業務マニュアルの作り方｜社内共有用テンプレ
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業務マニュアルは、業務品質の統一や新人教育、属人化防止に欠かせない社内資料です。
しかし、実際には「作ったものの誰も使わない」「内容が分かりにくい」「更新されず古いままになっている」といった問題も少なくありません。
業務マニュアルの作り方で重要なのは、作成者目線ではなく利用者目線で作ることです。
誰が見ても同じ手順で作業できる状態を目指すことで、業務効率化や引き継ぎの負担軽減につながります。
この記事では、業務マニュアルの作り方や業務手順書の例文、社内共有に役立つマニュアル作成テンプレを紹介します。
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
お礼・依頼・謝罪・断り・社内文書・営業メールなど、用途別に探したい方はこちらをご覧ください。
業務マニュアルに記載すべき必須情報
業務マニュアルを作成する際は、作業担当者が迷わない情報を記載する必要があります。
- 業務名
- 対象者
- 業務の目的
- 作業手順
- 使用する資料やシステム
- 注意事項
- 対応期限
- 担当部署
- 連絡先
- 添付資料
請求業務や経理業務のマニュアルであれば、請求内容、請求金額、支払期限、振込先なども必要になります。
業務マニュアルの基本構成
業務マニュアル作り方の基本は、誰が見ても再現できることです。
次の構成で作成すると分かりやすくなります。
- 業務概要
- 対象者
- 必要な準備
- 作業手順
- 注意事項
- 完了後の確認事項
- 問い合わせ先
この流れに沿って作成すると、業務手順書としても活用しやすくなります。
分かりやすい業務マニュアルを作るポイント
専門用語を減らす
担当者しか分からない言葉が多いと、新人や異動者が理解できません。
誰でも理解できる表現を使いましょう。
作業を細かく分解する
「データ入力を行う」だけでは不十分です。
- システムへログインする
- 顧客情報を選択する
- 必要事項を入力する
- 保存ボタンを押す
のように具体的に記載します。
注意事項を明確にする
ミスが発生しやすい箇所は目立つ形で記載しましょう。
定期的に更新する
運用ルールが変わった場合は速やかに更新することが重要です。
業務マニュアル共有時の例文【丁寧】
正式な社内通知として利用しやすい文例です。
件名：業務マニュアル共有のご案内 株式会社〇〇 〇〇様 お世話になっております。 業務品質の統一を目的として、業務マニュアルを作成いたしました。 添付資料をご確認いただき、今後の業務にご活用ください。 対象業務：顧客対応業務 添付資料：業務マニュアル ご不明な点がございましたらご連絡ください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
業務マニュアル共有時の例文【標準】
部署内共有で使いやすい文例です。
件名：業務マニュアル共有について 株式会社〇〇 〇〇様 お疲れ様です。 業務手順をまとめたマニュアルを共有いたします。 内容をご確認のうえ業務にご活用ください。 対象業務：受注処理業務 よろしくお願いいたします。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
業務マニュアル共有時の例文【やや強め】
運用ルールの徹底を促したい場合に利用しやすい文例です。
件名：業務マニュアル遵守のお願い 株式会社〇〇 〇〇様 お疲れ様です。 業務手順の統一のため、マニュアルに沿った運用をお願いいたします。 対象業務：申請処理業務 内容をご確認のうえ対応をお願いいたします。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
状況別の業務マニュアル文例
新人教育用マニュアル共有
件名：新人研修用マニュアル共有 株式会社〇〇 〇〇様 お疲れ様です。 新人研修用の業務マニュアルを共有いたします。 教育や引き継ぎにご活用ください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
業務変更に伴うマニュアル更新
件名：業務マニュアル更新のお知らせ 株式会社〇〇 〇〇様 お疲れ様です。 業務フロー変更に伴いマニュアルを更新いたしました。 最新版をご確認ください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
システム操作マニュアル共有
件名：システム操作マニュアル共有 株式会社〇〇 〇〇様 お疲れ様です。 システム操作手順をまとめた資料を共有いたします。 業務実施時の参考資料としてご利用ください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
引き継ぎ用マニュアル共有
件名：引き継ぎ用マニュアル共有 株式会社〇〇 〇〇様 お疲れ様です。 担当業務の引き継ぎ資料を共有いたします。 内容をご確認ください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
運用ルール周知用マニュアル共有
件名：運用ルール資料共有 株式会社〇〇 〇〇様 お疲れ様です。 運用ルールをまとめたマニュアルを共有いたします。 ルール統一のためご確認をお願いいたします。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
業務マニュアルの件名例
- 業務マニュアル共有のご案内
- 業務手順書共有について
- 業務マニュアル更新のお知らせ
- 運用ルール共有のご案内
- 業務フロー資料共有
- 新人研修用マニュアル共有
- システム操作マニュアル共有
- 引き継ぎ資料共有
- 業務手順確認のお願い
- マニュアル改訂のお知らせ
- 業務運用資料共有
- 業務ルール確認のお願い
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
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業務マニュアル作成のNG例
NG例1：手順が省略されている
件名：業務手順 株式会社〇〇 〇〇様 システムへ入力してください。 以上です。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
具体的な操作方法が分からず再現できません。
NG例2：専門用語ばかり使っている
件名：業務手順 株式会社〇〇 〇〇様 CRMでCSVを抽出後にMAへ連携してください。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
担当者以外には内容が理解できない可能性があります。
NG例3：更新日が不明
件名：マニュアル 株式会社〇〇 〇〇様 業務手順を記載しています。 株式会社〇〇の〇〇 （署名）
最新版かどうか判断できません。
業務マニュアル作成テンプレート例
業務マニュアルを作成する際は次の構成を利用すると整理しやすくなります。
- 業務名
- 対象者
- 業務目的
- 事前準備
- 作業手順
- 注意事項
- 完了確認
- 担当部署
- 問い合わせ先
- 更新日
この形式で作成すると社内共有しやすくなります。
業務マニュアル作成のFAQ
業務マニュアルはどのくらいの長さが適切ですか？
必要な情報を網羅しつつ、利用者が短時間で確認できる長さが理想です。長くなりすぎる場合は業務ごとに分割しましょう。
画像や画面キャプチャは入れた方が良いですか？
はい。システム操作や作業手順を説明する場合は、画像がある方が理解しやすくなります。
テンプレートとして利用できますか？
もちろん可能です。本記事の内容はコピペOKですので、自社業務に合わせて編集してご利用ください。
まとめ
業務マニュアルの作り方で重要なのは、作業経験のない人でも同じ品質で業務を実施できることです。
業務手順だけでなく、注意事項や確認ポイントも含めて記載することで実用性の高い資料になります。
作成時は次の項目を確認しましょう。
- 業務名
- 対象者
- 業務目的
- 作業手順
- 注意事項
- 対応期限
- 添付資料
- 問い合わせ先
- 更新日
業務手順書の例文やマニュアル作成テンプレを活用し、誰でも使いやすい業務マニュアルを整備しましょう。
ビジネスメールや文例をコピペで使いやすい形でまとめています。
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この記事の監修者
ビジネス文例ナビ 運営事務局
14年以上企業サイト制作・運用・営業に携わりながら、実務で使われるメール文面や社内文書の作成・改善を支援しております。その中で培った「相手に配慮しつつ、要点を短く明確に伝えること」を重視したビジネス文書、例文を実務で使いやすい形に編集して掲載しています。
※掲載している文例は一般的な例です。業種・社内ルール・相手との関係性に応じて調整してご利用ください。
