納期遅延メールの例文｜納期遅れの伝え方

納期遅延メールは、予定していた納品日に間に合わないことを相手へ伝えるメールです。

納期の遅れは相手の業務や予定に影響しやすいため、単に遅れると伝えるだけではなく、できるだけ早く、分かりやすく、誠意が伝わる形で連絡することが大切です。

特に取引先への連絡では、言い訳のように見える説明を避けながら、まずお詫びと新しい納期を明確に伝える必要があります。

そのため、納期遅延メールでは、遅延の事実、お詫び、変更後の納期、必要に応じた対応依頼を整理して伝えることが実務では重要になります。

この記事では、納期遅延メールの基本構成と失礼にならない書き方を押さえたうえで、実務でそのまま使いやすい例文を紹介します。

文面はコピペOKで使いやすい形に整えているため、状況に合わせて調整しながら活用できます。

納期遅延メールの基本構成

納期遅延メールは、相手に迷惑をかける連絡だからこそ、要点を整理して簡潔に伝えることが大切です。

最初にお詫びを述べ、そのあとで遅延内容と変更後の納期を示し、最後に結びで締める形が基本になります。

• 件名
• 宛名
• あいさつ
• 納期遅延のお詫び
• 対象案件や注文内容
• 変更後の納期
• 必要に応じた補足やお願い
• 結び
• 署名

1．件名は遅延連絡だと分かる形にする

件名は、相手が内容をすぐ判断できる表現にすることが大切です。

「ご連絡です」だけでは内容が伝わりにくいため、「納期遅延のお詫び」「納品予定日変更のご連絡」などを入れると実務向きです。

2．本文冒頭では先にお詫びを伝える

納期遅延メールでは、事情説明より前にお詫びを伝えるのが基本です。

理由から入ると弁解に見えやすいため、まずは迷惑をかけることへのお詫びを示す方が自然です。

3．遅延の対象を明確にする

何の案件や注文についての納期遅延なのかが分からないと、相手が判断しにくくなります。

案件名や対象物を簡潔に示すことで、相手も確認しやすくなります。

4．変更後の納期は必ず明記する

遅れることだけを伝えて、新しい予定日が書かれていないメールは不親切になりやすいです。

相手が一番知りたいのは、いつ納品されるのかという点なので、変更後の納期を明確に伝えることが重要です。

5．結びでは再度のお詫びと対応姿勢を添える

最後は、改めてお詫びを述べたうえで、必要な対応や不明点への連絡案内を入れると自然です。

短くても誠実さが伝わる結びにすると、印象が整いやすくなります。

相手に失礼にならない書き方のポイント

納期遅延メールでは、遅れること自体を変えられないとしても、伝え方で相手の受け止め方は大きく変わります。

相手に負担をかける連絡であることを前提に、冷静で誠実な文面に整えることが重要です。

• 事情説明より先にお詫びを書く
• 新しい納期を明確に伝える
• 言い訳に見える長文を避ける
• 分かった時点で早めに連絡する
• 相手への影響を意識した文面にする

お詫びと納期情報を優先する

相手がまず知りたいのは、遅れることと新しい納品予定日です。

事情説明を長く書くより、お詫びと新納期を先に示す方が実務では伝わりやすくなります。

理由は必要最低限にとどめる

遅延理由を詳しく書きすぎると、言い訳のように見えることがあります。

必要な補足だけを簡潔に伝える方が、誠実で分かりやすい印象になります。

曖昧な見込みでごまかさない

「できるだけ早く」「近いうちに」といった表現だけでは、相手は予定を立てにくくなります。

確定日でなくても、現時点の見込み日をできるだけ明確に伝えることが大切です。

納期遅延メールの件名例

納期遅延メールでは、件名で内容が明確に伝わることが大切です。

以下のような件名が実務で使いやすくなります。

• 納期遅延のお詫び
• 納品予定日変更のご連絡
• 納期変更のお知らせ
• 納期遅れに関するご連絡
• 納品遅延のお詫びとご案内
• ご依頼案件の納期変更につきまして
• 納期延期のご連絡
• ご注文分の納期変更について
• 納品予定変更のお詫び
• 納期に関するご連絡
• ご依頼品の納期変更について
• 納期変更のお願い

納期遅延メールの基本例文

丁寧

件名：納期遅延のお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

ご依頼いただいております件につきまして、
納期に遅れが生じる見込みとなりましたため、
ご連絡申し上げます。

当初予定より遅れることとなり、
ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

変更後の納品予定日は
{日付}を見込んでおります。

誠に申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準

件名：納品予定日変更のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

ご依頼いただいております件につきまして、
納期変更のご連絡です。

当初予定より納品が遅れる見込みとなっております。

変更後の納品予定日は
{日付}となります。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、
よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

簡潔

件名：納期変更のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

ご依頼分につきまして、
納期に遅れが生じる見込みです。

変更後の納品予定日は
{日付}となります。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別の納期遅延メール例文

1．納期遅延が判明した時点で早めに連絡する場合

遅延が確定した直後の連絡では、できるだけ早く知らせることが大切です。

詳細がすべて固まっていなくても、現時点の見込みを共有することで相手の負担を減らしやすくなります。

件名：納期遅延に関するご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

ご依頼いただいております件につきまして、
納期に遅れが生じる見込みとなりましたため、
早めにご連絡いたしました。

ご迷惑をおかけしますことを
深くお詫び申し上げます。

現時点では
{日付}頃の納品を見込んでおります。

詳細が確定次第、
改めてご案内いたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

2．変更後の納期が確定している場合

新しい納品日が確定している場合は、その日付を明確に示すことが重要です。

相手が予定を立て直しやすいよう、迷いのない表現に整えると使いやすくなります。

件名：納品予定日変更のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

ご依頼分につきまして、
納期変更のお願いでご連絡いたしました。

当初予定の納品に間に合わず、
誠に申し訳ございません。

変更後の納品日は
{日付}で確定しております。

ご迷惑をおかけしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

3．納期遅延とあわせて理由を簡潔に伝える場合

理由を伝える必要がある場面では、長く書かず、必要最低限の補足にとどめることが大切です。

納期情報を先に示したうえで、簡潔に補足する形が実務向きです。

件名：納期変更のお詫び

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

ご依頼いただいております件につきまして、
納期変更のご連絡を申し上げます。

進行上の調整に想定以上の時間を要しており、
当初予定より遅れる見込みとなっております。

変更後の納品予定日は
{日付}を予定しております。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

4．納期遅延に対して相手へ確認や了承をお願いする場合

相手の予定や運用に影響する場合は、新しい納期の案内だけでなく、確認や了承をお願いすることがあります。

その際も、お願いより先にお詫びと新納期を示すことが大切です。

件名：納期変更のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

ご依頼分につきまして、
納期変更をお願いしたくご連絡いたしました。

当初予定の納品が難しい状況となり、
誠に申し訳ございません。

変更後の納品予定日は
{日付}を見込んでおります。

恐れ入りますが、
上記日程にてご確認いただけますと幸いです。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

5．納品時間帯も含めて遅延後の予定を伝える場合

納品日だけでなく、具体的な時間帯まで共有したい場面もあります。

相手が受け取りや確認をしやすくなるため、必要に応じて時間まで明記すると親切です。

件名：納品予定変更のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

ご依頼いただいております件につきまして、
納期遅延のご連絡を申し上げます。

当初予定より遅れることとなり、
誠に申し訳ございません。

変更後の納品予定は、
{日付}の{開始時刻}〜{終了時刻}を予定しております。

ご迷惑をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

納期遅延メールで使いやすい言い換え表現

納期遅延メールでは、少しの言い換えで印象が大きく変わります。

強く見えやすい表現は、丁寧で誠実な表現に整えると使いやすくなります。

• 遅れます → 納期に遅れが生じる見込みです
• 間に合いません → 当初予定の納品が難しい状況です
• 予定変更です → 納品予定日に変更が生じました
• まだできていません → 現時点で作業完了に至っておりません
• すみません → ご迷惑をおかけし申し訳ございません

納期遅延メールのNG例

納期遅延メールでは、曖昧な書き方や配慮のない表現によって、相手の不信感を強めてしまうことがあります。

避けたい例を知っておくと、実務での失敗を防ぎやすくなります。

NG例1．お詫びより先に事情説明ばかり書いている

件名：納期について

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

社内の都合や調整の関係で、
予定どおり進めることができませんでした。

いろいろ重なってしまい、
遅れそうです。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

これでは、お詫びも新しい納期も分からず、相手に不安を与えやすくなります。

まずはお詫びと変更後の納期を伝えることが大切です。

NG例2．新しい納期が書かれていない

件名：納期変更のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

当初の予定に間に合わなくなりました。

また改めて連絡します。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

遅れることだけを伝えても、相手は次の予定を立てられません。

確定でなくても、現時点の見込みを示すことが重要です。

NG例3．簡潔すぎて誠意が伝わらない

件名：納期変更

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

納期変更です。

{日付}になります。

以上です。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

必要事項が最低限入っていても、お詫びや配慮がないと事務的すぎる印象になります。

納期遅延の連絡では、短くてもお詫びの一文を入れる方が適切です。

納期遅延メールで迷いやすい場面

納期遅延メールは、早く送るべきか、詳細が固まってから送るべきかなど、判断に迷いやすいメールです。

基本を押さえておくと、相手への影響を抑えやすくなります。

変更後の納期が未確定でも連絡すべきか

未確定でも、遅延が見込まれる時点で一度連絡した方が親切な場合があります。

その際は、確定ではなく現時点の見込みであることを明確にすることが大切です。

理由はどこまで詳しく書くべきか

相手に影響する情報を優先し、理由は必要最低限で十分です。

事情説明が長くなると、かえって言い訳のように見えやすくなります。

電話連絡とメール連絡はどちらを優先すべきか

緊急性や相手との関係によりますが、重要な案件ではまず電話で伝え、そのうえで内容をメールでも残す形が使われることがあります。

一方で、記録を残す意味でもメールで明確に伝えることは重要です。

よくあるご質問

まとめ

納期遅延メールは、予定どおりに納品できないことを伝える重要な連絡だからこそ、お詫びと新しい納期を分かりやすく伝えることが大切です。

件名で内容を明確にし、本文では対象案件、遅延のお詫び、変更後の納期を整理して示すことで、相手も状況を把握しやすくなります。

特に、お詫びを先に書くこと、理由を長く書きすぎないこと、変更後の納期を必ず示すことは実務で役立つポイントです。

丁寧、標準、簡潔の基本例文と状況別の文例を使い分けながら、自社の業務や相手との関係に合う形へ調整して活用してみてください。