移転のお知らせ文例｜事務所移転案内

移転のお知らせ文は、事務所や店舗、営業所などの所在地変更を相手へ正確に伝え、訪問や郵送、連絡の行き違いを防ぐための文書です。

移転の案内は一見シンプルですが、新住所や業務開始日、連絡先の変更有無が分かりにくいと、取引先や顧客に不便をかけることがあります。

そのため、移転のお知らせでは、どこへ移転するのかといつから新しい場所で対応するのかを明確に伝えることが大切です。

この記事では、移転のお知らせ文の基本構成、相手に伝わりやすい書き方、実務でそのまま使いやすい例文をまとめて紹介します。

移転のお知らせ文の基本構成

移転のお知らせ文は、新住所だけを書けばよい文書ではありません。

相手が訪問先や郵送先、連絡先を正しく把握できるように、必要な情報を整理して伝えることが重要です。

案内文で不足すると困る必須情報は、次のように整理すると分かりやすくなります。

• 目的：移転の案内であることを最初に示す
• 対象者：取引先、顧客、関係会社、利用者など誰に向けた案内かを明確にする
• 日時：移転日、新事務所での業務開始日、旧拠点の最終営業日を示す
• 期限：旧住所宛て送付の受付期限、移転前後の対応期限などを記載する
• 場所：新住所、旧住所、対象となる事務所名や店舗名を明示する
• 申込方法：来訪予約、納品先変更、登録情報更新などが必要な場合の方法を示す
• 担当者：案内の窓口となる担当者名を明確にする
• 連絡先：電話番号、メールアドレス、問合せ先を記載する

件名

件名では、移転の案内であることがすぐ分かる表現にします。

事務所移転のご案内、移転のお知らせ、新住所のご連絡などの語を入れると、相手が内容を見落としにくくなります。

宛名

宛名は正式な会社名や相手名で丁寧に記載します。

会社名と担当者名を分けて書くと、文面が整い、実務でも使いやすくなります。

案内の目的

本文の冒頭では、何について知らせる文書なのかを簡潔に示します。

最初に移転の案内だと分かると、相手が内容を把握しやすくなります。

移転日時

いつ移転するのかを具体的に示します。

移転日だけでなく、新拠点での業務開始日や旧拠点の最終受付日まで明記すると親切です。

場所

新住所は正式表記で正確に記載します。

必要に応じて、建物名、階数、最寄り情報、旧住所もあわせて記載すると分かりやすくなります。

申込方法や手続き

来訪予約、納品先変更、登録情報修正などが必要な場合は、その方法を分かりやすく記載します。

相手が次に何をすればよいかが分かる文面に整えることが重要です。

担当者と連絡先

移転案内には確認や問い合わせが発生しやすいため、窓口を明確にする必要があります。

担当者名と連絡先を最後にまとめておくと、受け手にとって確認しやすい文面になります。

相手に伝わりやすい書き方のポイント

移転のお知らせ文は、丁寧さと分かりやすさの両方が必要です。

相手が迷わず訪問や送付先を変更できるように、重要な情報を簡潔に整理して伝えることが大切です。

移転の事実を冒頭で明確にする

前置きが長いと、相手は重要な内容をつかみにくくなります。

冒頭で移転の案内であることを明示すると、文面の意図がすぐ伝わります。

新住所と開始日を具体的に書く

「近日移転予定」「新事務所へ移転」だけでは分かりにくいことがあります。

新住所と業務開始日を具体的に示すことで、相手の確認負担を減らせます。

旧住所の扱いも必要に応じて示す

旧住所への郵送や訪問が発生しそうな場合は、旧拠点の最終受付日も案内すると親切です。

切替時期が分かると、相手も対応しやすくなります。

変更がある項目を整理する

住所だけの変更なのか、電話番号や受付場所も変わるのかを分けて示すと分かりやすくなります。

特に連絡先の変更有無は、実務上とても重要です。

相手に必要な対応を明確にする

登録情報の変更、来訪先の更新、納品先修正などが必要な場合は、その内容をはっきり書きます。

相手が次の行動を判断しやすい文面が実務向きです。

文面を長くしすぎない

説明が増えすぎると、新住所や開始日などの重要情報が埋もれてしまいます。

コピペOKのひな形を使う場合でも、目的、対象者、日時、期限、場所、申込方法、担当者、連絡先がすぐ分かる形に整えることが大切です。

件名例

件名は、移転の案内であることがひと目で分かる形にすることが大切です。

• 移転のお知らせ
• 事務所移転のご案内
• {日付}移転のお知らせ
• 新住所のご案内
• 【重要】事務所移転のお知らせ
• 営業所移転のご連絡
• 店舗移転のお知らせ
• 本社移転のご案内
• 移転に伴う住所変更のご連絡
• 新事務所での業務開始について
• 移転および連絡先変更のご案内
• 移転に伴う来訪先変更のお知らせ

例文3パターン

ここでは、移転のお知らせとして使いやすい基本の例文を、丁寧、標準、簡潔の3パターンで紹介します。

丁寧な例文

件名：事務所移転のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、弊社事務所を移転することとなりましたので、ご案内申し上げます。

対象者は、{対象者}です。

移転日は、{日付}です。

新事務所での業務開始は、{候補日A} {開始時刻}からを予定しております。

新所在地は、{場所}です。

旧所在地での受付は、{締切日}までとなります。

来訪や各種お手続きが必要な場合は、{申込方法}にてお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点がございましたら、{連絡先}までご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準の例文

件名：移転のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたび、{場所}へ移転することとなりましたのでご連絡いたします。

対象者は、{対象者}です。

移転日は、{日付}です。

新拠点での業務開始日は、{候補日A}です。

新住所は、{場所}となります。

旧住所での対応は、{締切日}までです。

来訪予約や各種変更手続きは、{申込方法}にて承っております。

担当者は、{担当者名}となります。

ご不明な点がございましたら、{連絡先}までお願いいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

簡潔な例文

件名：移転のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

移転についてご案内いたします。

対象者：{対象者}

移転日：{日付}

業務開始日：{候補日A}

新住所：{場所}

旧住所受付期限：{締切日}

申込方法：{申込方法}

担当者：{担当者名}

連絡先：{連絡先}

ご確認のほどお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別例文5パターン

移転のお知らせ文は、移転の内容や対象に応じて文面を調整すると使いやすくなります。

ここでは、実務でよくある5つの場面に合わせた例文を紹介します。

1. 事務所移転を案内するとき

件名：事務所移転のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

このたび、弊社事務所を移転することとなりましたので、ご案内申し上げます。

対象者は、{対象者}です。

移転日は、{日付}です。

新事務所での業務開始日は、{候補日A}です。

新所在地は、{場所}です。

旧事務所での受付は、{締切日}までとなります。

ご来訪や書類送付の際は、新住所をご確認ください。

必要なご連絡は、{申込方法}にてお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明点は、{連絡先}までご連絡ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

2. 店舗移転を案内するとき

件名：店舗移転のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、{場所}へ店舗を移転することとなりましたので、ご案内いたします。

対象者は、{対象者}です。

移転日は、{日付}です。

新店舗での営業開始は、{候補日A} {開始時刻}を予定しております。

新住所は、{場所}です。

旧店舗での営業は、{締切日}までです。

ご来店予定のお客様は、新店舗の所在地をご確認ください。

ご予約が必要な場合は、{申込方法}にてお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご質問がございましたら、{連絡先}までお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

3. 本社移転と連絡先変更を案内するとき

件名：本社移転および連絡先変更のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたび、本社移転に伴い所在地および連絡先を変更することとなりましたのでご案内いたします。

対象者は、{対象者}です。

移転日は、{日付}です。

新所在地は、{場所}です。

新しい電話受付時間は、{開始時刻}〜{終了時刻}です。

旧連絡先のご利用は、{締切日}までとなります。

各種ご連絡やご相談は、{申込方法}にてお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

詳細は、{連絡先}までお問い合わせください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

4. 一部部署のみ移転を案内するとき

件名：一部部署移転のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

このたび、弊社の一部部署を移転することとなりましたのでご案内申し上げます。

対象者は、{対象者}です。

移転日は、{日付}です。

対象部署は、{担当者名}が所属する部署です。

新所在地は、{場所}です。

その他の部署につきましては、従来どおりの所在地となります。

対象部署へのご来訪や書類送付の際は、新住所をご確認ください。

必要なご連絡は、{申込方法}にてお願いいたします。

お問い合わせは、{連絡先}までお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

5. 移転に伴う来訪先変更を案内するとき

件名：移転に伴う来訪先変更のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

移転に伴い、今後のご来訪先が変更となりますのでご案内いたします。

対象者は、{対象者}です。

変更開始日は、{候補日A}です。

新しい来訪先住所は、{場所}です。

旧拠点へのご来訪は、{締切日}までとさせていただきます。

ご来訪予定がある場合は、事前に{申込方法}にてご連絡をお願いいたします。

担当者は、{担当者名}です。

ご不明な点につきましては、{連絡先}までお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

NG例

移転のお知らせ文は、丁寧に書いていても必要事項が不足すると、相手に混乱や訪問ミスを与えることがあります。

ここでは避けたい例を紹介します。

NG例1：新住所が書かれていない

件名：移転のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

事務所を移転しますのでご確認ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、どこへ移転するのか分かりません。

新住所や業務開始日を具体的に示す必要があります。

NG例2：移転日があいまい

件名：ご案内

株式会社〇〇
〇〇様

近日中に移転予定です。

詳細はまたお知らせいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、いつから新拠点になるのか分かりません。

移転日や切替時期を明記することが大切です。

NG例3：相手の対応方法が分からない

件名：事務所移転のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

新しい場所へ移転します。

以上です。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

この例では、来訪先変更や郵送先変更など、相手がどう対応すればよいか分かりません。

必要な確認事項や問合せ先まで記載する必要があります。

よくあるご質問

移転のお知らせ文で迷いやすい点をまとめます。

まとめ

移転のお知らせ文は、事務所や店舗の所在地変更を正確に伝え、相手が混乱なく訪問や送付先の調整をできるようにするための文書です。

実務では、目的、対象者、日時、期限、場所、申込方法、担当者、連絡先を明確に示すことが大切です。

書くときは、件名で移転の案内だと分かるようにし、本文では移転日、新住所、業務開始日、必要な確認事項、問合せ先を簡潔に整理することが重要です。

今回紹介した丁寧、標準、簡潔の例文や状況別の文例を使い分ければ、移転のお知らせ文を実務で作成しやすくなります。