承諾書テンプレート｜承諾書の書き方と例文
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承諾書とは、相手からの依頼や申し出に対して了承する意思を文書で示すための書類です。
口頭で承諾した場合でも効力が認められることはありますが、後から「聞いていない」「条件が違う」といった認識違いが発生することがあります。そのため、重要な事項については承諾書を作成し、記録として残すことが一般的です。
企業では取引先とのやり取りだけでなく、社内手続きや各種申請への回答としても使用されます。
主な利用場面は次のとおりです。
- 勤務条件変更の承諾
- 契約内容変更の承諾
- 納期変更の承諾
- 業務委託条件の承諾
- 個人情報利用の承諾
- 施設利用申請の承諾
- イベント開催の承諾
- 取引条件変更の承諾
- 未成年者参加への保護者承諾
- 特例対応の承諾
承諾書は「同意書」と似ていますが、同意書が内容への同意を示す文書であるのに対し、承諾書は相手からの申し出を受け入れる意思表示として使われることが多い点が特徴です。
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承諾書に必要な記載項目
承諾書は承諾した内容が明確に分かる構成にすることが重要です。
特に以下の項目は必ず記載しましょう。
- 文書タイトル
- 作成日
- 宛先
- 差出人
- 承諾する事項
- 申請内容または依頼内容
- 承諾の条件
- 対象期間
- 経緯や背景
- 対応内容
- 署名欄
- 承認欄
承諾書では目的・日付・宛先・差出人・要件・経緯・対応内容・承認欄が不足すると、後日の確認が難しくなります。
承諾書の基本構成
一般的な承諾書は次の流れで作成します。
- タイトルを記載する
- 宛先を記載する
- 承諾する内容を明記する
- 条件や対象期間を記載する
- 承諾する旨を記載する
- 日付を記載する
- 署名または押印を行う
承諾内容が一読で理解できる構成にすることが大切です。
承諾書を書く際のポイント
何を承諾するのか具体的に書く
「了承します」だけでは内容が不明確です。
何に対して承諾するのかを具体的に記載します。
例
- 納期変更を承諾する
- 契約内容変更を承諾する
- 勤務条件変更を承諾する
条件がある場合は明記する
無条件の承諾なのか、特定条件付きなのかを明確にします。
例
- {終了日}までの期間限定
- 追加費用なしの場合に限る
- 事前連絡を条件とする
対象期間を記載する
有効期間がある場合は必ず明記します。
後から解釈が分かれることを防げます。
署名欄を設ける
承諾した本人を特定するために署名欄を設けます。
法人の場合は会社名や役職も記載すると管理しやすくなります。
承諾書テンプレート【基本形】
実務でそのまま使いやすいコピペOKの基本テンプレートです。
承諾書
{宛先} 様
私は、下記内容について確認のうえ承諾いたします。
【承諾事項】
{承諾内容}
【目的】
{目的}
【対象期間】
{対象期間}
【備考】
{備考}
以上
日付：{日付}
住所：
氏名：
署名：
承諾書テンプレート【丁寧め】
承諾書
{宛先} 様
貴殿よりご依頼いただいた内容につきまして確認いたしました。
下記内容について了承し、承諾することを表明いたします。
【承諾事項】
{承諾事項}
【対象期間】
{対象期間}
【条件】
{条件}
【補足事項】
{補足事項}
日付：{日付}
住所：
氏名：
署名：
承諾書テンプレート【簡潔】
承諾書
下記内容について承諾します。
承諾事項：{承諾事項}
日付：{日付}
氏名：
署名：
使用場面別の承諾書記入例5選
納期変更の承諾書
承諾事項：
納品予定日を{変更後納期}へ変更することを承諾します。
契約内容変更の承諾書
承諾事項： 契約書に定める業務範囲の変更について承諾します。
勤務条件変更の承諾書
承諾事項： 勤務時間の変更について承諾します。
施設利用の承諾書
承諾事項： 申請された施設利用を承諾します。
保護者承諾書
承諾事項： 未成年者のイベント参加について保護者として承諾します。
承諾書で使いやすい見出し・項目名一覧
- 承諾事項
- 申請内容
- 依頼内容
- 承諾理由
- 対象者
- 対象期間
- 適用範囲
- 条件
- 注意事項
- 備考
- 署名欄
- 承認欄
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承諾書のNG例
NG例1：承諾内容が曖昧
悪い例
内容を了承します。
問題点
- 何を承諾したのか分からない
- 後日証明できない
改善例
契約期間を{変更後期間}へ変更することを承諾します。
NG例2：条件が記載されていない
悪い例
納期変更を承諾します。
問題点
- 変更後の日程が不明
- 解釈の違いが生じる
改善例
納期を{変更後納期}へ変更することを承諾します。
NG例3：日付がない
悪い例
承諾事項： 勤務条件変更を承諾します。 氏名：
問題点
- 承諾時期を証明できない
- 管理上の記録として不十分
改善例
承諾事項：
勤務条件変更を承諾します。
日付：{日付}
氏名：
署名：
承諾書作成時のFAQ
承諾書と同意書の違いは何ですか？
承諾書は相手からの依頼や申請を受け入れる意思表示として使われます。同意書は内容を理解し同意したことを示す文書として利用されることが一般的です。
押印は必要ですか？
法律上は署名だけでも有効となる場合があります。ただし社内規程や契約内容によっては押印を求められることがあります。
電子データの承諾書でも問題ありませんか？
問題ありません。電子署名や承認システムを利用した運用も広く行われています。ただし本人確認の方法は事前に決めておく必要があります。
まとめ
承諾書は、相手からの依頼や申請を受け入れる意思を記録する重要な文書です。
契約変更や納期変更など、後から確認が必要になる場面では特に有効です。
作成時は承諾事項だけでなく、目的、日付、宛先、差出人、要件、経緯、対応内容、承認欄などの必須情報を漏れなく記載しましょう。
承諾内容を具体的に記載することで認識違いを防ぎ、実務でのトラブル防止にもつながります。用途に応じてテンプレートを活用し、自社の運用に合わせて必要事項を追加してください。
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この記事の監修者
ビジネス文例ナビ 運営事務局
14年以上企業サイト制作・運用・営業に携わりながら、実務で使われるメール文面や社内文書の作成・改善を支援しております。その中で培った「相手に配慮しつつ、要点を短く明確に伝えること」を重視したビジネス文書、例文を実務で使いやすい形に編集して掲載しています。
※掲載している文例は一般的な例です。業種・社内ルール・相手との関係性に応じて調整してご利用ください。
