請求締め日案内メールの例文｜締め日の連絡

請求締め日案内メールは、取引先へ請求スケジュールや締め日を知らせるための事務連絡です。

毎月の請求処理では、締め日までに必要書類や確認事項がそろわないと、請求書の発行や支払処理が遅れることがあります。

そのため、締め日連絡は早めに行い、対象期間や提出期限を明確に伝えることが大切です。

特に、月末締めや四半期締め、年度末の請求では、相手側の確認作業も増えます。

請求締め日メールの例文を用意しておくと、毎月の連絡を効率化できます。

この記事では、請求締日案内に使える例文、締日通知メールの件名、失礼になりにくい書き方を実務向けにまとめます。

文面はコピペOKですので、必要な箇所を差し替えてご活用ください。

請求締め日案内メールで不足すると困る情報

請求締め日案内メールでは、相手が迷わず対応できる情報をそろえる必要があります。

締め日だけを伝えるのではなく、請求処理に必要な情報も明記しましょう。

• 対象となる請求内容
• 対象期間
• 請求締め日
• 請求書の送付期限
• 支払期限
• 請求金額の確認方法
• 振込先
• 添付書類の有無
• 連絡先
• 確認や対応の期限

請求・督促・事務連絡では、金額、対象、請求内容、支払期限、振込先、添付書類、連絡先、対応期限が不足すると、確認のやり取りが増えます。

締め日案内でも、相手が「何をいつまでにすればよいか」を判断できる文面にすることが重要です。

請求・督促・事務連絡文の基本構成

請求締め日案内メールは、次の流れで書くと分かりやすくなります。

1．何の連絡かを最初に伝える

冒頭で、請求締め日に関する案内であることを明記します。

「今月分の請求締め日についてご案内いたします」と書くと、相手が内容をすぐ把握できます。

2．対象期間と締め日を明記する

締め日連絡では、対象期間が重要です。

「{請求日}分」「〇月ご利用分」「〇月納品分」など、どの請求に関する案内かをはっきり書きます。

3．提出物や確認事項を書く

請求書、納品書、検収書、作業報告書などが必要な場合は、提出期限を明記します。

添付書類がある場合は、添付名も本文に入れておくと親切です。

4．支払期限や振込先を補足する

請求書発行後の支払期限や振込先が決まっている場合は、合わせて案内します。

支払期限が未定の場合は、請求書発行時に改めて案内する旨を記載します。

5．問い合わせ先を記載する

請求内容に不明点がある場合に備え、担当者の連絡先を入れます。

締日通知メールでは、返信期限を入れると対応漏れを防ぎやすくなります。

失礼になりにくい書き方のポイント

締め日案内は事務的な内容ですが、伝え方が強すぎると督促のような印象になります。

「期限厳守」だけで終わらせない

締め日を守ってほしい場合でも、「期限までにご対応ください」だけでは強く感じられます。

「お手数ですが」「ご確認のほど」などを添えると、自然な事務連絡になります。

相手の確認作業を減らす

締め日、対象期間、提出書類、送付先をまとめて書くと、相手が確認しやすくなります。

本文が短すぎると、かえって問い合わせが増えます。

行き違いへの配慮を入れる

すでに請求書を送付済みの場合もあります。

「すでにご対応済みの場合は行き違いにてご容赦ください」と入れると、印象がやわらぎます。

社内処理の都合を簡潔に添える

締め日を早めに案内する理由がある場合は、簡潔に伝えます。

「請求処理の都合上」「月次処理の都合上」などで十分です。

請求締め日案内メールの例文【丁寧】

取引先へ丁寧に締め日を案内したい場合の例文です。

件名：請求締め日のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

今月分の請求締め日についてご案内いたします。

対象となる請求内容は、〇月分のお取引分です。

請求書および関連書類は、{送付日}までにご送付いただけますと幸いです。

弊社での確認後、支払期限は{支払期限}を予定しております。

振込先は{振込先}にて確認を進めます。

添付書類がある場合は、請求書とあわせてご送付ください。

ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

請求締め日案内メールの例文【標準】

毎月の事務連絡として使いやすい標準的な文面です。

件名：〇月分の請求締め日について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月分の請求締め日についてご連絡いたします。

対象期間は〇月〇日から〇月〇日までのお取引分です。

請求書は{送付日}までにご送付をお願いいたします。

請求金額は{請求金額}でご確認ください。

支払期限は{支払期限}を予定しております。

行き違いですでにご送付済みの場合はご容赦ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

請求締め日案内メールの例文【やや強め】

締め日を過ぎると処理に影響が出る場合の文面です。

件名：請求書送付期限のご確認

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月分の請求締め日について、念のためご連絡いたします。

弊社の月次処理の都合上、請求書は{送付日}までにご送付をお願いいたします。

対象となる請求内容は、〇月分のお取引分です。

期限を過ぎますと、支払処理が翌月以降となる可能性がございます。

請求金額は{請求金額}でご確認ください。

ご対応が難しい場合は、事前にご連絡いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別の請求締め日案内メール例文

ここでは、実務でよく使う5つの場面に分けて、締め日案内の例文を紹介します。

月末締めの案内をする場合

月末締めの請求スケジュールを案内する文面です。

件名：月末締め請求のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

月末締めの請求についてご案内いたします。

対象は〇月分のお取引内容です。

請求書は{送付日}までにご送付をお願いいたします。

支払期限は{支払期限}を予定しております。

添付書類がある場合は、請求書とあわせてご提出ください。

ご確認よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

請求書の提出期限を案内する場合

請求書送付を依頼する事務連絡の文面です。

件名：請求書提出期限のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月分の請求書提出期限についてご連絡いたします。

恐れ入りますが、請求書は{送付日}までにご送付ください。

対象となる請求内容は、〇月分のお取引分です。

請求金額は{請求金額}でご確認をお願いいたします。

すでにご送付済みの場合は、行き違いにてご容赦ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

請求スケジュールを事前案内する場合

月初や月中に、あらかじめ締め日を知らせる場合の例文です。

件名：今月の請求スケジュールについて

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

今月の請求スケジュールについてご案内いたします。

請求締め日は〇月〇日を予定しております。

請求書の送付期限は{送付日}です。

支払期限は{支払期限}となります。

必要書類がある場合は、請求書とあわせてご送付ください。

ご不明点がございましたらご連絡ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

締め日前に再案内する場合

未提出先へ、やわらかく再案内する文面です。

件名：請求締め日前のご確認

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月分の請求締め日が近づいておりますので、ご確認のためご連絡いたします。

請求書の送付期限は{送付日}です。

対象となる請求内容をご確認のうえ、ご対応をお願いいたします。

すでにご送付済みの場合は、行き違いにてご容赦ください。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

締め日変更を案内する場合

通常と異なる締め日を知らせる場合の文面です。

件名：請求締め日変更のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

〇月分の請求締め日について、通常と異なる日程となりますのでご案内いたします。

今回の請求締め日は〇月〇日です。

請求書は{送付日}までにご送付ください。

支払期限は{支払期限}を予定しております。

ご不明点がございましたら、事前にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

請求締め日案内メールの件名例

件名は、締め日連絡であることがすぐ分かる表現にします。

• 請求締め日のご案内
• 〇月分の請求締め日について
• 請求書提出期限のご連絡
• 月末締め請求のご案内
• 請求スケジュールのご確認
• 締め日連絡の件
• 締日通知メールのご案内
• 請求締日案内の件
• 請求書送付期限のご確認
• 今月の請求処理について
• 請求締め日前のご確認
• 請求締め日変更のご案内

請求締め日案内メールのNG例

締め日案内では、情報不足や強すぎる表現に注意が必要です。

NG例1：締め日だけを伝えている

相手が何をすべきか分かりにくい文面です。

件名：締め日について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

締め日は〇月〇日です。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この文面では、対象期間、請求内容、提出物、支払期限が分かりません。

相手が追加確認をしなければならないため、事務連絡として不十分です。

NG例2：強すぎる表現になっている

取引先に圧迫感を与える文面です。

件名：請求書を必ず期限までに送ってください

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

請求書は必ず期限までに送ってください。

遅れると処理できません。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

期限を守ってもらう必要がある場合でも、表現が強すぎます。

「月次処理の都合上」「期限を過ぎると翌月処理となる可能性がございます」と理由を添えると、受け取られ方が変わります。

請求締め日案内で使いやすい表現

締め日案内では、事務的で分かりやすい表現を使うと伝わりやすくなります。

• 請求締め日についてご案内いたします
• 請求書は{送付日}までにご送付ください
• 対象期間は〇月〇日から〇月〇日までです
• 支払期限は{支払期限}を予定しております
• 添付書類がある場合はあわせてご提出ください
• すでにご対応済みの場合はご容赦ください
• ご不明点がございましたらご連絡ください

必要事項を短く整理することで、相手の対応漏れを防ぎやすくなります。

よくある質問

まとめ

請求締め日案内メールは、請求処理を円滑に進めるための重要な事務連絡です。

締め日だけでなく、対象期間、請求内容、請求金額、支払期限、振込先、添付書類、連絡先、対応期限を明記しましょう。

相手に何をいつまでに対応してほしいのかが伝われば、確認のやり取りを減らせます。

また、締め日連絡は強い表現になりすぎないことも大切です。

行き違いへの配慮を入れながら、必要事項を簡潔に伝えることで、取引先との関係を保ちつつ請求スケジュールを管理できます。