内定辞退メールの例文｜失礼にならない断り方
内定辞退メールを送るとき、「失礼にならないか」「どこまで理由を書くべきか」と悩む方は多いはずです。
せっかく評価してもらった企業へ辞退連絡をするため、気まずさを感じるのも自然です。
しかし、連絡を先延ばしにすると企業側の採用計画に影響し、かえって印象が悪くなります。
本記事では、内定辞退メールの例文と失礼にならない断り方を分かりやすく解説します。
そのまま使える文面を中心に紹介するため、すぐに対応できます。
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
お礼・依頼・謝罪・断り・社内文書・営業メールなど、用途別に探したい方はこちらをご覧ください。
内定辞退メールの基本構成
内定辞退メールは、簡潔さと感謝の気持ちが重要です。
- 件名：内定辞退の連絡と分かる内容
- 宛名：採用担当者名・会社名
- 本文：内定への感謝
- 本文：辞退の意思表示
- 本文：お詫び
- 締め：今後の発展を祈る言葉
- 署名：氏名・連絡先
結論は早めに伝えることがポイントです。
すぐ使える例文
丁寧
件名：内定辞退のご連絡（〇〇） 株式会社〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 先日内定のご連絡をいただきました〇〇です。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。 慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。 貴重なお時間を割いて選考いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。 貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 ―――――― 〇〇 メール：xxx@xxx ――――――
標準
件名：内定辞退のご連絡 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 このたびは内定をいただき、ありがとうございました。 誠に勝手ながら、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 何卒よろしくお願いいたします。 ―――――― 〇〇 ――――――
簡潔
件名：内定辞退のご連絡 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 このたびは内定をいただきありがとうございました。 誠に恐縮ですが、内定を辞退いたします。 申し訳ございません。 ―――――― 〇〇 ――――――
状況別の例文
他社へ入社を決めた場合
件名：内定辞退のご連絡 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 このたびは内定をいただきありがとうございました。 慎重に検討した結果、他社への入社を決断したため、今回の内定を辞退させていただきます。 誠に申し訳ございません。 ―――――― 〇〇 ――――――
家庭の事情
件名：内定辞退のご連絡 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 誠に恐縮ですが、家庭の事情により内定を辞退させていただきたく存じます。 ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 ―――――― 〇〇 ――――――
体調面の理由
件名：内定辞退のご連絡 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 体調面を考慮し、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 誠に申し訳ございません。 ―――――― 〇〇 ――――――
入社日直前で急ぎの場合
件名：至急 内定辞退のご連絡 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。〇〇です。 急なご連絡となり大変恐縮ですが、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 多大なご迷惑をおかけし申し訳ございません。 ―――――― 〇〇 ――――――
丁寧重視
件名：内定辞退のお詫びとご連絡 株式会社〇〇 〇〇様 このたびは内定のご通知を賜り、誠にありがとうございました。 誠に勝手ながら、諸事情により内定を辞退させていただきたく存じます。 ご厚意にお応えできず、大変申し訳ございません。 ―――――― 〇〇 ――――――
失礼にならないためのポイント
内定辞退メールでは、断り方よりも伝える姿勢が重要です。
- 辞退すると決めたら早めに連絡する
- 選考への感謝を入れる
- 理由は詳細に書きすぎない
- 言い訳ではなく結論を明確にする
- 謝罪を一文入れる
NG：「条件が悪いので辞退します」
OK：「慎重に検討した結果、辞退させていただきます」
相手を否定する表現は避けることが大切です。
転職活動を継続する場合は、転職エージェントを活用すると比較検討しやすくなります。
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よくあるNG例
NG①：返信しない
連絡なしで辞退するのは最も印象が悪くなります。
NG②：理由を攻撃的に書く
件名：辞退します 条件が悪かったので辞退します。 （署名）
企業批判は不要です。
NG③：曖昧な表現
件名：ご相談 少し迷っております。 （署名）
辞退なら明確に伝えるべきです。
NG④：長文すぎる
必要以上に事情説明をすると、かえって伝わりにくくなります。
NG⑤：件名が不明確
件名なし、または「お世話になります」だけでは見落とされやすくなります。
よくある質問（FAQ）
内定辞退メールは電話とどちらが良いですか？
基本は電話が丁寧ですが、つながらない場合や営業時間外はメールでも問題ありません。
電話後にメールを送るとより丁寧です。
理由は必ず書くべきですか？
詳細は不要です。
「慎重に検討した結果」で十分伝わります。
内定承諾後でも辞退できますか？
可能な場合もありますが、早急な連絡が必要です。
誠実な対応を心がけましょう。
返信が来たらどうすればよいですか？
お詫びと感謝を簡潔に返せば問題ありません。
長いやり取りは不要です。
辞退後に再応募できますか？
企業によります。
丁寧に辞退していれば可能性は残ります。
まとめ
内定辞退メールは、早めの連絡と誠実な文面が重要です。
感謝・辞退の意思・お詫びの3点を入れれば、失礼になりにくくなります。
本記事の内定辞退メール例文を参考に、状況に合った文面で落ち着いて対応してください。
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この記事の監修者
ビジネス文例ナビ 運営事務局
14年以上企業サイト制作・運用・営業に携わりながら、実務で使われるメール文面や社内文書の作成・改善を支援しております。その中で培った「相手に配慮しつつ、要点を短く明確に伝えること」を重視したビジネス文書、例文を実務で使いやすい形に編集して掲載しています。
※掲載している文例は一般的な例です。業種・社内ルール・相手との関係性に応じて調整してご利用ください。
