顛末書の書き方｜トラブル報告の社内文書例文
顛末書(てんまつしょ)は、トラブルや問題が発生した際に、その経緯と結果を報告する社内文書です。
しかし「始末書との違いが分からない」「どこまで詳しく書くべきか迷う」と感じる方も多いはずです。
本記事では、実務でそのまま使える顛末書の書き方と例文を解説します。
正確に状況を伝え、信頼を損なわないためのポイントを押さえましょう。
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
お礼・依頼・謝罪・断り・社内文書・営業メールなど、用途別に探したい方はこちらをご覧ください。
顛末書の基本構成
顛末書は、トラブルの経緯と結果を整理して伝える文書です。
以下の要素を必ず含めることで、分かりやすい報告になります。
- 目的：トラブルの報告と経緯共有を明確にする
- 対象者：関係者や影響範囲を示す
- 実施日・期限：発生から対応完了までの日付を記載する
- 担当部署：対応した部署や担当者を明確にする
- 連絡先：追加確認の窓口を記載する
- 必要対応：今後の対応や再発防止策を示す
事実を時系列で整理することが重要です。
社内向け文章の書き方のポイント
時系列で整理する
発生から解決までの流れを順序立てて記載します。
これにより状況が正確に伝わります。
事実ベースで書く
主観や感情は排除し、事実のみを記載します。
曖昧な表現は避けます。
結果と対応を明確にする
最終的にどうなったか、今後どうするかを明示します。
報告としての価値が高まります。
顛末書の基本例文（3パターン）
丁寧
件名：システム障害に関する顛末書 お疲れ様です。 システム障害について顛末をご報告いたします。 本件は2026年4月5日に発生しました。 対象は全社システムです。 担当部署は情報システム部です。 発生後に原因調査を実施しました。 原因はサーバー負荷増加です。 現在は復旧しております。 今後の対応として監視体制を強化いたします。 ご確認をお願いいたします。 （署名）
標準
件名：システム障害の顛末書 システム障害の経緯を報告します。 発生日は2026年4月5日です。 対象は全社システムです。 担当は情報システム部です。 原因はサーバー負荷です。 現在は復旧しています。 再発防止策の確認をお願いします。 （署名）
簡潔
件名：顛末書 システム障害について報告します。 発生日は4月5日です。 原因は負荷増加です。 現在は復旧済みです。 対応確認をお願いします。 （署名）
状況別の顛末書例文
システム障害
件名：システム障害の顛末書 障害の経緯を報告します。 発生日は2026年4月5日です。 対象は社内システムです。 担当は情報システム部です。 原因はサーバー負荷です。 復旧対応は完了しています。 再発防止として監視強化を行います。 （署名）
納期遅延
件名：納期遅延の顛末書 納期遅延の経緯を報告します。 発生日は2026年4月3日です。 対象は開発案件です。 担当は開発部です。 原因は進捗管理不足です。 現在は納品済みです。 再発防止として進捗管理を見直します。 （署名）
顧客対応トラブル
件名：顧客対応トラブルの顛末書 顧客対応の経緯を報告します。 発生日は2026年4月4日です。 対象は顧客対応業務です。 担当は営業部です。 原因は対応遅れです。 現在は解決しています。 再発防止として対応フローを見直します。 （署名）
情報漏えい
件名：情報管理不備の顛末書 情報管理不備の経緯を報告します。 発生日は2026年4月2日です。 対象は社内データです。 担当は総務部です。 原因は管理不備です。 現在は対応済みです。 再発防止として管理体制を強化します。 （署名）
作業ミス
件名：作業ミスの顛末書 作業ミスの経緯を報告します。 発生日は2026年4月1日です。 対象は入力業務です。 担当は営業部です。 原因は確認不足です。 修正対応は完了しています。 再発防止として確認を徹底します。 （署名）
件名例（コピペOK）
- システム障害に関する顛末書
- 納期遅延の顛末報告
- 顧客対応トラブルの顛末書
- 業務不備に関する顛末書
- 作業ミスの顛末報告
- 情報管理不備の顛末書
- 社内トラブルの経緯報告
- 業務トラブル顛末書
- 対応経緯の報告書
- 問題発生の顛末書
- 業務不具合の経緯報告
- トラブル対応の顛末書
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
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よくあるNG例
NG例①：時系列が不明確
件名：顛末書 問題が発生しました。 対応しました。 現在は解決しています。 （署名）
経緯が分からず、状況を正確に把握できません。
NG例②：原因と対策がない
件名：トラブル報告 トラブルがありました。 対応しました。 以上です。 （署名）
原因や再発防止がなく、報告として不十分です。
よくあるご質問
Q1. 顛末書と始末書の違いは何ですか？
顛末書は経緯と結果の報告が目的です。
始末書は謝罪と再発防止が中心です。
Q2. 顛末書はどの程度詳しく書くべきですか？
発生から解決までの流れを簡潔にまとめます。
重要な事実を中心に記載します。
Q3. 提出のタイミングはいつですか？
対応完了後、速やかに提出することが基本です。
遅れると状況共有に支障が出ます。
まとめ
顛末書は、トラブルの経緯と結果を正確に伝えるための文書です。
発生から解決までの流れを整理し、事実ベースで記載することが重要です。
原因と対応を明確にすることで、信頼を維持できます。
本記事の例文を参考に、実務でそのまま活用してください。
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この記事の監修者
ビジネス文例ナビ 運営事務局
14年以上企業サイト制作・運用・営業に携わりながら、実務で使われるメール文面や社内文書の作成・改善を支援しております。その中で培った「相手に配慮しつつ、要点を短く明確に伝えること」を重視したビジネス文書、例文を実務で使いやすい形に編集して掲載しています。
※掲載している文例は一般的な例です。業種・社内ルール・相手との関係性に応じて調整してご利用ください。
