領収書再発行メールの例文｜再発行依頼の書き方

領収書を紛失した場合や社内精算で再提出が必要になった場合、取引先へ領収書の再発行を依頼することがあります。

ただし、領収書再発行依頼は相手に手間をかける連絡です。

そのため、事情を簡潔に伝え、必要な情報を漏れなく記載することが大切です。

領収書の再発行メールの例文を使う場合も、対象の取引内容、金額、発行日、宛名、送付先を明確にしましょう。

この記事では、領収書再送や領収書紛失対応で使えるメール例文、失礼になりにくい書き方、件名例、NG例を実務向けに解説します。

領収書再発行メールとは

領収書再発行メールとは、発行済みの領収書を紛失した場合や控えが必要になった場合に、再発行や再送を依頼するメールです。

主な利用場面は次の通りです。

• 領収書を紛失した場合
• 社内精算で再提出が必要になった場合
• 宛名や金額確認のため再送を依頼する場合
• PDFデータで領収書を共有してほしい場合
• 郵送済みの領収書が未着の場合

再発行連絡では、相手が確認しやすいように、対象となる取引内容を具体的に伝える必要があります。

請求・督促・事務連絡で不足すると困る必須情報

領収書再発行依頼では、確認に必要な情報を整理して送ることが重要です。

請求・督促・事務連絡では、次の情報が不足すると対応が止まりやすくなります。

• 金額
• 対象
• 請求内容
• 支払期限
• 振込先
• 添付書類
• 連絡先
• 対応期限

領収書依頼の場合は、特に「対象取引」「支払日」「金額」「宛名」「送付方法」が重要です。

請求書番号や管理番号が分かる場合は、{請求番号}として記載すると相手側で探しやすくなります。

領収書再発行メールの基本構成

領収書の再発行メールを作成する際は、次の順番で書くと分かりやすくなります。

1．再発行を依頼する理由を書く

まず、なぜ再発行が必要なのかを簡潔に伝えます。

「紛失のため」「社内精算のため」「未着確認のため」など、必要な範囲で書きます。

2．対象となる取引内容を明記する

対象が分からないと、相手は確認できません。

支払日、金額、取引内容、請求番号などを入れます。

3．希望する発行形式を伝える

PDF、郵送、原本再発行など、希望する形式を記載します。

相手の運用がある場合は「可能であれば」と添えると丁寧です。

4．対応希望日を入れる

社内精算など期限がある場合は、対応期限を記載します。

急ぎすぎる表現は避け、理由を添えると印象がやわらぎます。

5．お詫びと確認依頼で締める

再発行は相手に手間をかける依頼です。

「お手数をおかけしますが」を入れると自然です。

失礼になりにくい書き方のポイント

領収書再発行依頼では、相手の手間に配慮した文面にすることが大切です。

紛失理由を長く書きすぎない

紛失や社内処理の事情を細かく説明する必要はありません。

「紛失してしまったため」「社内精算で必要となったため」程度で十分です。

再発行できる前提で書かない

会社によっては再発行不可や控えの発行のみ対応の場合があります。

「再発行をご相談できますでしょうか」と表現すると失礼になりにくくなります。

必要情報を先にそろえる

金額や取引内容が不足すると、相手の確認工数が増えます。

依頼メール内で確認できるようにまとめておきましょう。

行き違いへの配慮を入れる

すでに送付済みや確認中の場合もあります。

「行き違いの場合はご容赦ください」と添えると丁寧です。

領収書再発行メールの例文【丁寧】

取引先へ丁寧に再発行を依頼する場合の例文です。

件名：領収書再発行のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日お支払いしました件につきまして、領収書の再発行をご相談したくご連絡いたしました。

対象の取引内容は下記の通りです。

請求番号：{請求番号}

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

支払日：〇月〇日

誠に恐縮ですが、領収書を紛失してしまったため、再発行または控えのご送付は可能でしょうか。

PDFでの送付が可能でしたら、メールにてお送りいただけますと幸いです。

お手数をおかけし申し訳ございません。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

領収書再発行メールの例文【標準】

社内精算や確認用として使いやすい標準的な文面です。

件名：領収書再発行のご相談

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

領収書の再発行についてご相談があり、ご連絡いたしました。

対象は下記のお取引です。

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

支払日：〇月〇日

社内精算で領収書が必要となったため、再発行または領収書控えのご送付をお願いできますでしょうか。

可能であれば、PDFにてご送付いただけますと助かります。

お手数ですが、ご確認をお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

領収書再発行メールの例文【やや強め】

社内処理の期限があり、早めに対応してほしい場合の例文です。

件名：領収書再発行のご確認依頼

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

下記取引分の領収書について、再発行または再送をご相談いたします。

請求番号：{請求番号}

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

支払日：〇月〇日

社内処理の都合上、〇月〇日までに領収書の確認が必要となっております。

恐れ入りますが、再発行の可否についてご確認いただけますでしょうか。

すでにご対応済みの場合は行き違いにてご容赦ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別の領収書再発行メール例文

ここでは実務でよくある5つの場面別に例文を紹介します。

必要な箇所を差し替えれば、コピペOKで使えます。

領収書を紛失した場合

件名：領収書再発行のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

下記取引分の領収書を紛失してしまったため、再発行をご相談したくご連絡いたしました。

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

支払日：〇月〇日

お手数をおかけし恐縮ですが、再発行または控えの送付が可能かご確認いただけますでしょうか。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

社内精算で必要になった場合

件名：社内精算用の領収書再発行依頼

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

社内精算に必要となったため、下記取引分の領収書再発行をお願いできますでしょうか。

請求番号：{請求番号}

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

可能でしたらPDFにてご送付いただけますと幸いです。

お手数ですが、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

郵送済み領収書が未着の場合

件名：領収書未着に関する確認のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日ご送付予定と伺っておりました領収書について、現時点で未着のため確認のご連絡です。

対象の取引内容は下記の通りです。

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

支払日：〇月〇日

行き違いの場合はご容赦ください。

お手数ですが、送付状況をご確認いただけますでしょうか。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

PDFデータで再送してほしい場合

件名：領収書PDF再送のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

下記取引分の領収書について、PDFデータでの再送をお願いできますでしょうか。

請求番号：{請求番号}

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

社内確認用として使用いたします。

お手数をおかけしますが、ご対応のほどお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

宛名を確認して再発行したい場合

件名：領収書再発行と宛名確認のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

下記取引分の領収書について、宛名確認のうえ再発行をご相談できますでしょうか。

請求内容：〇〇

金額：{請求金額}

希望宛名：株式会社〇〇

お手数ですが、再発行可否と必要な手続きをご確認いただけますと幸いです。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

領収書再発行メールの件名例

件名は「領収書」「再発行」「確認」など、用件がすぐ伝わる言葉を入れます。

• 領収書再発行のお願い
• 領収書再発行のご相談
• 領収書再送のお願い
• 領収書PDF送付のお願い
• 領収書未着に関する確認のお願い
• 領収書控え送付のご相談
• 社内精算用領収書の再発行依頼
• 領収書紛失に伴う再発行のお願い
• 領収書発行状況の確認
• 領収書再発行可否のご確認
• 領収書依頼の件
• 領収書データ再送のお願い

領収書再発行メールのNG例

領収書再発行依頼では、情報不足や一方的な表現を避けましょう。

NG例1：対象取引が分からない

件名：領収書を送ってください

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

領収書をなくしたので再発行してください。

よろしくお願いします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この文面では、どの領収書を再発行すればよいのか分かりません。

金額、支払日、請求内容などを入れる必要があります。

NG例2：一方的で配慮がない

件名：領収書再発行

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

領収書を再発行して、今日中に送ってください。

急いでいるのでお願いします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

期限を伝えることは必要ですが、一方的に指定すると失礼な印象になります。

理由を添えて、対応可否を確認する形にしましょう。

領収書再発行依頼で使いやすい表現

領収書依頼では、次の表現が実務で使いやすくなります。

• 領収書の再発行をご相談できますでしょうか
• 領収書控えのご送付は可能でしょうか
• PDFでの再送が可能でしたらお願いいたします
• 社内精算で必要となったためご連絡いたしました
• 再発行の可否をご確認いただけますと幸いです
• 行き違いの場合はご容赦ください
• お手数をおかけし申し訳ございません

領収書再発行を依頼する前の確認事項

メール送信前に、社内で確認できる内容を整理しておきましょう。

• 領収書の原本やPDFが残っていないか
• 支払日や金額が分かるか
• 請求書番号や管理番号が分かるか
• 社内精算の期限はいつか
• PDFでよいか原本が必要か
• 再発行不可の場合に控えで対応できるか

事前確認をしておくと、相手への依頼内容が明確になります。

よくある質問

まとめ

領収書再発行メールでは、相手がすぐ確認できるように、対象取引の情報を具体的に記載することが重要です。

金額、対象、請求内容、支払日、添付書類、連絡先、対応期限を整理して書くと、確認のやり取りを減らせます。

また、再発行は相手に手間をかける依頼のため、丁寧な表現とお詫びを添えましょう。

領収書の再発行メールの例文を参考に、紛失対応、社内精算、PDF再送などの状況に合わせて文面を調整してください。