請求書電子化案内メールの例文｜電子請求の連絡

請求書電子化案内メールとは請求書の発行方法を紙から電子へ変更する際は、取引先へ事前に案内することが重要です。突然電子請求書へ切り替えると、経理担当者が確認できず支払い処理に影響する場合があります。

電子請求書案内メールは、請求書電子化連絡のために送る事務連絡です。電子請求書の送付方法や閲覧方法を伝えることで、取引先との認識違いを防げます。

近年は電子帳簿保存法への対応や業務効率化のため、デジタル請求書への移行が進んでいます。そのため、電子請求書メールの例文を探している担当者も増えています。

この記事では、電子請求書の案内に使えるメール例文や注意点をまとめました。実務ですぐ使える内容になっているため、そのまま参考にできます。

請求書電子化案内メールの基本構成

電子請求書の案内メールでは、必要な情報を漏れなく記載することが大切です。

電子化の目的を伝える

まずは請求書電子化の理由を簡潔に説明します。

• 業務効率化のため
• ペーパーレス化推進のため
• 法令対応のため
• 管理体制強化のため

変更内容を明確にする

取引先が最も知りたいのは何が変わるのかです。

• 紙請求書を廃止するか
• 電子請求書の送付開始日
• 送付方法
• 閲覧方法
• 保存方法

必要情報を漏れなく記載する

電子請求書の案内では次の情報を記載しましょう。

項目	内容
請求内容	対象取引や対象サービス
請求金額	{請求金額}
請求番号	{請求番号}
支払期限	{支払期限}
振込先	{振込先}
添付書類	請求書や案内資料
連絡先	問い合わせ窓口
対応期限	必要な場合のみ記載

失礼になりにくい書き方のポイント

請求書電子送付への変更は、取引先に対応をお願いする連絡でもあります。

一方的な通知にしない

「変更します」だけではなく、協力への感謝を添えると印象が良くなります。

開始日を明確にする

電子化通知の開始時期が曖昧だと混乱の原因になります。開始日や送付日を明記しましょう。

問い合わせ先を記載する

担当者が不明な場合は確認に時間がかかります。連絡先を必ず記載してください。

相手の負担を減らす表現を使う

「ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください」など、相談しやすい表現を添えると安心感があります。

請求書電子化案内メールの例文【丁寧・標準・やや強め】

丁寧な案内メール

件名：請求書電子化のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

平素より大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび弊社では業務効率化および管理体制強化のため、請求書の発行方法を電子化することとなりました。

{送付日}以降に発行する請求書につきましては、電子請求書にてお送りいたします。

請求書はメール添付または指定システムからご確認いただけます。

ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

標準的な案内メール

件名：電子請求書への切替について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

弊社では請求業務の電子化を進めるため、請求書を電子データで送付する運用へ変更いたします。

対象開始日は{送付日}となります。

今後の請求書はメールにて送付いたしますのでご確認をお願いいたします。

ご不明点がございましたらご連絡ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

やや強めの案内メール

件名：請求書電子化対応のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

弊社では請求書発行業務を電子化しております。

{送付日}以降は紙請求書の発行を終了し、電子請求書のみの運用となります。

お手数ですがご対応をお願いいたします。

ご確認のうえ、ご不明点がございましたらご連絡ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

状況別の請求書電子化案内メール例文

初回の電子化案内

件名：請求書電子化開始のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

このたび請求書発行業務を電子化することとなりました。

{送付日}以降の請求書は電子データにて送付いたします。

詳細資料を添付しておりますのでご確認ください。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

送付先メールアドレス確認

件名：電子請求書送付先確認のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

電子請求書送付にあたり、送付先メールアドレスを確認させていただきたくご連絡いたしました。

ご利用予定のメールアドレスをご返信いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

電子請求書送付開始の通知

件名：電子請求書送付開始のご案内

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

本日より電子請求書の送付を開始いたします。

請求書番号は{請求番号}です。

請求金額は{請求金額}となります。

支払期限は{支払期限}です。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

システム変更に伴う案内

件名：電子請求書システム変更のお知らせ

株式会社〇〇
〇〇様

平素よりお世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

電子請求書の発行システムを変更することとなりました。

今後は新システムから請求書をご確認いただきます。

利用方法を添付しておりますのでご確認ください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

未確認への案内メール

件名：電子請求書ご確認のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇です。

先日送付いたしました電子請求書についてご確認いただけましたでしょうか。

行き違いの場合はご容赦ください。

未確認の場合は内容をご確認いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

電子請求書案内メールの件名例

• 請求書電子化のお知らせ
• 電子請求書導入のご案内
• 電子請求書送付開始のお知らせ
• 請求書電子送付への切替について
• 電子請求書運用開始のご案内
• 請求書発行方法変更のお知らせ
• デジタル請求書導入について
• 電子請求書システム変更のご案内
• 電子請求書送付先確認のお願い
• 請求書電子化対応のお願い
• 電子請求書ご利用開始のお知らせ
• 電子化通知および運用変更について

NG例と改善例

NG例1

件名：重要

株式会社〇〇
〇〇様

請求書を電子化します。

よろしくお願いします。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

問題点は変更時期や確認方法が分からないことです。

改善例では開始日や確認方法を明記します。

NG例2

件名：電子請求書について

株式会社〇〇
〇〇様

今後は電子請求書になります。

確認してください。

株式会社〇〇の〇〇
（署名）

問題点は説明不足で相手への配慮も不足していることです。

電子請求書案内では変更理由や問い合わせ先を記載しましょう。

電子請求書案内メール作成時のチェックリスト

電子請求書メールの例文を使う場合でも、次の項目は必ず確認してください。

• 送付開始日を記載している
• 請求内容を記載している
• 請求金額を記載している
• 支払期限を記載している
• 振込先を記載している
• 請求番号を記載している
• 添付書類を案内している
• 連絡先を記載している
• 対応期限がある場合は明記している

紹介した例文はコピペOKですが、自社の運用に合わせて調整して利用してください。

よくある質問

まとめ

電子請求書の案内メールは、単なる通知ではなく取引先との円滑な運用を実現するための重要な連絡です。

電子請求書案内や請求書電子化連絡では、変更理由だけでなく送付開始日や確認方法も明確に伝える必要があります。

また、請求内容、請求金額、支払期限、振込先、請求番号、添付書類、連絡先などの情報を漏れなく記載することが大切です。

本記事の電子請求書メールの例文を活用し、自社の運用に合った案内文を作成してください。