業務引き継ぎ書の例文｜退職・異動時のテンプレ

業務引き継ぎ書は、退職や異動の際に業務内容を後任者へ共有するための重要な文書です。

口頭だけで引き継ぎを行うと、対応漏れや認識違いが発生しやすくなります。

特に、取引先対応、社内手続き、定期業務などは、引き継ぎ資料として文書化しておくことが重要です。

ただし、「何を書けばよいか分からない」「どこまで詳しく書くべきか迷う」という人も少なくありません。

業務引き継ぎ書の書き方で大切なのは、後任者が見てすぐ対応できる状態にすることです。

この記事では、引き継ぎ書の基本構成、退職・異動時に使える例文、引き継ぎ資料の書き方、NG例まで実務向けに詳しく解説します。

業務引き継ぎ書とは

業務引き継ぎ書とは、自分が担当している業務内容を後任者へ共有するための文書です。

主に次のような場面で作成されます。

• 退職時
• 異動時
• 担当変更時
• 長期休職時
• 部署再編時

引き継ぎ書の目的は、「担当者が変わっても業務を止めないこと」です。

そのため、単なる業務一覧ではなく、対応方法や注意点まで整理して記載する必要があります。

引き継ぎ書に必ず入れたい情報

引き継ぎ資料を書く際は、後任者が困らない情報を整理して記載します。

次の項目は、実務上とくに重要です。

• 業務の目的
• 対象者や取引先
• 実施日・期限
• 担当部署
• 連絡先
• 必要対応
• 対応手順
• 注意点
• 使用ファイルや保管場所
• 定期業務のスケジュール

特に、期限や連絡先が抜けると、後任者が対応できなくなる場合があります。

業務引き継ぎ書の基本構成

引き継ぎ書 例文を作る際は、次の構成でまとめると整理しやすくなります。

1．業務概要

まず、その業務が何を目的としているかを書きます。

• 請求処理
• 顧客対応
• 在庫管理
• 社内申請確認

など、業務内容を簡潔に整理します。

2．対象者・関係者

誰とやり取りする業務なのかを記載します。

社内担当者だけでなく、取引先や外部連絡先も必要に応じて記載します。

3．実施日・期限

毎月、毎週、月末など、業務のタイミングを明記します。

期限がある業務は必ず書きましょう。

4．具体的な対応手順

業務引き継ぎ書では、ここが最も重要です。

「どう対応するか」を順番に書きます。

• 確認する資料
• 使用するシステム
• 送付先
• 承認フロー

などを具体的に記載します。

5．注意点・補足

トラブルになりやすい点や、ミスしやすい箇所を書きます。

過去の対応例がある場合は、簡単に残しておくと役立ちます。

6．連絡先

不明点があった際の問い合わせ先を書きます。

退職後に連絡できない場合は、社内窓口を明記しておきましょう。

分かりやすい引き継ぎ書を書くポイント

引き継ぎ資料 書き方で重要なのは、「読む側が迷わないこと」です。

専門用語を減らす

担当者しか分からない略語や独自ルールは避けます。

必要な場合は補足説明を入れましょう。

時系列で書く

「何を」「いつ」「どうするか」を順番に書くと分かりやすくなります。

ファイル場所を明記する

「共有フォルダ内」「社内システム内」だけでは探せません。

フォルダ名や保存先を具体的に書きます。

後任者目線で確認する

「初めて担当する人でも分かるか」を基準に見直すことが大切です。

業務引き継ぎ書テンプレ

以下は、実務で使いやすい業務引き継ぎ書 テンプレです。

必要な箇所を差し替えて利用できます。

件名：業務引き継ぎ書

【業務名】
〇〇業務

【目的】
〇〇を管理するため

【対象者】
〇〇部
取引先〇〇

【実施日・期限】
毎月〇日まで
毎週月曜日

【担当部署】
〇〇部

【業務内容】
・〇〇の確認
・〇〇の作成
・〇〇への連絡

【対応手順】
1．〇〇を確認
2．〇〇へ入力
3．〇〇へ送付

【必要対応】
・期限内対応
・内容確認
・関係部署への共有

【注意点】
・〇〇の確認漏れ注意
・〇〇の提出期限厳守

【使用ファイル】
共有フォルダ＞〇〇＞〇〇

【連絡先】
〇〇部　〇〇
内線：〇〇
メール：〇〇

業務引き継ぎ書の例文【丁寧】

退職時など、丁寧にまとめる場合の例文です。

件名：業務引き継ぎ書

【業務名】
請求処理業務

【目的】
毎月の請求処理を円滑に進めるため

【対象者】
経理部
取引先各社

【実施日・期限】
毎月25日締め
月末送付

【担当部署】
経理部

【業務内容】
・請求内容確認
・請求書作成
・送付対応

【対応手順】
1．営業部から請求データを受領
2．内容確認後に請求書作成
3．メール送付および保存

【必要対応】
期限内送付
誤請求防止

【注意点】
取引先ごとに締め日が異なるため要確認

【連絡先】
経理部　〇〇

業務引き継ぎ書の例文【標準】

一般的な異動時に使いやすい例文です。

件名：業務引き継ぎ書

【業務名】
問い合わせ対応業務

【目的】
顧客問い合わせへ対応するため

【対象者】
顧客対応担当者

【実施日・期限】
毎営業日

【担当部署】
営業部

【業務内容】
・問い合わせ確認
・返信対応
・担当部署連携

【対応手順】
1．問い合わせ内容確認
2．担当者振り分け
3．返信対応

【必要対応】
対応履歴入力

【注意点】
緊急案件は即日共有

【連絡先】
営業部　〇〇

業務引き継ぎ書の例文【簡潔】

短くまとめたい場合の例文です。

件名：業務引き継ぎ書

【業務名】
在庫確認業務

【目的】
在庫不足防止

【対象者】
管理担当者

【実施日】
毎週金曜日

【担当部署】
管理部

【業務内容】
在庫確認
発注依頼

【必要対応】
不足分確認

【注意点】
発注漏れ注意

【連絡先】
管理部　〇〇

状況別の引き継ぎ書例文

ここでは、実務で多い引き継ぎパターンを紹介します。

必要箇所を変更すれば、コピペOKで使いやすい内容です。

退職時の引き継ぎ書

件名：退職に伴う業務引き継ぎ書

【業務名】
取引先対応業務

【目的】
取引先対応継続

【対象者】
営業部

【実施日】
毎営業日

【担当部署】
営業部

【業務内容】
問い合わせ対応
見積送付
納期確認

【注意点】
A社は電話連絡優先

【連絡先】
営業部　〇〇

異動時の引き継ぎ書

件名：異動に伴う業務引き継ぎ書

【業務名】
備品管理業務

【目的】
社内備品管理

【対象者】
総務部

【実施日】
毎月月初

【担当部署】
総務部

【業務内容】
備品在庫確認
発注対応

【必要対応】
在庫不足確認

【連絡先】
総務部　〇〇

定期業務の引き継ぎ書

件名：定期業務引き継ぎ書

【業務名】
月次報告作成

【目的】
月次状況共有

【対象者】
管理職

【実施日】
毎月末

【担当部署】
企画部

【業務内容】
データ集計
報告書作成

【注意点】
前月データ確認必須

【連絡先】
企画部　〇〇

取引先対応の引き継ぎ書

件名：取引先対応引き継ぎ書

【業務名】
〇〇社対応

【目的】
継続対応

【対象者】
営業担当

【実施日】
随時

【担当部署】
営業部

【業務内容】
納期確認
定例連絡

【注意点】
毎週火曜連絡あり

【連絡先】
営業部　〇〇

社内システム管理の引き継ぎ書

件名：システム管理業務引き継ぎ書

【業務名】
社内システム管理

【目的】
システム運用継続

【対象者】
管理担当者

【実施日】
毎週確認

【担当部署】
情報管理部

【業務内容】
ログ確認
障害対応

【注意点】
異常時は即時共有

【連絡先】
情報管理部　〇〇

引き継ぎ書の件名例

件名は、何の引き継ぎか分かる形にします。

• 業務引き継ぎ書
• 退職に伴う業務引き継ぎ書
• 異動に伴う引き継ぎ資料
• 〇〇業務引き継ぎ書
• 担当変更に伴う引き継ぎ
• 定期業務引き継ぎ資料
• 取引先対応引き継ぎ書
• 社内システム管理引き継ぎ書
• 請求処理業務引き継ぎ書
• 問い合わせ対応引き継ぎ書
• 〇〇業務対応手順書
• 後任担当者向け引き継ぎ資料

引き継ぎ書のNG例

NG例1：内容が抽象的

件名：引き継ぎ書

【業務内容】
いつも通り対応してください

【注意点】
特になし

具体的な対応方法が分かりません。

後任者が対応できない状態になります。

NG例2：期限や連絡先がない

件名：引き継ぎ書

【業務名】
請求対応

【業務内容】
請求書を送る

締め日や送付先、確認方法がなく、実務では使えません。

引き継ぎ書を書くときの注意点

自分だけ分かる表現を避ける

略語や口頭前提の内容は避けます。

後任者が初見でも分かる表現にします。

トラブル事例を書く

過去に起きたミスや注意点を書くと、同じ問題を防ぎやすくなります。

ファイル場所を具体的に書く

「共有フォルダ内」ではなく、保存場所を詳細に記載します。

よくある質問

まとめ

業務引き継ぎ書は、退職や異動時に業務を止めないための重要な文書です。

目的、対象者、実施日・期限、担当部署、連絡先、必要対応を整理し、後任者が迷わない内容にまとめましょう。

また、対応手順だけでなく、注意点や過去のトラブルも記載すると実務で役立ちます。

引き継ぎ書 例文や業務引き継ぎ書 テンプレを活用しながら、実際の業務に合わせて調整してみてください。