請求書PDF送付メールの例文｜データ送信テンプレ
請求書をPDF形式で送付する企業は年々増えています。郵送コストの削減や送付時間の短縮だけでなく、電子請求書への移行を進める企業も増加しているためです。
ただし、請求書PDF送付メールは単にファイルを添付するだけでは不十分です。請求内容や支払期限が分かりやすく伝わる文章を添えることで、確認漏れや支払い遅延を防げます。
特に初めて取引する企業や経理担当者が変わった場合は、送付方法や添付ファイルの内容を明確に伝えることが大切です。
この記事では、請求書PDFメールの例文や請求書添付メールの書き方を詳しく解説します。実務ですぐ使えるテンプレートを掲載しているため、そのまま参考にできます。
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
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目次
請求書PDF送付メールの基本構成
請求書データ送信のメールは、簡潔でありながら必要事項を漏れなく記載することが重要です。
送付目的を最初に伝える
メール冒頭では何の連絡なのかを明確にします。
- 請求書を送付する連絡
- 再送の連絡
- 修正版送付の連絡
- 支払期限前の案内
- 受領確認の依頼
請求内容を分かりやすく記載する
本文中には請求対象や請求内容を記載します。
- 対象サービス名
- 対象期間
- 案件名
- 契約内容
不足すると困る情報を明記する
請求書送信メールでは次の情報が重要です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 請求番号 | {請求番号} |
| 請求内容 | 対象業務や商品名 |
| 請求金額 | {請求金額} |
| 支払期限 | {支払期限} |
| 振込先 | {振込先} |
| 添付書類 | PDF請求書 |
| 連絡先 | 問い合わせ窓口 |
| 対応期限 | 必要に応じて記載 |
失礼になりにくい書き方のポイント
請求書PDF送付メールは事務連絡ですが、お金に関する連絡でもあります。そのため簡潔さと配慮の両方が必要です。
添付ファイルがあることを明記する
本文内でPDF請求書を添付していることを伝えます。
添付の記載がないと見落とされる可能性があります。
支払期限を分かりやすく伝える
請求書添付メールでは支払期限を記載しましょう。
経理担当者が確認しやすくなります。
行き違いへの配慮を入れる
受領確認や入金確認の連絡では行き違いへの配慮を入れると印象が良くなります。
長文にしない
請求書送付メールは事務処理の一環です。
要点を整理して簡潔に伝えることが大切です。
請求書PDF送付メールの例文【丁寧・標準・やや強め】
丁寧な例文
件名：請求書送付のご案内
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
添付ファイルにて請求書をお送りいたします。
請求番号は{請求番号}です。
請求金額は{請求金額}となります。
支払期限は{支払期限}です。
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたらご連絡ください。
株式会社〇〇の〇〇
（署名）
標準的な例文
件名：請求書PDF送付のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
PDF形式の請求書を添付いたしました。
請求内容をご確認いただき、お手続きをお願いいたします。
請求金額は{請求金額}です。
支払期限は{支払期限}となります。
よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇の〇〇
（署名）
やや強めの例文
件名：請求書送付およびお支払いのお願い
株式会社〇〇
〇〇様
平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
請求書を添付しておりますのでご確認をお願いいたします。
請求金額は{請求金額}です。
支払期限は{支払期限}となります。
期限内でのお手続きをお願い申し上げます。
株式会社〇〇の〇〇
（署名）
状況別の請求書PDF送付メール例文
初回送付
件名：請求書送付のご案内 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 請求書PDFを添付いたしました。 対象期間分のご請求となります。 内容をご確認いただきますようお願いいたします。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
再送する場合
件名：請求書再送のご案内 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 ご依頼いただきました請求書を再送いたします。 添付ファイルをご確認ください。 ご不明点がございましたらご連絡ください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
修正版請求書を送る場合
件名：修正版請求書送付のお知らせ 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 請求書内容を修正いたしましたので再送いたします。 修正版PDFをご確認ください。 旧データは破棄をお願いいたします。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
支払期限前の案内
件名：お支払い期限のご案内
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
先日送付した請求書につきましてご案内いたします。
支払期限は{支払期限}です。
お手続きがお済みでない場合はご確認をお願いいたします。
株式会社〇〇の〇〇
（署名）
受領確認の依頼
件名：請求書受領確認のお願い 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 先日送付したPDF請求書は問題なく受領できておりますでしょうか。 未着の場合は再送いたしますのでご連絡ください。 よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
請求書PDF送付メールの件名例
- 請求書送付のご案内
- 請求書PDF送付のお知らせ
- 請求書送信のご連絡
- 電子請求書送付のお知らせ
- 請求書データ送付のご案内
- 請求書添付メールのご案内
- ご請求書送付のお知らせ
- 請求書再送のご案内
- 修正版請求書送付のお知らせ
- 請求書受領確認のお願い
- 請求書ご確認のお願い
- お支払い期限のご案内
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
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NG例と改善例
NG例1
件名：請求書 株式会社〇〇 〇〇様 請求書を送ります。 確認してください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
件名が曖昧で内容も不足しています。
請求金額や支払期限を記載しましょう。
NG例2
件名：請求書送付 株式会社〇〇 〇〇様 添付しています。 よろしくお願いします。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
添付ファイル以外の説明がなく、何の請求か分かりません。
請求内容や対象期間を記載することが大切です。
請求書送付メール作成時のチェックリスト
請求書PDFメールの例文を利用する場合でも、次の項目は確認しましょう。
- 請求番号を記載したか
- 請求内容を記載したか
- 請求金額を記載したか
- 支払期限を記載したか
- 振込先を記載したか
- 添付ファイルを確認したか
- 連絡先を記載したか
- 対応期限を記載したか
掲載しているテンプレートはコピペOKですが、案件内容や取引先に合わせて調整して利用してください。
よくある質問
請求書PDF送付メールに請求金額は記載した方がよいですか？
記載することをおすすめします。添付ファイルを開かなくても概要が分かるため、確認漏れの防止につながります。
PDF請求書のパスワードは別メールで送るべきですか？
企業ごとの運用によります。セキュリティ方針に従って対応してください。
電子請求書とPDF請求書は同じですか？
PDF請求書は電子請求書の一種です。ただし専用システムで発行される電子請求書とは運用が異なる場合があります。
まとめ
請求書PDF送付メールは、請求書データ送信の際に欠かせない事務連絡です。
請求番号、請求内容、請求金額、支払期限、振込先などの重要情報を明記することで、確認漏れや支払い遅延を防げます。
また、PDF請求書送付や電子請求書の案内では、添付ファイルの存在や問い合わせ先も忘れずに記載しましょう。
本記事の請求書PDFメールの例文を活用し、取引先に分かりやすく伝わる請求書送付メールを作成してください。
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この記事の監修者
ビジネス文例ナビ 運営事務局
14年以上企業サイト制作・運用・営業に携わりながら、実務で使われるメール文面や社内文書の作成・改善を支援しております。その中で培った「相手に配慮しつつ、要点を短く明確に伝えること」を重視したビジネス文書、例文を実務で使いやすい形に編集して掲載しています。
※掲載している文例は一般的な例です。業種・社内ルール・相手との関係性に応じて調整してご利用ください。
