退職メールの例文｜円満に辞めるための伝え方
退職メールを送るとき「失礼にならないか」「どう書けば円満に辞められるか」と悩む方は多いはずです。
特に社内外に送るメールは、今後の関係にも影響するため慎重に書く必要があります。
本記事では、退職メールの例文と書き方を分かりやすく解説します。
そのまま使える例文を中心にまとめているため、すぐに実務で活用できます。
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
お礼・依頼・謝罪・断り・社内文書・営業メールなど、用途別に探したい方はこちらをご覧ください。
目次
退職メールの基本構成
退職メールは、簡潔かつ礼儀を重視した構成が重要です。
- 件名：退職に関する連絡と分かる内容
- 宛名：社内外の相手に合わせて記載
- 本文：退職の報告とお礼
- 締め：今後の挨拶
- 署名：氏名と連絡先
感謝と配慮を伝えることが、円満退職のポイントです。
すぐ使える例文
丁寧
件名：退職のご挨拶（〇〇）
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
私事で恐縮ではございますが、このたび一身上の都合により、{日付}をもちまして退職することとなりました。
在職中は多大なるご支援を賜り、心より御礼申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶申し上げるべきところ、メールでのご連絡となりますことをお詫び申し上げます。
今後の皆様のご発展を心よりお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――
〇〇
メール：xxx@xxx
――――――
標準
件名：退職のご連絡
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたび、{日付}をもちまして退職することとなりました。
これまで大変お世話になり、ありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。
――――――
〇〇
――――――
簡潔
件名：退職のご連絡
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
{日付}をもって退職いたします。
これまでありがとうございました。
――――――
〇〇
――――――
状況別の例文
社内向け
件名：退職のご挨拶
各位
お疲れ様です。〇〇です。
このたび、{日付}をもって退職いたします。
これまで多くのご指導をいただき、ありがとうございました。
今後とも皆様のご活躍をお祈りしております。
――――――
〇〇
――――――
社外向け
件名：退職のご挨拶（〇〇）
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたび、{日付}をもって退職することとなりました。
これまでのご厚情に深く感謝申し上げます。
後任は〇〇が担当いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
――――――
〇〇
――――――
急ぎで伝える場合
件名：退職のご連絡
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
急なご連絡となりますが、{日付}をもって退職いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。
後任より改めてご連絡いたします。
――――――
〇〇
――――――
丁寧重視
件名：退職のご挨拶 株式会社〇〇 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇です。 このたび、一身上の都合により退職する運びとなりました。 在職中のご厚情に心より感謝申し上げます。 今後とも変わらぬご厚誼をお願い申し上げます。 ―――――― 〇〇 ――――――
後任引き継ぎあり
件名：退職のご挨拶と後任のご案内
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
{日付}をもって退職することとなりました。
後任は〇〇が担当いたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
――――――
〇〇
――――――
失礼にならないためのポイント
退職メールでは、伝え方ひとつで印象が大きく変わります。
- 感謝の言葉を必ず入れる
- ネガティブな理由は書かない
- 簡潔にまとめる
- 後任や引き継ぎを明記する
NG：「会社に不満があり退職します」
OK：「一身上の都合により退職いたします」
余計な情報は書かず配慮を優先することが大切です。
退職を言いづらい場合は、退職代行という選択肢もあります。
近年では退職代行サービスを利用する方も増えてきており、 円満に退職する一つの選択肢として選ばれています。
人気の退職代行サービス
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よくあるNG例
NG①：理由を書きすぎる
件名：退職について 会社の方針に納得できず退職します。 （署名）
不満は書かないのが基本です。
NG②：カジュアルすぎる
件名：辞めます お世話になりました！ （署名）
ビジネス文として不適切です。
NG③：お礼がない
件名：退職連絡 退職します。 以上です。 （署名）
感謝がないと印象が悪くなります。
NG④：長すぎる
冗長な文章は読まれにくくなります。
簡潔にまとめることが重要です。
よくある質問（FAQ）
退職メールはいつ送るべきですか？
退職日が確定し、上司に報告後に送るのが一般的です。
社外への連絡は必要ですか？
取引先がある場合は必ず送ります。
後任の案内も忘れずに記載します。
理由はどこまで書くべきですか？
基本は「一身上の都合」で十分です。
詳細は書かない方が無難です。
転職先は書くべきですか？
必須ではありません。
関係性によって判断するとよいです。
まとめ
退職メールは、円満退職のために非常に重要な文書です。
感謝・簡潔・配慮を意識することで、印象よく伝えられます。
本記事の例文を参考に、自分の状況に合ったメールを作成してください。
転職活動を進める場合は、転職エージェントの活用も有効です。
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
お礼・依頼・謝罪・断り・社内文書・営業メールなど、用途別に探したい方はこちらをご覧ください。
この記事の監修者
ビジネス文例ナビ 運営事務局
14年以上企業サイト制作・運用・営業に携わりながら、実務で使われるメール文面や社内文書の作成・改善を支援しております。その中で培った「相手に配慮しつつ、要点を短く明確に伝えること」を重視したビジネス文書、例文を実務で使いやすい形に編集して掲載しています。
※掲載している文例は一般的な例です。業種・社内ルール・相手との関係性に応じて調整してご利用ください。
