内定辞退メールの例文｜内定辞退の伝え方

内定辞退メールは、企業からいただいた内定を辞退する際に、感謝とお詫びを失礼なく伝えるためのメールです。

内定辞退は、企業側に採用や受け入れ準備の負担をかける可能性があるため、連絡のタイミングと伝え方がとても重要です。
辞退そのものよりも、連絡が遅いことや、伝え方が一方的であることの方が印象に影響しやすくなります。

そのため、辞退を決めたらできるだけ早く連絡し、選考や内定の機会をいただいたことへの感謝を添えながら、簡潔で誠実な文面に整えることが大切です。

この記事では、内定辞退メールの基本構成、失礼にならない書き方、件名例、状況別の例文をまとめています。
実務ですぐ使えるコピペOKの文例として、そのまま使いやすい形で整理しています。

お礼・謝罪・断り文の基本構成

内定辞退メールは、断りの連絡であるからこそ、要点が明確で相手に配慮が伝わる構成にすることが大切です。
最初に辞退の要件を示し、そのあとに感謝とお詫びを添えると、誠実な印象になりやすくなります。

• 件名で内定辞退の連絡だと分かるようにする
• 宛名とあいさつを入れる
• 最初に内定辞退の要件を明確に伝える
• 必要に応じて辞退理由を簡潔に添える
• 選考や内定への感謝を伝える
• 相手への配慮とお詫びを入れる
• 今後を願う一文を添える
• 結びのあいさつと差出人で締める

お礼・謝罪・断り文では、必要な情報が不足すると不自然になりやすいです。
内定辞退メールでも、次の項目を意識すると整った文面になります。

• 要件
• 背景
• 相手への配慮
• 今後の対応
• 連絡先

たとえば、内定辞退では「内定を辞退したいこと」が要件になります。
そのうえで、必要であれば簡潔な背景、選考や内定への感謝、企業へのお詫び、今後の発展を願う一言、必要に応じた連絡先まで入れると、実務的で失礼のない文面になります。

相手に配慮が伝わる書き方のポイント

内定辞退メールは、断る連絡であっても、採用担当者への敬意が伝わることが大切です。
感謝とお詫びの両方を適切に入れることで、誠実な印象になりやすくなります。

辞退の意思を早めに明確に伝える

遠回しな表現ばかりだと、辞退の意思が伝わりにくくなります。
まずは内定を辞退したいことを明確に伝えることが大切です。

内定や選考への感謝を添える

採用担当者は選考や準備に時間をかけています。
内定をいただいたことへの感謝を一文入れるだけでも、印象が大きく変わります。

理由は簡潔にとどめる

辞退理由を細かく書きすぎると、かえって言い訳がましく見えることがあります。
差し支えない範囲で短く伝える程度が自然です。

連絡の遅れにはお詫びを添える

辞退の判断が遅くなった場合は、企業側の準備にも影響が出ることがあります。
「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」といった一文があると丁寧です。

感情的な表現や比較表現は避ける

他社と比較した表現や率直すぎる理由は、相手に不要な印象を与えることがあります。
事実だけを落ち着いて伝える方が自然です。

内定辞退メールの件名例

件名は、内定辞退の連絡であることがすぐ分かる形にするのが基本です。
採用担当者が確認しやすいよう、氏名や日付を入れても使いやすいです。

• 内定辞退のご連絡
• 内定辞退のお詫び
• 内定辞退のお願い
• {日付}内定辞退のご連絡
• 内定辞退につきまして
• 内定辞退の件【〇〇】
• 内定辞退のご報告【〇〇】
• 内定辞退のご連絡とお詫び
• 採用内定辞退のご連絡
• 内定辞退のお願い【氏名】
• 内定に関するご連絡
• 内定辞退につきまして【〇〇】

内定辞退メールの基本例文

まずは、幅広い場面で使いやすい基本形の例文です。
相手との関係や状況に応じて、丁寧、標準、柔らかめの3パターンを使い分けると便利です。

丁寧

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

大変ありがたいお話ではございますが、
慎重に検討した結果、
今回の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。

貴重なお時間をかけて選考いただいたにもかかわらず、
このようなお返事となりましたことを深くお詫び申し上げます。

貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは内定のご連絡をいただき、
ありがとうございました。

慎重に考えた結果、
誠に恐縮ではございますが、
今回の内定を辞退させていただきたく存じます。

せっかく評価をいただいたにもかかわらず、
ご期待に添えず申し訳ございません。

選考にお時間をいただきましたことに、
心より感謝申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

柔らかめ

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

大変悩みましたが、
今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくお時間をいただいたにもかかわらず、
このようなお返事となり申し訳ございません。

選考を通じて多くを学ばせていただき、
感謝しております。

貴社の今後のご発展をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別の内定辞退メール例文

内定辞退メールは、辞退するタイミングや事情によって文面の整え方が変わります。
ここでは、実務で使いやすい5つの場面に分けて例文を紹介します。

内定通知を受けた直後に辞退する場合

早い段階で辞退を決めた場合の例文です。
企業側も調整しやすいため、感謝と辞退の意思を簡潔に伝える形が使いやすいです。

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、
誠に恐縮ではございますが、
今回の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

せっかくご評価いただいたにもかかわらず、
申し訳ございません。

貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

他社への入社を決めて辞退する場合

他社への入社を決めた際の例文です。
比較表現を避けつつ、簡潔に理由へ触れる形が自然です。

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

慎重に検討を重ねた結果、
今回は別の進路を選択することとし、
内定を辞退させていただきたく存じます。

せっかく貴重なお時間をかけて選考いただいたにもかかわらず、
このようなお返事となり申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

承諾前に辞退を伝える場合

正式な承諾前に辞退を連絡する場面の例文です。
できるだけ早めに伝えることで、企業側への負担を減らしやすくなります。

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

内定承諾のお返事を差し上げる前で大変恐縮ですが、
慎重に検討した結果、
今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

ご期待に添えず申し訳ございません。

選考にお時間をいただきましたことに、
心より感謝申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

連絡が遅くなってしまった場合

辞退の判断や連絡が遅くなった場面の例文です。
遅れたことへのお詫びを明確に入れることが重要です。

件名：内定辞退のご連絡とお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

ご連絡が遅くなり大変恐縮ですが、
慎重に検討した結果、
今回の内定を辞退させていただきたく存じます。

せっかくご配慮をいただいたにもかかわらず、
このようなお返事となりましたことをお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

電話がつながらずメールで先に連絡する場合

本来は電話で伝えたいが、先にメールで失礼のない連絡を入れる場面の例文です。
電話がつながらなかったことに軽く触れつつ、要件を明確に示す形が使いやすいです。

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

本来であれば直接お電話にてお伝えすべきところですが、
ご連絡がかなわなかったため、
メールにて失礼いたします。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、
誠に恐縮ではございますが、
今回の内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

内定辞退メールのNG例

内定辞退メールは短くても構いませんが、書き方によっては冷たい印象や配慮不足につながることがあります。
ここでは避けたい例と、整えた表現を紹介します。

NG例1　辞退だけを伝えて感謝や配慮がない

要件だけを伝えると、一方的でそっけない印象になりやすいです。
内定や選考への感謝、お詫びを入れることが大切です。

件名：辞退します

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

内定を辞退します。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

これでは、辞退の意思は伝わっても、相手への敬意が感じられません。
短くても、感謝とお詫びを入れる方が自然です。

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、
今回は内定を辞退させていただきたく存じます。

せっかくご評価いただいたにもかかわらず、
申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

NG例2　理由を詳しく書きすぎて言い訳がましい

辞退理由を細かく書きすぎると、かえって印象が重くなりやすいです。
理由は必要な範囲にとどめる方が自然です。

件名：内定辞退の件

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

今回は辞退します。

他社の条件の方がよく、
希望していた働き方にも近かったためです。

いろいろ考えた結果ですので、
ご理解ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

比較表現や率直すぎる理由は、相手に不要な印象を与えやすくなります。
事情は簡潔にし、感謝とお詫びを優先する方が丁寧です。

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、
今回は別の進路を選択することとし、
内定を辞退させていただきたく存じます。

ご期待に添えず申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

NG例3　軽すぎる表現で失礼に見える

親しみやすさを意識しても、内定辞退の連絡では軽い表現は避けた方が安心です。
簡潔でも、礼儀を保った書き方に整える必要があります。

件名：内定辞退です

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

今回は辞退でお願いします。

また機会があればお願いします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この文面では、辞退の意思は伝わっても、相手への敬意が不足して見えます。
やわらかさを保ちつつ、丁寧に整えることが大切です。

件名：内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたびは内定のご連絡をいただき、
誠にありがとうございました。

恐縮ですが、
今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にお時間をいただいたにもかかわらず、
申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

内定辞退メールで使いやすい表現

内定辞退メールでは、断りと配慮を自然に伝えられる表現を持っておくと便利です。
実務で使いやすい言い回しをまとめます。

• このたびは内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました
• 慎重に検討した結果内定を辞退させていただきたく存じます
• せっかくご評価いただいたにもかかわらず申し訳ございません
• ご連絡が遅くなりましたことをお詫び申し上げます
• 本来であればお電話でお伝えすべきところメールにて失礼いたします
• 選考にお時間をいただき心より感謝申し上げます
• 貴社の今後ますますのご発展をお祈り申し上げます

よくあるご質問

内定辞退メールで迷いやすい点を、実務で使いやすい形でまとめます。

まとめ

内定辞退メールは、いただいた内定を辞退する際に、感謝とお詫びを失礼なく伝えるための大切なメールです。
要件、背景、相手への配慮、今後への一言を意識して書くことで、短い文面でも誠実な印象を与えやすくなります。

また、内定辞退メールでは、事情説明よりも先に辞退の意思を明確にし、内定や選考への感謝を適切に添えることが重要です。
断る場面であっても、相手への敬意が伝わる文面に整えることで、その後の印象も損ねにくくなります。

内定辞退メールは、基本の型を押さえておけば毎回迷わず作成できます。
状況に応じた例文を使い分けながら、失礼のない辞退メールを整えてみてください。