連絡先を案内する

お礼・謝罪・断り文では、必要な情報が不足すると不自然になりやすいです。
情報漏洩謝罪メールでは、次の項目を特に意識することが重要です。

• 要件
• 背景
• 相手への配慮
• 今後の対応
• 連絡先

たとえば、情報漏洩では「漏洩した可能性または事実」が要件になります。
そのうえで、何が起きたのかという背景、相手へのお詫びと不安への配慮、調査や再発防止などの今後の対応、問い合わせ窓口としての連絡先を入れると、実務的な文面になりやすいです。

相手に配慮が伝わる書き方のポイント

情報漏洩の謝罪メールは、強い不安を与えやすい連絡だからこそ、冷静で誠実な書き方が求められます。
言い訳に見えないことと、相手が必要な情報を迷わず確認できることが大切です。

最初に謝罪を明確に伝える

事情説明から入ると、責任を曖昧にしている印象につながることがあります。
まずは相手に迷惑や不安を与えたことを率直にお詫びすることが重要です。

現時点で分かっている事実を整理して伝える

曖昧な表現が多いと、相手の不安を大きくしやすくなります。
確定していることと調査中のことを分けて伝えると、誠実な印象になります。

相手に必要な対応を明示する

情報漏洩では、相手が何に注意すべきかが重要です。
パスワード変更や不審連絡への注意など、必要な行動があれば簡潔に示すことが大切です。

原因説明を長くしすぎない

背景説明が長いと、言い訳がましい印象を与えやすくなります。
原因は必要な範囲にとどめ、今後の対応を優先して伝える方が自然です。

今後の連絡体制を明確にする

情報漏洩では、一度のメールで終わらないこともあります。
追加報告の予定や問い合わせ窓口を示すことで、相手も安心しやすくなります。

情報漏洩謝罪メールの件名例

件名は、情報漏洩に関するお詫びと報告であることが明確に伝わる形にするのが基本です。
内容を曖昧にせず、相手が重要な連絡だとすぐ分かる件名に整えることが大切です。

• 情報漏洩に関するお詫び
• 情報漏洩のお詫びとご報告
• 個人情報漏洩の可能性に関するお詫び
• 情報漏洩発生のお詫び
• 情報管理不備に関するお詫び
• {日付}発生事案に関するお詫び
• 情報漏洩のご報告とお詫び
• 個人情報に関するお詫びとご連絡
• 情報流出の可能性に関するご報告
• セキュリティ事故に関するお詫び
• お詫びと今後の対応について
• 重要なお知らせとお詫び

情報漏洩謝罪メールの基本例文

まずは、幅広い場面で使いやすい基本形の例文です。
相手との関係や事案の深刻さに応じて、丁寧、標準、柔らかめの3パターンを使い分けると便利です。

丁寧

件名：情報漏洩に関するお詫びとご報告

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたび、弊社管理情報の一部に関しまして、
漏洩の可能性が判明いたしました。

まずは多大なるご迷惑とご不安をおかけしておりますことを、
深くお詫び申し上げます。

現在、事実関係の確認と影響範囲の調査を進めております。

現時点で判明している内容につきましては、
〇〇でございます。

今後の詳細につきましては、
判明次第あらためてご報告申し上げます。

本件に関するお問い合わせは、
本メールへのご返信にてご連絡いただけますと幸いです。

誠に申し訳ございません。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準

件名：情報漏洩のお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび、弊社において情報管理上の問題が確認され、
一部情報に漏洩の可能性が生じております。

ご迷惑とご不安をおかけし、
誠に申し訳ございません。

現在、対象範囲の確認と原因調査を進めております。

判明している内容は
〇〇です。

今後の対応状況は、
あらためてご連絡いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

柔らかめ

件名：お詫びとご報告

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび、弊社において情報管理に関する問題が発生し、
一部情報に影響の可能性があることが分かりました。

ご心配とご迷惑をおかけしてしまい、
大変申し訳ございません。

現在、事実確認を進めております。

現時点での確認内容は
〇〇となっております。

追加でご報告すべき内容が判明した際は、
速やかにご連絡いたします。

誠に申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別の情報漏洩謝罪メール例文

情報漏洩に関する謝罪メールは、発生した事象や対象によって書き方が変わります。
ここでは、実務で使いやすい5つの場面に分けて例文を紹介します。

個人情報の漏洩可能性がある場合

顧客名や連絡先など、個人情報に関する漏洩可能性が生じた場面の例文です。
不安への配慮と、調査中であることの整理が大切です。

件名：個人情報漏洩の可能性に関するお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたび、弊社管理情報の一部において、
個人情報漏洩の可能性が判明いたしました。

ご迷惑とご不安をおかけしておりますことを、
深くお詫び申し上げます。

現時点で確認されている対象情報は
〇〇です。

現在、事実関係の確認と影響範囲の調査を進めております。

新たな事実が判明した場合は、
速やかにご報告いたします。

誠に申し訳ございません。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

誤送信により情報漏洩が発生した場合

メール誤送信によって第三者へ情報が渡った可能性がある場面の例文です。
誤送信の事実と対応を明確に示すことが重要です。

件名：情報誤送信に関するお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび、弊社より送信したメールにおいて、
誤送信による情報漏洩の可能性が発生いたしました。

多大なるご迷惑をおかけし、
誠に申し訳ございません。

現在、送信先への削除依頼および影響確認を進めております。

対象となる情報は
〇〇です。

今後の対応状況につきましては、
改めてご報告いたします。

深くお詫び申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

社内資料や取引情報の漏洩が発生した場合

機密資料や取引関連情報の流出が疑われる場面の例文です。
影響範囲と対応状況を整理して伝えることが大切です。

件名：情報漏洩に関するお詫びとご報告

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたび、弊社管理の取引関連情報に関しまして、
漏洩の可能性が生じていることが判明いたしました。

ご迷惑とご心配をおかけしておりますことを、
深くお詫び申し上げます。

現在、対象資料の確認と影響範囲の特定を進めております。

判明している内容は
〇〇です。

今後の対応および追加報告につきましては、
速やかにご連絡いたします。

誠に申し訳ございません。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

原因調査中で詳細が未確定の場合

発生は確認できているが、詳細がまだ確定していない場面の例文です。
不確定な情報を断定せず、現時点での報告と今後の連絡を示すことが重要です。

件名：情報管理事案に関するお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび、弊社において情報管理上の問題が発生し、
一部情報への影響が懸念される状況となっております。

ご迷惑とご不安をおかけし、
誠に申し訳ございません。

現在、詳細な原因および影響範囲を調査中です。

現時点では
〇〇
までを確認しております。

調査結果がまとまり次第、
あらためてご報告いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

今後の注意喚起もあわせて伝える場合

漏洩の可能性に伴い、相手側にも注意してほしい点がある場面の例文です。
不安をあおりすぎず、必要な注意点だけを簡潔に示す形が使いやすいです。

件名：お詫びとご注意のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたび、弊社管理情報に関しまして、
漏洩の可能性が判明いたしました。

ご心配とご迷惑をおかけしておりますことを、
深くお詫び申し上げます。

現在、調査と対応を進めておりますが、
念のため不審な連絡やメールにはご注意いただけますと幸いです。

本件に関して追加でご案内が必要な場合は、
速やかにご連絡いたします。

誠に申し訳ございません。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

情報漏洩謝罪メールのNG例

情報漏洩の謝罪メールでは、謝罪の誠実さと、相手に必要な情報の明確さが重要です。
ここでは避けたい例と、整えた表現を紹介します。

NG例1　事情説明ばかりで謝罪が弱い

背景説明が前面に出ると、責任回避の印象を与えやすくなります。
まずは相手へのお詫びを明確に示すことが大切です。

件名：情報の件

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

社内で確認作業が重なっており、
対応が十分ではありませんでした。

その結果、情報管理上の問題が発生しました。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この書き方では、何が起きたのかも謝罪も分かりにくくなります。
最初にお詫びと要件を示す方が自然です。

件名：情報漏洩に関するお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび、弊社管理情報に関して
漏洩の可能性が判明いたしました。

ご迷惑とご不安をおかけしておりますことを、
深くお詫び申し上げます。

現在、事実確認と影響範囲の調査を進めております。

詳細は改めてご報告いたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

NG例2　相手に必要な対応が示されていない

何が起きたかだけでは、相手がどうすべきか分からない場合があります。
必要な注意点や今後の連絡方針を示すことが重要です。

件名：お詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

情報に関する問題がありました。

申し訳ありません。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

これでは、状況も対応も分からず、相手の不安が残ります。
最低限、要件と今後の対応を明確にする必要があります。

件名：お詫びとご報告

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたび、弊社において情報管理上の問題が確認されました。

ご迷惑をおかけし、
誠に申し訳ございません。

現在、調査を進めるとともに、
必要な対応を実施しております。

追加でお願いすべき事項がある場合は、
速やかにご連絡いたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

NG例3　軽い表現で重大さが伝わらない

親しみやすさを意識しても、情報漏洩では軽い言い回しは避ける方が安心です。
相手に強い不安を与える可能性があるため、丁寧さを優先する必要があります。

件名：すみませんでした

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

情報の件で少し問題がありました。

また連絡します。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この文面では、事態の大きさも今後の対応も十分に伝わりません。
簡潔でも、誠実さと必要事項を明確にすることが大切です。

件名：情報漏洩のお詫びとご報告

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび、弊社管理情報に関して
漏洩の可能性が確認されました。

ご迷惑とご不安をおかけし、
誠に申し訳ございません。

現在、原因調査と影響範囲の確認を進めております。

追加のご報告が必要な場合は、
速やかにご連絡いたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

情報漏洩謝罪メールで使いやすい表現

情報漏洩の謝罪メールでは、謝罪と現状報告を落ち着いて伝えられる表現を持っておくと便利です。
実務で使いやすい言い回しをまとめます。

• ご迷惑とご不安をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます
• 現時点で判明している内容をご報告いたします
• 現在事実関係と影響範囲の調査を進めております
• 新たな事実が判明次第速やかにご報告いたします
• 必要な対応を進めております
• 本件に関するお問い合わせは本メールへご返信ください
• 再発防止に努めてまいります

よくあるご質問

情報漏洩謝罪メールで迷いやすい点を、実務で使いやすい形でまとめます。

まとめ

情報漏洩謝罪メールは、相手に不安や迷惑を与えてしまったことへのお詫びと、現時点での状況、今後の対応を伝えるための大切なメールです。
要件、背景、相手への配慮、今後の対応、連絡先を意識して書くことで、短い文面でも誠実さが伝わりやすくなります。

また、情報漏洩に関する謝罪メールでは、事情説明よりも先に謝罪を示し、確定している事実と調査中の内容を分けて伝えることが重要です。
相手が不安を抱えたままにならないよう、追加報告や問い合わせ先も明確にしておくことが大切です。

情報漏洩謝罪メールは、基本の型を押さえておけば毎回迷わず作成できます。
状況に応じた例文を使い分けながら、トラブル時にも落ち着いて対応できる文面を整えてみてください。